浅谈对海洋机关文书档案保管期限的思考

孙雨新

（国家海洋信息中心 天津市 300171）

国家档案局第8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已于2006年12月8日实施。明确规定具有行政管理职能的事业单位都应结合本机关职能和各部门工作实际编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表。确定海洋机关档案保管期限也不例外，海洋机关文件价值的鉴定是确定其保管期限的主要环节。目前，海洋机关档案保管期限的依据除了国家档案局第8 号令，还有《海洋档案管理规定》、《海洋管理机关档案业务规范》等法规以及相关文件。然而，错综复杂的海洋机关文件材料却导致档案整理的工作举步维艰。如何确定海洋机关文件的保管期限，现在笔者结合几年以来从事海洋机关档案工作的实践，谈谈自己的想法。

1 海洋机关档案

1.1 海洋机关文件材料

首先要对海洋机关文件材料有正确的认识和理解。海洋机关文件材料是指反映国家各级海洋管理机关在履行其法定职能职责过程中形成的各种形式的信息记录。主要包括会议类、领导指导类、业务管理类、行政管理类，党、纪、审、妇、工、团工作类文件。会议类文件指本单位召开或本单位协办的的党员代表大会、国际会议等产生的请示、批复、通知、名单报告等文件材料。领导指导类文件指各部委（机关）、国家海洋局、本单位、同级单位等制发的方针政策、工作计划、中长期规划等文件材料。业务管理类文件包括涉及海洋业务相关的工作方针、国内外法律、合作项目协议、工作方案、管理办法、验收报告等文件材料。基建行政管理类文件包括：基建工程类文件；财务预算、财政报告、产权登记、资产统计表等与财务工作相关的文件材料；涉及到安全保卫等的年度总结、报告等文件材料；人事、劳资机构编制和培训等相关的职工考核、人事任免、录用等文件材料，党、纪、审、妇、工、团工作类文件指党员培训、纪检监察工作、审计工作的计划、总结、制度类文件材料。

1.2 海洋机关档案

海洋机关档案反映海洋各级管理机关在履行其法定职责过程中形成的各种形式的信息记录。这些材料是海洋机关在其工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。海洋机关档案的保管期限是档案划定的保存年限。保管期限一般每3年至5年集中鉴定一次。保管期限是档案保管期限表的核心条目，是衡量档案鉴定工作质量高低的重要标准。机关文书档案的保管期限采用两分法，分为永久保存和定期保存2 个档次，永久是指在正常情况下无限地保存下去，定期一般分为30年和10年。

2 影响海洋机关档案保管期限的因素

通过对国家档案局第8 号令的学习，笔者觉得在划分海洋机关文件材料（以下简称文件）的保管期限时，务必要以“以我为主”的原则对文件进行划分。也就是“我”从事海洋职能活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录的保管期限相对较长。而“我”，主要指本海洋机关，包括本机关的所有部门以及直属机关等；也是指本海洋系统，即本系统的上级机关或本机关的系统，尤其指具有直接领导关系的机关；还包括与本机关在工作中有很多交集的机关。

2.1 文件的来源

笔者根据国家档案局第8 号令第三、四条，对文件的来源即文件的责任者分析如下：

2.1.1 文件不是由本海洋机关责任者形成的。如果是不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，仅供工作参考的抄件等，不归档。如果文件材料属于本机关主管业务范畴的，则应在本机关归档，但保管期限一般较短。如果本机关与其他机关的文件在内容与文种上相同，那么本机关形成的文件一般保管期限要更久一些。如果本机关责任者形成的文件材料与本机关无关，则不归档。如果本机关主要领导兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，也不归档。

2.1.2 文件不是由本海洋系统责任者形成的。如果是不需本系统办理的文件材料，任免、奖惩非本系统工作人员的文件材料，仅供工作参考的抄件等，不归档。如果文件材料属于本系统主管业务范畴的，则应在本机关归档，但保管期限一般应为最短。如果本机关系统与其他系统的文件材料在内容与文种上相同，那么本系统形成的业务文件材料一般保管期限要更久一些。如果由本系统责任者形成的文件材料与本机关无关，也不归档。如果本系统主要领导兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，也不归档。

2.1.3 文件不是由本级责任者形成的。一般是上级责任者形成的文件材料要比下级责任者的保管期限要长。如国土资源部、国家海洋局下发与本机关工作有直接关系的重要文件材料一般保管期限就长；下级机关关于重要业务问题的相关文件，保管期限较长；下级机关形成的，仅有参考价值、反映情况、抄报情况等的文件材料，不归档。因为我国各个机关、系统的级别十分复杂，涉及本系统、外系统、党政领导机关等多种情况，所以必须要以发文机关的具体情况而定。而本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。

2.1.4 文件不是由单一责任者形成的。划分保管期限时，只要有本级机关的责任者，那么其保管期限就相对较长。要多加留意的是，归档文件的责任者是主办机关还是协办机关是有区别的。如果本机关是主办机关，则视作本机关的单独发文来划分保管期限。如本机关联合其他涉海单位召开的会议、联合行文所形成的文件材料，若本机关不是主办机关，则不能视作本机关的单独发文，保管期限就短一些。

2.1.5 分析文件的责任者在形成过程中的保管期限。海洋机关关于重大问题的请示过程中，可能会出现上级机关的批复、领导签署重要指示意见等情况，保管期限较长。如果没有批复或者指示意见为无意见，保管期限较短。

2.2 文件的内容

档案保管期限的长短与文件的内容的分析和确定有着最为紧密的联系。文件内容是“重要的”、“重大的”、“重点的”，其保管期限相对较长。主要包括以下几点：一是能够反映本机关的主要职能，重中之重是能够充分反映本机关职能产生的重大成果、研究的重要规章制度、标准规范等；二是能够对本机关的基本情况有所诠释，如重大项目的总结报告、年度以上工作总结、综合统计表等；三是能够反映本机关的财务状况，如财务预算、国有资产报表、产权登记等文件材料。

文件的内容能够反映本机关的主要职能，包括以下几个方面：

2.2.1 文件的内容能够反映本机关的主要职能。比如本单位机构设置、二是本机关的主要任务在归档文件的内容上有所体现。如年度工作计划、年度工作安排等。三是其文件内容能够反映本机关的主要工作。如本机关制定海洋工作方针、政策和发展战略体系研究；海洋立法规划、计划；海洋各领域的管理法规、规章制度和海洋调查方案和技术标准；国际合作与维权等文件材料。四是其文件内容能够反映本机关的中心工作。如国家重点海洋项目总结报告、管理办法等文件材料。五是其文件内容能够反映本机关的主要活动。如本机关召开的党员代表大会、理事会及举办重大活动等形成的请示、批复、报告等文件材料。六是其文件内容能够反映本机关主要工作事项。工作事项是相对于主要工作来说的，如主要工作是机关年度宣传工作的要点，那么工作事项就是工作要点里的具体细节事宜。如海洋科技成果的鉴定、保密等文件材料。具有以上各种情况的内容，其文件的保管期限就长。

2.2.2 文件的内容能够对本机关的基本情况有所诠释。一是文件能够反映本机关辖内工作全貌、本机关工作状况。如关于上报本机关海洋“十二五”规划重大工程（项目）基本情况表的请示。二是文件能够反映本机关的工作水平、工作规模。三是文件能够反映本机关的工作发展。具有以上各种情况的内容，其文件的保管期限就长。2.2.3 文件的内容能够反映本机关的财务状况。总的来说，涉及的价值高、重要的财务文件材料，保管期限长。主要有以下几个方面：一是反映本机关产权关系的归档文件。如房地产所有权、土地征用，职工承租、购置本单位住房合同等重要的合同协议。二是本机关重大海洋项目的

相关协议，如重要的合同协议、资产登记、财务预算等凭证性文件材料。三是能够反映财务工作的工作任务。如财务管理工作要点、计划、总结及规章制度。上面涉及的文件材料，保管期限一般为永久。

2.2.4 文件的内容能够反映个人权益。本机关及外机关人员较重要个人利益，如房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料；获省部级以上表彰奖励的文件材料；行政征收工作形成的财产税和行为税等文件材料；人事任免、录用转正等文件材料，一般永久保管。

2.2.5 文件的内容能够反映单位荣誉情况。国家领导人和知名人士为本单位的题词、题字、书画；本单位获得的省部级(含) 以上荣誉、奖励的证书等实物都应该作为永久保存。

2.3 文件的形式

2.3.1 对文件的文种进行分析。一般具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，并要求由本单位执行的，如机关发文、签报一般为永久。而机关日常事务的通知、代表发言材料、交流材料、会务工作计划、来往函件，保管期限较短；但对于通知、函等文种也不能一概而论，还要根据文件的内容分析。

2.3.2 对文件的稿本进行分析。文件的正本、定稿的保管期限较长，而副本、待定稿、草案的保管期限较短。但并不是所有的文件都是这样，重要文件在最后定稿的过程中，往往会出现一稿、二稿等多稿件，在最后确定的过程中出现的过渡文件也不可忽视，如修订稿、征求意见稿、待批稿、文件处理单，应和正本附在一起视为一件处理。

3 如何做好海洋机关档案保管期限的相关规定

3.1 加强对文件价值客观性的判断

从上面的分析中不难看出，无论是从归档文件的责任者、内容还是形式上，都提到了“重要的”文件材料的保管期限时间较长，“一般的”文件材料的保管期限时间相对较短。但是“重要的”与“一般的”文件材料的鉴定，就需要编制保管期限的人对所有文件都要有一定的了解。而什么是“重要的”，什么不是，都取决于个人对文件价值的判断。要求我们应该加强对文件价值客观性的判断，避免对其有任何主观性的臆断。比如关于邀请美国某科学家参加某船某航次某一航段的申请。这里面涉及众多不确定的因素，其中个人对任意要素的重要性有主观性的臆断，就导致这份文件的“重要性”有所差别，从而影响此文件的保管期限。

3.2 注重文件的实用性

实用性主要是指文件的实用价值，即成为档案后，利用的价值。收集档案最主要的作用就是保管和利用，即满足社会、服务社会。整理档案时，一定要加强对文件材料实用性的考虑，决定文件的实用价值的因素有很多，政治、经济、科学技术等要素都能影响归档文件的价值。这就要求我们做好本职工作的同时，还需有更多地、更好地分析眼前形势，联系实际，才能正确地了解文件的实用价值，确定归档文件的保管期限。

3.3 结合机关实际工作

目前关于保管期限的条款规定，在海洋机关档案处理上起着举足轻重的作用。这些条款对确定文件档案保管期限，具有很强的概括性、指导性、规定性。《海洋管理机关档案业务规范》提出了数以百条的归档类目名称和内容，但仍不能列出具体的文件材料名称。我们在整理档案时，在依据机关档案保管期限表的规定的前提下，结合实际工作，与机关工作人员进行交流，充分了解涉及该单位各部门的文件材料，才能更好地确定文件的保管期限。

综上所述，文件的责任者、内容、形式都是影响海洋档案保管期限的重要因素。在依据机关档案保管期限表规定的前提下，紧密联系实际，加强对文件价值客观性的判断，注重文件实用性，注重积累经验，才能更好地确定文件的保管期限。