门诊药房药品数量、金额管理体会

2014-04-05郑青燕徐明霞张玲莉宋金春

实用药物与临床 2014年10期

彭燕，郑青燕，徐明霞，张玲莉，宋金春

0 引言

医院门诊药房是医院药剂科的重要组成部分，药品数量、金额管理是衡量门诊药房药品管理水平的重要指标。随着计算机信息系统的广泛运用，我院药房药品管理正由金额管理逐渐向数量、金额双重管理过渡，药品管理更加规范化、科学化。在实际工作中，药品管理的相应措施和制度、药学工作者良好的职业素质也是药品数量、金额管理的重要保障。本文主要从药房管理中导致金额和数量不准的因素分析入手，寻找有效的解决问题方式，减少工作误差，保障药房有序的管理，提高药师工作效率。

1 药房工作流程管理的难点问题[1]

1.1 药房药品的领用我院门诊药房药品领用主要是通过计算机网络系统在医院药库领药。其基本的操作流程：药房负责人通过电脑向药库提交“药品请领单”——药库管理员在药库电脑对单据进行确认发药——药房负责人对药品确认入库——药房药品电脑数据自动生成。如果出现药库药品数量不足时，药库管理员会调整单据，而药房电脑上的原始单据不变，如此容易造成药房收到的药品与请领单不一致。而且由于药库在同一天同一时间段内向多个药房送药，还会出现药品错送的情况。因此，在收药过程中，人工核药工作显得尤为重要，发现药品名称、规格或数量不符时，应及时向药库仓管员反映，及时调整药品入库单，确保实物和电子单据入库量一致。

对于某些日用量很大的品种，由医药配送公司直接配送至药房，负责人在发票上签字后，配送员再把发票送到药剂科财务室由库管人员入库。如果配送员未能及时把发票送到财务室，将致使药房药品账物不符。

1.2 处方确认准确性处方确认准确性没有引起药剂人员的足够重视，直接影响药品销售数量的准确性，也直接影响到药品的领用、消耗的准确性。

1.2.1 未确认处方的问题我院开展电子处方后，药房每天都有留存处方。留存处方一部分是收费后实际没有取药，一部分是处方漏确认等其他原因造成。一般留存处方产生的原因：①因部分农村患者对电子处方不熟悉，医生告知不详细，患者付款后不知道取药；②作废、退药重开发票引起的留存处方；③漏确认引起的留存处方。

1.2.2 误确认处方问题误确认处方是指已划价的药物处方，但由于患者或医生医嘱改变等原因，患者未取药而药房人员误点引起的。

1.2.3 发药错误的原因由于药剂工作人员业务不熟，对外观易混淆的药物辨识不清，或具有相同商品名不同规格的药物误发等原因。

由于以上发药环节疏漏的存在，影响药房窗口系统处方自动分配，因此出现处方已经确认，药品没有发出，也未重新入账的情况，影响了药品销售数量准确性。

1.3 药品的盘亏盘盈[2]每次盘点均会出现一些药品或多或少的情况。虽然盘点的清单都留存备案，但并不根据盘点对药品进行平账处理，即不做调整。因此，长期以来，数月甚至数年的盘点误差始终存在。这部分多出或缺失的药品就挂在账上，有的不能销售(多出部分)，有的交完款无药可付(少的部分)。每次盘点时还要比对上一次盘点，分析是历史性误差还是新的误差。这都是管理工作不便之处。

1.4 由于计算机软件设计还不够完善，导致药品数量、金额相符率不够理想例如当药品库存>0时，即使药品库存数小于划价数，系统也能正常划价，但是不能确认发药。由此而导致的退费问题，不得不用空入药品数据的方式来解决。这非常不利于药房药品管理和工作效率的提高。

另外，在实际工作中，为便于临床科室及时抢救患者，医院允许临床科室到药房借药。由于临床科室信息系统和药房信息系统关联性不高，科室借药无法走电脑流程，而是凭科室负责人或当班人签字的借条借药。这部分药品没在账上，数量多且时间长，给药品数量管理带来很大的影响。药品不能实时对准，药师点药时需要回忆或反复查对借条。不仅导致药品账物不符，而且降低药房工作效率，增加划价差错率。

2 加强日常管理工作，完善相关制度

针对以上工作中的难点问题，药房和药库工作人员共同制定相关政策。严格操作流程，把疏漏最小化，严格控制药品金额和数量的差错率在允许范围以内[3]。

在电脑网络系统中，改进划价程序，当药品库存少于划价数时，增加系统报警信息，提示划价药师注意数量不足，以减少退药情况发生。输液等由供货商直接配送的药物可以采取虚拟入库方式，即单据送抵药库管理员之前，由药房负责人虚拟入库，建立专用入库本，记录虚拟入库记录，并采用特殊颜色笔迹(常用红笔)标注入库日期、品种、数量。这样确保药物送达后，账物相吻合。当药库员正式上账后，药房负责人通过上账单，再次虚拟退库，抵消掉虚拟入库所增加的电脑库存量，并同时划去虚拟入库记录，用蓝色笔记录日期。这样既保证电脑库存维持和实物相符合，又做到有据可循，在药品数量理论实际出入较大时易于查找原因，根据记录很快识别操作的误差点。

在大领药日，严格执行领药员与核对员双人复核的领药制度，同时，药品进入门诊药房后，再由双人验收上架，确认无误后进行电脑入库确认[4]。

药学人员在划价时，要关注药品动态库存，避免无药可发；因划错价致使患者多交钱的，可先与患者协商用其他药品抵消差额，并报告药房负责人对相关药品作出退库和入库处理。如患者不同意用药品抵消差额，则按退药流程给予退费，并登记退费情况，打印药品清单以便复查。

严格执行双人复核的调配流程，发药的关键岗位必须安排业务熟练的有两年以上工作经验的药师担任，树立药房工作人员的责任心。新员工加入门诊药房，首先进行岗位培训，识别外观易混淆药物，学习本药房内同名不同规格的品种，了解商品名称类似，药物作用类似，处方书写类似的药物，最大程度上减少了漏发、多发、错发药现象。

设立药品缓存区，存放患者忘取的药品，既方便患者隔天取药，又方便药品清查。

工作中发现破损、霉变或过期药品，要存放到破损箱里，另外，每天对药房的破损药物登记造册，报告给药房负责人，每周二、周五集中进行更换，做相应的退库处理。

针对药品在病区和各药房之间的药品调拨环节容易造成账务不符的情况，药房主任严格调拨制度。每次操作均由指定负责人在网络系统中操作，并由领药科室人员签字备案。杜绝各业务科室的换药业务，紧急情况需要借药的，必须经药剂科主任审批，同时在系统中扣除所借药品数量后，方可借药出库。同时在规定的时间内(通常设定时间为1周)，借药科室及个人将药品归还药库，办理入库手续。紧缺药品则随时调换，保障了账物相符。

严格按照《处方管理办法》调配药品，是保证药品账物相符率的基本要求。药房划价人员要仔细审核医师开具的处方，如有任何疑问或者发现错误，及时与医师沟通，避免错划；划价完成后，应再次核对药品及数量是否与处方一致。药品调剂要严格遵守操作规程，配药、发药时做到“四查十对”(参见处方管理办法第三十七条)[5]，避免漏发、重发、错发。

及时、彻底盘点药品是药品数量、金额准确率的保证和重要的管理手段之一。对于贵重药品和特殊管理的麻醉药品、精神药品，需每日盘点，如有不符，应当天查找原因并加以解决；其他药品进行不定期盘查；药品效期每月一查，登记近效期药品名称、规格、数量、效期，联系临床科室及时使用或与该药用量大的药房调拨使用或做退货处理；每季度末进行药品全盘。为防止漏盘、错盘，可先进行预盘查，在最终盘查时输入药品数据，以确保数据准确无误。发现数据差异明显的药品，暂不输入数据，把药品名称、规格、数量、金额制作成表，药房负责人签字，向药剂科主任申请，由信息中心调整库存，库存调整平衡后定期打印库存差异表盘点核实[6]。

完善药品领用、调配、发放、调拨借用、退药、报损、盘点等药品管理相关制度，药学人员严守岗位纪律，保证药品管理工作井井有条。

3 讨论

计算机网络技术的运用，是药房药品管理最为关键的一环，其合理性和稳定性是药品数量、金额准确的根本，药房实践过程中推进计算机软件设计系统的不断改进，使其更具实用性，促进药品数量、金额管理的科学化和规范化[7]。

虽然计算机系统存在不可避免的缺陷，但药房工作人员可以针对其漏洞，增加人工录入的过程，弥补计算机工作欠缺，使其趋于完善。药品数量、金额管理水平反映出门诊药房调剂工作质量的高低。药品管理事务繁多，完善药品管理的相关制度，促使药品管理制度化、规范化是保证门诊药房药品账物相符的前提。在我院还未完全实现电子处方管理的情况下，药品的领发、处方调配、盘点均由人工操作。药学人员业务能力的提高和良好的职业素质的养成将利于药品数量、金额管理取得良好成效。

门诊药房药品数量管理的核心是对药品数量、金额和人的三重管理，依托网络管理软件为核心，加强制度和人员的管理，必定能对药房管理起到积极的作用，使医院药品管理更加科学化、规范化、制度化[8-9]。