水电设计企业荣誉实物档案数字化管理

高利华，张建辉

（1.中国水电顾问集团公司北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024；2.河北省水利水电勘测设计研究院，天津300250）

1 荣誉实物档案的种类和形式

依据档案载体形态不同，将荣誉实物这种特殊载体的档案，划分为六大类：证书类、奖旗类、奖状类、奖牌类、奖杯类、声像类。由于荣誉实物档案大小不一，形状各异，有的怕挤压，有的易破碎。而且这些形状不同、差异很大的档案，无论是保管还是使用起来都非常不方便。

如何让需要特殊保存条件的荣誉实物档案能随时方便使用，就需要对这些实物进行数字化加工，无论是在柜子里，还是在档案装具中都能方便地为利用者随时查看，而且经过数字化加工之后的这种利用方式，可以让使用者先在电脑中查看所需的荣誉实物档案数字化的资料，对于荣誉实物档案的原件，由于减少了拿取的次数，能更好地保护和延长这些荣誉实物档案的使用寿命。

2 荣誉实物档案数字化管理的必要性

随着我国市场经济的发展，企业自主经营权的扩大，在日益激烈的市场竞争中，水电勘测设计单位将直面市场，面临着需要到处找工程，到处去投标的情况越来越多，每本标书中都需要很多的荣誉实物档案的提供，各种资质证书的频繁使用，更加速档案原件的损坏速度，进行数字化处理后的荣誉实物档案，不会因使用次数的增加而让品质下降，更可以避免原件多次反复复印、拍摄所引起的损害，而且在这些活动中，电子文件已经足够满足所需。

水电工程设计是一个集体协作的过程，在这个过程当中，有一些获奖证书是颁给具体人员的，证书虽然在个人手里保存，但这仍然是集体荣誉的一部分，为让这些在个人手中的荣誉实物档案也可以随时方便利用，经过数字化加工后形成电子文件，既可以让实物档案归档更齐全完整，也可以方便随时查阅、利用。

随着更多水电工程建设的相继完工，为全方位展示在水电工程设计方面的各个领域，会形成许多音像、视频、影像等具体的实物档案，这些档案既是宝贵的工程形象资料，也是一个企业整体实力的展示，保存原件的同时，也要为企业的宣传随时提供利用，所以数字化管理就更加突显出了它的优势。随着电脑合成技术的不断提高，在收集原始档案资料的基础上，可以制作成各种形式的档案数字作品，来满足不同场合下的不同需求。

水电工程的周期都很长，而荣誉实物档案原件随着时间的推移，有的会逐渐退色，有的会因保存过程中布满了灰尘，有的会被虫害侵犯，有的会随时间而变的脆弱、易碎，有的更因当时的印刷技术而字迹剥落，这些变化都会损坏荣誉实物档案的品质，而经过数字化处理后的这些荣誉实物档案，不会因时间的长短和使用次数的频繁而使档案品质下降，每次查找、调用都如同原件的重现，这样就让档案的使用质量得到保证。在一个水电工程完工时，即使荣誉实物档案原件已经损坏，但数字化档案依然可以弥补这一不足，满足对工程整体过程的反映需要。

3 荣誉实物档案数字化管理

荣誉实物档案载体的多样性、形状的差异性、不同时期制作材质的多样性，给数字化加工增加了许多难度。在庆典、达标、评优、招标等活动中，经常需要查找这些荣誉实物档案进行影像制作以及拍摄，久而久之会让这些荣誉实物档案发生磨损，就会出现褪色等不利于档案保存的情况。而且有的随时间的推移，这些荣誉实物档案本身也会发生老化，变得非常脆弱，这都为档案的数字化加工提出了更高的要求。

数字化加工只是为使原件得到更好的保管，不能取代原件本身的价值。荣誉实物档案不仅能反映出一个水电工程设计企业的水准，而且还能体现出这个单位在各个历史时期所取得的不同成绩，同时也是水电工程设计企业在各项工作活动评比时的真实记录，是一个企业发展史的再现，同时也总结经验、进行系统教育的最好素材。因此，加强对荣誉实物档案的管理，提高对荣誉实物档案的认识，对水电工程设计企业的未来发展有着深远的历史意义。数字化管理是为了减少对原件的翻阅，这样更有利于荣誉实物档案原件的保存。

方便利用，查找简单。随着网络信息的普及，让人们不用再为了用一次实物档案而来回搬运它，有了数字化的实物档案，就可以随时随地查阅相应的档案是否为自己所需。只有在极特殊的情况下，需要提供档案原件外，其余情况都可以提供数字化档案就能满足平时所需。

经过数字化加工后的荣誉实物档案具有方便、简单的浏览方式，这样既节省了档案装具的用量，又节省了档案库房中的占地面积，还可有效地保护荣誉实物档案的原件，更为快捷查找和利用创造了有利条件。只有行之有效的管理，才能让荣誉实物档案得以充分的利用。

加强荣誉实物档案的管理，让它应得到应有的重视。荣誉实物档案与水电工程科技档案相比，不能带来直接的经济效益，但荣誉实物档案反映的是水电勘测设计的企业业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是企业无形资产的重要组成部分。因为这些荣誉实物档案不仅能反映出一个企业的整体实力，还能反映出本企业在各个历史时期所取得的各种成绩和所达到的技术高度，同时又是上级有关部门对企业各项工作活动评价的真实记录。

荣誉实物档案给企业带来的是无形的收益，在建立企业良好形象方面是功不可没的。所以应加强档案工作的宣传，强化档案管理的意识、健全档案管理和体系、规范档案网络的使用，让荣誉实物档案在水电勘测工程中发挥出更大的作用。

合理使用荣誉实物档案的数字化权。水电工程设计企业的工程，都往往相距很远，有的甚至是在国外，还有一些工程是需要联合投标，这都为荣誉实物档案原件的利用产生了不便，数字化的档案资源在为使用提供了便利的同时，也要求使用者明确，要在法律允许条件下，才能合理利用。为了满足数字时代档案信息服务的需要，应该明确用户利用荣誉实物档案数字化权的用途，加强管理和监管的力度，在档案管理部门与利用人之间建立沟通机制，增强档案管理部门保护版权的透明度，不要因为利用而引发的侵权纠纷，为企业带来不必要的麻烦。

4 结语

随着科技的进步，档案管理也发生着巨大的变化。由传统的档案管理，向着数字化档案信息管理的转变过程中，不仅需要档案管理人员知识的不断更新，还要从思想上转变传统的库房式的管理模式，在充分利用计算机技术和网络环境的基础上，加快档案的的数字化进程，相信随着社会经济的不断发展，数字化档案管理模式为将很快成为档案管理的主导。

荣誉实物档案体现着水电勘测设计企业的进步与发展，见证着水电人一代又一代的不断进步，在新世纪的今天，荣誉实物档案管理工作更应该在原有的基础上，顺应时代发展的需要，在加强领导的同时，加快由传统档案向数字化信息档案管理的转变，随着网络技术的不断进步，在适应新时期经济发展需要的同时，让档案工作为企业的经济建设和现代化的发展做出应有的贡献。

［1］中华人民共和国著作权法（2010 修正）［EB/OL］.http://www.npc.gov.cn npc/xinwen/1fg2/2010-02/26/contenc-1544852.htm,2010-02-26.

［2］中华人民共和国著作权法实施条例（2013）［EB/OL］.http://www.yzpf.gov.cn/OLTRDoor/Front/LookBook.aspx?setID=3&CS13020027,2013-02-19.

［3］高利华.对水电工程设计数字化档案管理的认识和思考［J］.水利发展研究，2008（10）：50-51.

［4］高利华.水电工程设计档案中电子文件管理的讨论［J］.浙江水利水电专科学校学报，2013（3）：16-18.

［5］高利华.对水电工程设计档案编研的认识和思考［J］.西北水电，2013（5）:92-94.