关于高校仪器设备验收工作的几点思考

潘 娟，郭 剑

(西南交通大学 实验室及设备管理处，成都 610031)

关于高校仪器设备验收工作的几点思考

潘 娟，郭 剑

(西南交通大学 实验室及设备管理处，成都 610031)

新形势下,高校仪器设备验收工作的工作量和复杂程度不断增加,针对目前高校仪器设备验收工作中普遍存在管理制度不完善、管理方式不合理、合同文本缺乏规范性、专业技术力量不足等问题,结合西南交通大学在仪器设备验收工作中的探索和实践，在制度建设、分级管理、档案管理、信息化建设、队伍建设等方面给出了对策和建议。

高校；仪器设备；验收；思考

随着国家综合国力的不断增强，对高校的经费投入力度不断加大，近年来，“211工程”“985工程”等项目实施后，高校仪器设备规模的迅速扩大[1]，西南交通大学近几年来每年新增教学科研设备经费都达到1亿元左右。此外，进口设备、贵重设备的数量和比重逐年增加，大金额的研制、定制设备也呈现出增长趋势。因此，仪器设备的验收工作的工作量和工作难度不断增加，对管理部门和工作人员也提出了更高的要求。

1 高校仪器设备验收工作的重要性

通常说的仪器设备验收指依据采购合同、设备出厂指标等对仪器设备的数量、规格、型号进行核对，对仪器设备的性能指标进行验证的过程[2]。仪器设备验收工作是高校仪器设备管理中的重要环节，是设备管理的开端。通过严把验收关，可以避免不法厂商“以次充好、偷工减料”，保证设备到校后能正常投入到教学科研工作去。对于具有危险性的特种设备，仪器设备的质量设置关系到师生的生命和财产安全。

2 目前存在的问题

2.1 重视程度不够，管理制度不完善

各高校仪器设备主管部门往往对立项、论证、采购、使用管理等环节更加重视，而对仪器设备验收工作的严肃性和重要性认识不足。主要体现在：(1)在制订管理制度时往往将验收工作合并到仪器设备管理制度当中，一笔带过、语焉不详；(2)在验收工作中投入的人力、物力严重不足。负责全校设备验收工作的往往只有一两个人，不但缺乏必要的专业培训，而且极少配置相应的办公设备和检测工具。

2.2 管理方式不合理，致使工作效率低下

管理方式存在的问题主要体现在：(1)高度集中管理，由校级主管部门统管仪器设备验收工作，事无巨细一把抓，效率低下；(2)各高校普遍存在多校区办学或建有校外教学科研场地的情况，加之采用传统的现场验收方式，费时费力；(3)缺乏网络化的信息管理平台支持，待验收的设备负责人在制作验收文本，验收人员在获取合同信息时需采取手工或半手工方式进行，影响工作效率。

2.3 缺乏有效监督

很多高校在制订设备验收规程或者内控制度时，通常按合同金额将设备验收工作分级，临时组建验收团队，一般要求将纪委、监察、审计、财务、工会等部门纳入验收团队。但在实际执行时往往流于形式，加之设备验收工作频度高，有的部门甚至不派员参加，而直接在验收结论中签审通过。缺乏有效监督不但加大了仪器设备主管部门工作人员在开展验收工作时的廉政风险，也造成了管理漏洞。

2.4 合同文本缺乏规范性

合同文本缺乏规范性也是目前高校仪器设备验收工作中普遍存在的问题之一。仪器设备验收的主要依据是与供应商签订的合同，以及产品出厂的各种技术指标[3]。合同条款中对设备的名称、型号、规格、详细技术指标与主要技术参数、检测方式、保质期、维修方式等没有详细的规定，既给验收工作制造了难度，也容易让供应商钻了空子。

2.5 专业技术力量不足

不同门类和应用领域的仪器设备千差万别，在验收工作中，非标设备、专业设备验收难度大，由于技术力量不足，高校仪器设备主管部门往往力不从心。以西南交通大学为例，近年来，通过“211工程”“优势学科平台”项目建设和各种科研专项的投入，引进了大批尖端科研设备，这些设备又以研制、定制为主，不但合同金额大、制造过程和交付时间难以把控，也给设备的验收造成了很大的难度。

3 改进仪器设备验收工作的几点思考

3.1 提高认识，完善制度

高校首先要对仪器设备的验收工作引起高度重视，从学校层面制订完善的管理制度，杜绝制度缺失造成的风险和漏洞。在制订详细的仪器设备管理制度的同时，最好制订一套完整的仪器设备验收工作制度和流程，通过工作的规范化和制度化，减少工作人员在验收工作中的随意性，降低廉政风险。此外，还应对合同文本进行规范，我校聘请了法律顾问，根据法律顾问的意见，已对合同文本进行了多次审核和修改。

3.2 采取分级管理的方式，提高工作效率

按照仪器设备采购方式和合同金额，进行分级管理，可以极大提高仪器设备验收工作效率[4]。在统一验收标准的前提下，可以把验收工作分级并下放到二级单位，减少主管部门的工作量。例如，可以按进口设备、国产设备或者集中采购设备、分散采购设备进行分级，也可以按合同金额进行分级。我校目前采取的方式是按合同金额分级，合同金额10万元人民币以上的，由主管部门统一组织验收，其他的由二级单位自行组织验收，并由主管部门统一审核。为进一步减轻主管部门的工作量，给予二级单位更大的自主权，我校已完成修订，即将颁布的《西南交通大学仪器设备管理办法》对验收方式进行了重新规定，合同金额在40万元(不含)以下的，由使用单位自行组织验收；合同金额在40万元(含)以上的，使用单位进行预验收后，实验室处组织用户、技术专家组成的验收小组实施验收；合同金额在200万元(含)以上的，由实验室处组织监察处、审计处、计划财务处及技术专家组成的联合验收小组实施验收。该管理办法拟于2014年初开始执行。

此外，还应充分利用二级单位和设备使用人的技术资源，采取谁使用谁负责的原则，由二级单位负责对设备的技术指标进行初步验收，并与供应商商议设备安装调试、售后服务的相关内容。这样，既可以减轻主管部门的工作负担，又可以使主管部门将主要精力放在合同商务条款的查验上面。

3.3 加强仪器设备验收资料档案管理

近年来，教育主管部门对仪器设备的监管力度不断加大，高校仪器设备主管部门将面临越来越严格的审计和检查。因此，加强仪器设备验收资料的管理显得更加重要。验收申请、验收报告、合同副本、照片和影像资料、技术指标测试结果、进口设备外贸资料等全套资料都应妥善保管，有条件的高校可以按档案管理的要求，为资料编制目录、建立索引并送档案馆保存。我校目前采取的档案管理方式是：定期将验收资料整理并编制目录，送交学校档案馆保存。

3.4 加强信息化建设，丰富验收工作手段

信息化建设是高校仪器设备管理的发展趋势[5]。建立基于WEB的信息化平台，将仪器设备从论证、计划、采购、验收、台账、报废全过程管理纳入其中，不但可以提高主管部门的工作效率，也会为教师办理相关业务提供极大的便利。仅从验收环节来讲，信息化平台可以为设备负责人和主管部门经办人提供合同信息、验收文本模板等，验收结论也可以最快地反馈到其他部门和科室，对于时间限制性强的国拨专项执行将大有裨益。

此外，验收手段也需要进一步丰富和补充。例如，可以在验收资料中加入图片和视频，对异地验收的设备，采取视频会议，视频录像的方式，可以避免工作人员来回奔走，节约人力和资金。近两年来，随着我校校外科研基地的建设，时常产生异地设备验收需求。例如，对常州研究院等地理距离较远的单位提出的设备验收申请，我校就通过视频录像等方式进行验收，提高工作效率。

3.5 加强管理队伍和技术队伍建设

队伍建设是决定仪器设备验收工作优劣的重要因素。队伍建设分两个方面，一是管理队伍，要通过业务技能培训、考察学习以及以老带新的工作积累，打造一支跨部门的管理队伍[6]；二是要通过校内外遴选，从教师、专业技术人员中建立一支兼职的专业队伍，按学科门类建立专家库，并进行必要的培训。专兼结合、管理技术结合的验收团队，足以为仪器设备验收工作保驾护航。

4 结束语

高校仪器设备验收工作必须引起足够重视，高校仪器设备主管部门应与时俱进，不断完善相关管理制度，更新技术手段，才能做好设备验收工作，把好高校仪器设备管理工作的第一关。

[1]王睿，饶星. 高校贵重仪器网络化管理模式的构建与实践[J]．实验技术与管理，2011，28(12)：209-211．

[2]饶艳辉，林建军.高校仪器设备验收存在的问题及对策[J]．实验技术与管理，2011，28(11)：205-207．

[3]饶艳辉，毛晓青.高校仪器设备验收管理的实践与探索[J]．实验技术与管理，2008，25(4)：169-172．

[4]吴兵，宋菲.高校仪器设备验收工作的新探索[J]．实验技术与管理，2008，25(7)：174-176．

[5]刘淑云，李继才.高校仪器设备管理信息系统的设计与实现[J]．实验室研究与探索，2011，28(1)：164-167．

[6]张勇.教学科研仪器设备论证与验收工作研究[J]．实验室科学，2007(3)：168-170．

Reflections on Instruments and Equipment Checking and Acceptance Work in Colleges and Universities

PAN Juan，GUO Jian

(Office of Laboratory and Facility Management，Southeast Siaotong University，Chengdu 610031，China)

Instruments and equipment checking and acceptance work has become increasingly difficult under the new situation. Combining with actual condition of Southwest Jiaotong University, this paper proposes solutions to instruments and equipment checking and acceptance work.

colleges and universities；instruments and equipment；checking and acceptance work；reflections

2013-11-22；修改日期: 2013-12-27

潘 娟(1965-)，女，硕士，主要从事设备管理工作。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2014.06.068