水利工程档案管理浅析

(沂沭泗水利管理局防汛机动抢险队， 江苏 徐州 221018)

水利工程档案管理浅析

王颖

(沂沭泗水利管理局防汛机动抢险队， 江苏 徐州 221018)

工程施工档案在水利工程建设与管理过程中具有重要作用。本文分析了水利工程施工档案管理存在的主要问题，并提出了改进措施，希望能使水利工程档案发挥更大的社会效益。

水利工程档案； 存在问题； 管理； 措施

水利工程在施工前准备阶段、开工阶段、施工阶段及竣工验收阶段都会产生较多的工程资料，这些资料记录了水利工程建设痕迹及过程，包括了建设方、施工方、监理方的各项工作活动及施工过程中出现的问题、解决的方式、施工经验等。水利工程资料是伴随工程施工过程逐步产生的，全面、系统记录了水利工程建设各环节，对工程竣工后的建设管理、日常维护及可能的改建、扩建等，具有不可替代的指导作用，因此，科学管理水利工程资料已成为水利工程建设中的重要组成部分。水利工程资料形式丰富，种类繁多，包括各种文件报告、记录表格、财务凭证、图片影音等，这些资料的收集整理形成了水利工程档案，科学管理水利施工档案，将对工程建设产生深远影响。

1 水利工程档案管理中存在的主要问题

由于水利工程施工周期长，水文、地质情况复杂，需处理的各种信息资料繁杂，给施工档案管理工作带来了很多困难。

1.1 工程资料收集不全面

水利工程施工过程中，部分参建单位不重视工程资料的收集整理工作，为了应付工程验收，在竣工前突击进行工程资料抢收，仓促进行工程资料的整理，施工过程中产生的档案资料因时过境迁而无法弥补，使得工程资料管理质量无法得到保障，造成工程资料的全面性、完整性不佳。

1.2 档案管理认识不高

工程参建单位没有深刻认识到档案管理工作的重要性，在工程建设过程中只重视工程质量，不重视工程建设资料的收集整理，缺少档案管理质量要求，工程档案整编的随意性较大，甚至为应付检查和验收而仓促编制，对工程档案系统性管理影响很大。

1.3 档案管理设施落后

档案长期存放对环境的温、湿度条件要求较高，施工单位的档案存放地点往往无法满足要求，其工程档案存放环境较差，管理设施简陋。同时，缺少适合工程资料收集、分类、管理的系统软件，使得档案管理工作效率低，档案管理现代化程度不高，无法适应现代工程建设的发展需要。

1.4 档案管理专业人员缺乏

许多施工单位为节约人力资源，在档案管理人员配置上由其他工程技术人员代替专业的档案管理人员进行档案管理工作。工程技术人员多未经档案管理专业培训，往往不具备相关的专业知识，技能素质有限，不熟悉档案管理方法和程序，使得档案整理工作的质量和效率无法得到保证。

2 相应管理方法和改进措施

2.1 制定完整的档案管理制度

根据不同项目的实际情况和项目管理特点，制订档案管理制度，并以此指导项目档案的各项管理工作，使档案管理制度化贯穿整个档案管理过程，包括工程开工、实施、竣工、投入使用等各个阶段及对工程资料信息的收集、整理、建档、分类、安全使用等环节。工程验收与档案验收同步进行，除此之外，还应针对各阶段、各环节的档案整理工作对照制度检查执行、落实情况，对重点档案进行必要的核查，使水利工程建设项目的档案管理工作规范化、科学化。

2.2 明确施工单位各个部门的职责范围

水利工程项目的圆满完成需要各参建单位的协调配合和共同努力，工程项目的档案管理也同样需要各部门的积极参与。根据工程项目参建单位的结构关系及所属关系，以及工程档案形成的环节，包括信息收集、整理、鉴别、归档等，将工程档案的管理工作细化到各个参建单位，甚至细化至项目经理、技术负责、财务管理、技术管理、质量管理、工程资料管理等各部门负责人的工作范围。建立完善的工程档案管理责任机制，把工程档案管理工作与工程项目的质量效益联系起来，从机制上提高档案管理工作的水平，确保工程档案的管理质量。

2.3 保证档案管理的及时性

工程档案是在水利工程的建设过程中产生的，由于水利工程具有周期长、时间跨度大等特点，且其地质，水文等条件具有很大的不确定性，大量的工程建设信息随着水利工程的施工进度不断变化，因此，水利工程档案的及时性、真实性显得尤为重要。

为了及时全面收集工程信息，需要严格执行相关程序及措施，主要有以下几方面：一是在施工准备阶段，制定相应工程档案收集整理制度，按照规范要求对各类型工程技术信息的收集制定工作计划，将工程档案管理纳入项目管理进度计划之中。项目建设单位应将各类工程档案的整理工作，包括工程资料的产生、建档、保存等要求写入施工合同条款或者协议中。二是在施工阶段，对施工资料形成过程进行定期检查，按照施工进度对相应的施工数据、需要形成施工档案的技术资料及时进行专项检查，保障档案形成的及时性、合理性。三是在竣工及投入使用阶段，采取相应措施对工程档案进行核查，落实好水利工程档案管理归纳工作，将工程资料按不同保存要求进行归类、整理，保障各类信息的完整性和真实性。

2.4 引进信息化管理技术

随着信息技术的迅猛发展，计算机信息管理系统逐渐应用到项目管理的各个方面，信息管理系统的应用也为工程档案管理水平的提高创造了技术条件，利用新型的信息技术管理各种档案资料，更加有利于档案资料的使用和存储，使档案资料的功能得到充分发挥。档案管理部门应引进先进的档案管理技术和设备(如：性能优越的计算机)，研究开发先进的档案管理软件等，在保存纸质档案的同时，推行电子档案管理形式，逐步提高工程档案管理的信息化程度，并通过信息技术平台整合档案的收集、整理及分类等工作，提高档案的准确性和全面性。

2.5 提高档案管理人员的管理技能

掌握先进的信息技术和管理方法，不断提高档案管理质量和管理效率，是每位档案管理人员必须具备的管理技能。档案管理部门应当针对不同的档案管理系统定期对管理人员进行技术培训。培训内容应涵盖工程管理的基本理论、计算机信息系统的操作技巧、档案管理系统的升级维护等相关知识，扩宽管理人员的知识面并完善知识结构，不断提高其技术能力。

3 结 语

随着我国现代化建设的发展，水利工程建设规模在逐年增加，水利工程档案作为工程投产使用、运行管理、日常维护等活动的重要参考依据，对于工程质量及安全等方面具有重要价值，因此，必须对工程档案进行科学的管理，实现水利工程经济及社会效益★

[1] 李立.浅析在建水利工程档案管理[J].东北水电水利,2008(9).

[2] 张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济,2011，21(10).

OnWaterConservancyProjectArchivesManagement

WANG Ying

(Yishusi Water Resources Authority Flood Control Motorized Rescuing Team, Xuzhou 221018, China)

The engineering construction archives play an important role in water conservancy projects’s construction and management. In the paper, main problems in water conservancy construction archives management are analyzed and improvement measures are proposed. It is expected that water conservancy project archives can exert larger social benefits.

water conservancy engineering archives; existing problems management; measures

G271

B

1005-4774(2014)09-0083-02