谈设计院员工时间管理

邱丁初 陈改改

（河北省水利水电第二勘测设计研究院 河北石家庄 050021）

谈设计院员工时间管理

邱丁初 陈改改

（河北省水利水电第二勘测设计研究院 河北石家庄 050021）

时间是最宝贵的资源。设计院员工工作繁忙，为了更有效的利用时间，节约时间，就需要进行时间管理，本文阐述了进行时间管理的必要性，介绍了时间的属性和管理方法，并结合个人的工作经验和思考，提出了一些时间管理的建议。

设计院 时间管理 工作效率

从不浪费时间的人，没有功夫抱怨时间不够！—杰弗逊

1 前言

跨入21世纪以来，越来越多的个人和企业认识到，时间是最宝贵的资源。而设计单位的项目设计工作科学严谨，事务繁杂，“时间紧，任务重”这几个字往往成为许多设计院员工在进行项目总结时由衷的感慨，从早到晚，忙碌不停，总有画不完的图纸，写不完的报告，时间都到哪儿去了？殊不知，并非只有休息和懒惰才会失去时间，在忙碌中，更有可能“杂乱无章”地浪费时间。利用好时间，管理好时间，不是从难得的休闲时光中再去挤时间，而是在忙碌的工作中合理安排时间，达到事倍功半的效果。

2 认识时间

时间，是一种资源，具有以下几个显著的特征：①时间不能失而复得：时间是单方向性的，从过去到现在，从现在到未来，亘古不变；②时间的供给没有弹性：时间的供给是固定不变的，任何情况下都不会增加，也不会减少，每天都是24小时；③时间不可存储：时间不能像人力、物力、财力一样存储，不论愿不愿意，我们都必需消费时间；④时间无法替代：时间是任何活动的基本资源，无法取代。

时间的最大特性，是不可倒流，“逝者如斯夫”，时间一旦流逝，便永远不可挽回；时间的最大敌人，是荒废，“事闲莫荒，事繁勿慌”，是前人最精辟的警醒；时间的最大力量，是改变的力量，时间可以改变一个人，改变一座城市，改变世界，甚至改变一切；时间对每个人来说是免费的，却又是无价的；时间是无私的，给每个人一天都是24小时，时间又是偏心的，给每个人的一天都不是24小时；时间，对有的人来说，是一种煎熬，对另外的人来说，却是一片宝藏！

在思考提高工作效率的方法中，我们往往首先考虑提高员工的劳动技能，提高工作熟练程度，或者通过开发新技术、新软件来提高工作效率，其实，提高工作效率的直接目的即是利用最小的时间完成最大的工作量，而时间本身的调度和节约，通过时间管理来提高工作效率，是最低成本且最快捷实用的途径。

3 时间管理的方法

（1）GTD管理方法

GTD的中文意思为“把事情做完”，执行者将需要完成的事情都写下来并确定好待办任务，然后按收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤全力以赴地做好目前的工作，一次只专注于做一件事情，心无挂念，提高效率。

（2）帕累托原则

帕累托原则又称“二八定律”，由19世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。因此，执行者需要把注意力放在20%的关键的事情上。在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。

（3）四象限时间管理方法

该方法把日常工作按照重要和紧急两个维度进行了划分，分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。处理原则为：“着手第一象限，投资第二象限，走出第三象限，抛弃第四象限。”第一象限重要且紧急的事应放下一切，全力处理，否则压力会越来越大，第二象限重要但不紧急的事往往影响深远，如不及时处理，就会变为第一象限工作，应集中精力，优先处理。第三象限是紧急但不重要的事，这类事情看似紧急，需要马上处理，但属于不重要的事，对此类事情要认真辨别，学会拒绝。对于第四象限不重要也不紧急的事，要学会舍弃，尽量不去做。

4 设计院员工时间管理的几点建议

时间管理就是要改变习惯，有计划，有条理地做事。时间管理并不是要把所有的事情做完，而是思考如何最快地把事情做完。

（1）整理好桌面，管理好电子文档

桌面的整理不仅是眼前的办公桌，同时也包括“相看两不厌”的电脑桌面（电脑硬盘）。

按经验来说，办公桌面其实不是整理的越整洁越好，适当的杂乱反而能提高查找文件的速度。根据个人的习惯，对办公桌面经常进行适当的整理和分类是十分必要的，使自己能第一时间找到文件位置，而不是找任何一件文件都需要将整个办公桌翻个遍！

随着电脑硬盘容量的不断增大和电子文档的增加，电子文档的管理也成为节省时间的重要一环，通过不同硬盘分区严格分类、将项目资料按年度或阶段存放、每个项目文档成果按时间顺序或进行编号存放等方法，尤其是对同一文件不同版本进行有效标识，都可以有效提高查找文件和使用文档的效率。

（2）列出任务清单

时间飞驰，我们应该做时间的驾驶员，而不是乘客，应该做时间的主人，而不是每天被繁杂的事务牵着鼻子走。让时间听自己的安排，主动管理，提前谋划，详细列出自己需要完成的事务并排序，用最短的时间完成最紧要的事，用精力最好的时间段完成挑战性最大的事。对于一些紧急的事务，还可以考虑进行自我加压，将截止时间提前，提高自己心里的紧迫感，发挥个人潜力。

（3）注意电话沟通技巧

尽管电话的使用拉近了人们的距离，方便了相互沟通，但电话沟通的效率却越来越低，大部分时间在无效沟通中浪费。

建议在通话之前做好充分准备，列出需要解决的问题，站在对方角度考虑别人关心的问题，避免通话时东拉西扯，挂断后又感觉没有说清，无所适从，还得再次去电，多次反复沟通，降低电话的沟通效率。

（4）工作尽量一次做完

由于人脑思维的连贯性，有些工作任务一旦被打断，可能需要较长的时间才能重新进入之前的思考深度与工作状态。因此，每做一起工作之前，例如整理一本计算书，或者绘制一张图纸，可以估计大概需要的时间，感觉有足够的时间才开始干，不然就先干别的，否则，每件事情都做到一半而无结果，重新进入又得花费更多进入状态的时间。

（5）无打扰时间工作效率最高

很多时候，我们花80%的时间只能完成20%的工作，但有时候，20%的时间却能完成80%的工作，很快取得进展。这20%的时间就是无打扰时间。对于一些项目负责人，很多重要的工作可能是晚上加班干出来的，因为白天有各个专业的事务需要协调，开会、接电话、布置任务，大半天的时间被肢解的七零八落，忙过不停，却收效甚微，无法持续进入工作状态，反而到了晚上，可以安心、专心的进行计算或撰写报告，时间利用效率最高，因此，白天应尽量腾出两个小时的无打扰时间，与外界“绝缘”，这段时间的工作，最有效率，也最有成就感。

（6）项目团队时间的管理

项目团队的时间管理是个人时间管理的放大镜，在目标一致、步调一致的情况下，时间管理最有效的方式，就是提高时间利用的透明度和

配合度，参与团队的每个员工，在团队中的任务进度和时间计划应该是透明的，并且是可以进行调控的，团队中的合作人员，能够彼此掌握各自的工作任务、工作计划和进展情况，这有利于负责人把握项目进度、合理安排工作，极大限度的发挥团队的执行力，避免出现个别员工“闲的时候像放羊，忙的时候想逃亡”的失控状况。

5 结语

时间就是生命，时间就是金钱，设计院的工作，严谨而精细，紧张而忙碌，一些员工可能觉得根本就没有时间也没必要来思考时间管理的问题。然而，时间管理的本质就是自我管理，越忙越需要进行时间管理，忙碌的设计人员，需要像重视专业技术一样重视时间管理，像使用金钱一样使用时间，提高时间利用效率，发挥出工作时间段的潜力，从繁琐的事务中解脱出来。

人不是机器，人的生命是有限的，节省了时间，也便是节省了生命，明日复明日，明日真如多？让我们从现在开始，珍惜时间，管理时间，最快最好地完成手头每一件工作。

1 湛文倩 袁传攀 浅析企业员工的时间管理 [J] 企业导报，2011（8）.121.

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.12.029

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1672-2469(2014)12-0084-03

邱丁初（1982年—），男，工程师。