沙湾水电站工程档案管理的几点体会

郑明慧

(四川圣达水电开发有限公司，四川乐山 614900)

四川大渡河沙湾水电站从2010年投产至今已经四个年头，作为工程建设和管理工作的重要组成部分，至项目竣工验收时已收集整理文书档案和技术档案达几千卷，记录了从工程前期准备到项目实施、直至竣工验收等各个阶段的过程，为电站运行管理，设备、设施检修维护提供了真实可靠的技术依据。电站投入运行后，随着各类运行、维护和管理资料不断充实，一整套记录电站建设和运行过程的史实性档案管理体系正在逐步建立起来。作为电站建设单位的一名基层档案管理工作者，在对各参建单位竣工资料收集、整理过程中形成了几点体会和认识，希望能够对自己、电站运行期及其它项目今后的档案管理工作起到借鉴作用。

1 档案管理体系建设要随工程管理体系建设同步展开

作为电力建设投资单位，档案管理工作包括工程建设期和电力运行期两部分，其中工程建设期档案记录的是工程从策划、评估、决策、设计、施工到竣工验收、投入生产或交付使用的整个过程，是工程建设过程的缩影，从某种程度上可以说，工程建设期档案质量的好坏直接反映的是工程质量和工程建设管理质量的好坏。《建设项目质量管理条例》规定:建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案。

作为建设单位，伴随工程建设组织机构的建立，及时建立档案管理体系，能够有效地收集和分析各类与工程建设有关的政策、法律法规和技术依据，增强投资和管理者科学、正确的决策能力，随时掌握工程进展和投资控制情况，为工程竣工验收和后期审计工作提供重要的技术性支持。建设单位在工程建设之初就依据国家相关规定制定档案管理验收大纲，有助于督促和监督各参建单位及时建立工程档案管理体系，促进其对档案管理工作的投入，规范档案收集和管理程序，明确相关技术要求，使工程建设过程中的每一份档案资料都能够做到收集及时、真实有效、内容规范。真正做到统一领导、统一标准、分级管理，从源头开始将项目档案工作纳入到工程建设管控范围之中。

2 要加强对工程建设期各级档案管理工作的监督和检查

电站建设是一个系统工程，实行“兵团作战”，参建单位较多，存在档案管理体系不尽相同、相关人员素质有所差别、人员流动性大的特点。工程建设单位作为项目实施的“指挥者”，在加强自身档案管理体系建设的同时，要对各参建单位的档案管理工作实行实时监督，有效管理，避免过程中走弯路、走错路。结合工程进度管理，建设单位应定期组织各参建单位召开档案管理工作分析会，会议可以对档案管理工作中存在的问题，各单位档案管理工作进度，档案管理工作中具体的技术细节进行讨论，以便随时掌握各参建单位档案管理机构的执行力度和执行能力，适时加以鞭策。在强化档案管理的同时，更加科学、有效的促进工程档案管理工作的建设。坚持早介入，早指导，早动手，紧紧跟踪项目档案工作的进展。

要充分发挥监理单位的作用。监理单位代表工程建设单位进行现场工程管理，在有效的对工程质量、进度、成本进行管控的同时，应要求监理单位对施工单位的工程档案编制进度、质量进行管控。工程建设档案是随着工程建设长年累积下来的，数量巨大。因此，结合工程各阶段的验收，工程档案的审查和验收工作也应提前、分阶段、有计划的进行。在工程项目划分的基础上，针对不同标段的特点，对已完成的分部、分项工程及时进行检查、整改，有助于提高工程档案质量，有效应对参建单位人员流动性大的特点，减少后期工作量。

3 依托标准化建设，加快档案信息化建设

实行企业标准化管理是目前国内电力企业普遍实施的一种促进管理提升的科学手段，其目的是“为在企业的生产经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动”。依托企业开展的标准化建设和管理提升工作，沙湾水电站在工程建设和运行期间通过一系列的自查和评审活动，档案管理制度和体制得到了进一步完善，对存在的问题进行了必要的整改和落实，其中最为关键的是逐步认识和建立起了工程档案信息化系统，将工程档案管理工作从传统的管理模式向现代管理模式进行了转变。

在企业标准化和管理提升工作的带动下，沙湾水电站编制了《档案管理标准》和《档案管理工作标准》并制定了一系列档案管理制度，在严格规范参建单位竣工档案质量的同时，增加了档案管理设备、设施的投入，依托计算机和网络系统建立起完善的档案管理软件，实现了档案登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用的全部数字化，极大地减轻了档案管理人员的劳动强度，方便了电站运行期相关资料的查、借阅，使档案管理工作更加规范化和科学化。

4 结语

工程档案是建设过程中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，档案管理工作是一个不断完善、不断创新的过程，在档案管理体系建设的同时，也为企业培养和锻炼了一大批优秀的档案管理人才。随着科学技术的发展和进步，更多先进的档案管理方法必将不断出现，管理技术将由单一的资料整理向着计算机技术、信息技术和网络技术等多方面发展，同时要求档案管理人员必须不断加强自身业务水平的提升，与时俱进，成为一名复合型人才。