电大教务文书、档案管理工作一体化刍议

刘新喻

(青海广播电视大学 教务处，青海 西宁 800008)

【管理科学】

电大教务文书、档案管理工作一体化刍议

刘新喻

(青海广播电视大学 教务处，青海 西宁 800008)

教务档案管理是学校教学教务管理工作的重要组成部分，本文阐述了教务文书、档案一体化的重要性，就如何做好电大教务档案一体化管理工作进行了分析，提出了建议。

教务档案；管理；一体化

教务档案是教务处在教学管理过程中形成的各种文件、材料等，是衡量电大教育质量及管理水平的一个重要标志。随着电大办学规模的不断扩大，在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多，内容越趋丰富，教务文书、档案一体化管理是指教务文档所载信息的系统管理。这与以往文档简单混同管理有着本质区别。有些电大教务、考务、学籍管理都采用中央电大统一的软件管理，而文书档案则采用最原始的管理办法，这样既影响了工作效率，也影响了有关文书档案的利用，因此电大的教务、考务、学籍、文书档案工作应进行一体化管理，使每一项工作的处理结果都将以电子档案的形式保存下来并作为各级电大、用人单位以及学员个人创新性工作的基本依据。

一、电大教务文书、档案管理工作一体化的重要性

教务文书、档案管理一体化就是在传统档案管理经验和形式基础上。结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论．对形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理。从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。

教务档案作为学校教学工作的特殊资源，具有信息参考、学习借鉴、检查和评估等特定的价值和功能。电大的教务、考务、学籍档案数字化能有效地保护档案原始资料，在发生意外时使档案资料免受外界的破坏。其次，电大的教务、考务、学籍档案数字化能有效改善档案的利用形式，一份档案文件可以同时提供给众多的使用者，超越时间和地域的限制。这对电大的教务、考务、学籍管理是至关重要的。使用计算机系统进行教务、考务、学籍文书档案管理是为了提高全省电大教务有关数据的利用率，达到数据异地共享。统一规则和标准是实现这一目标的重要保证，如果教务、考务、学籍文书工作与教务档案工作不能最终做到统一协调、衔接配套，而是各不相干，各系统互不兼容，那么数据的接收转储、转化是无法实现的。所以必须着眼于大局，从教务、考务、学籍文件的形成和运动的全过程考虑电大文书、档案一体化建设的规划标准制定等各项问题，减少各种损耗，取得最大的经济效益。电大教务文书与档案工作自动化的整体管理，将有可能促进电大教务文书、档案管理整体效率和质量的提高，符合现代化办公的要求，使两者在合理分工的基础上，互相促进，协调发展，从而使文书、档案工作一体化建设步入良性循环的轨道。(1)教务文书、档案管理一体化，既能使管理者实现快速、多途径的全文检索，又能为全系统教务教学工作提供真实、准确、快捷的档案信息服务，适应了现代管理和信息社会的发展。(2)教务文书、档案管理一体化，管理者可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件(档案)的存放位置，便可借助先进的文件检索功能迅速查到所需的纸质文件档案。(3)教务文书、档案管理一体化，可以有效地实现档案数字影像在系统内部网上平台的远程传输，既能加强教务部门对各分校、工作站的综合监管效率和交流力度，又能实现部分业务档案电子化影像资料的社会开放，对学校发展会产生一定的经济效益。

二．电大教务文书、档案管理的范畴

现行教务文件，是电大文书工作自动化的管理对象，教务档案是由现行教务文件在有条件的情况下转化而来的是具有查考价值的一种文件。因此，现行教务文件与教务档案是同一事物在不同阶段的不同产物，两者源出一脉。

1.教务部门建设与职能档案：主要是指教育行政管理中形成的具有保存价值的文字、图表等材料。如上级行政管理部门的行政综合性文件，学校有关文件，管理条例、规定、办法和实施细则，学校有关教学管理的各项规章制度和各类信息统计材料，教务部门的管理职能等。

2.教学管理与质量管理档案：教学工作计划、开课计划安排、每学期教学计划内各专业课程安排表、期末考试安排表；每学期教学质量检查数据材料，教师教学质量反馈材料等。控制和决定着学生的学籍管理系统、考务管理系统和教材管理系统，它是教务管理的纲领。

3.考务管理档案；考务管理是在严格遵守考务管理基本原则的前提下，专门负责组织和实施教学计划内规定课程的考试报名、考场安排等考试方面的任务。其主要功能是：课程科目表管理、考前处理、试卷管理、考试报名、考试安排、违纪处理、缺考处理等。

4.学籍管理档案：学籍管理部分承担着重要的工作，学生注册、学籍异动、毕业、学位管理和证书管理、证书遗失的补证登记材料及电子注册材料等。同时还需要负责向子系统以及教务管理系统之外的有关部门发送有关学籍管理的信息，每学期学生成绩表、奖惩登记表、学籍异动的管理标准与处理意见材料，毕业证书、学位证书的统计、审核和颁发。

5.教材管理档案：教材预订计划、教材征订和发行、教师用书登记表、教材领发登记表等。同时负责向有关部门发送有关教材管理信息。

三.对电大教务文书、档案一体化管理的思考和建议

1.加强教务管理人员的意识心理，及时、全面收集整理教务档案

教务处是学校日常工作的重要窗口和形象的重要标志。教务管理人员必须高度重视教务文书、档案一体化的重要性。熟悉电子化的档案操作过程与管理方式，文件从形成到作为档案永久保存是一个完整的运动过程，这就要求档案管理人员收集档案要预先布置，有计划、有目的地收集，确保教务档案收集的及时性和全面性。教务档案的形成在时间上有连贯性和阶段性，文件之间有着必然的内在联系，因此，教务档案在收集后要进行科学合理的鉴定分类，统计编目和系统排列，按照一定的规范进行收集、整理、归档，使其前后衔接有序排列，从整体上合理安排各环节的工作，以实现教务档案规范化管理。

2.建立健全档案保密制度，把好档案保密关

将档案保密工作贯穿于教务工作的全过程。从档案材料形成就要随时掌握流向、严格归档制度，及时将应当归档的文件收集起来，谨防留存个人手中，凡是调离岗位的人都要缴清应归档材料，防止有关数据流失泄密。信息利用中采取有效的安全保密措施：一是根据教务档案所记录的信息对保密性的需求不同，提出不同的档案保密级别，通过不同级别档案的加密存储和查询。二是计算机的防火墙设置，由于大量的信息存储在计算机数据库内，这就需要建立一套严格的管理机制，有效控制系统访问和黑客的入侵。三是可以在系统登录时设置密码登陆环节；确保信息的机密性；防止越权操作。最后是档案管理工作人员的监督检查，共同维护档案信息的安全。

3.推进标准化工作，实现无缝对接

教务文书与档案工作自动化必须通过制定和推进各种标准，使分工合作有统一的科学的准则和依据，教务文书工作与档案工作标准应实施无缝对接，以在文书、档案工作自动化系统内部各子系统达到兼容性、一致性、合作性的刚性要求，统一现行文件与档案的标引语言；加强宣传和推广工作，保证标准的贯彻实施，使两者在技术上保持前后衔接和协调一致，从而达到数据成果共享。

4.运用多种形式的保存载体保存文件

采用多种形式的保存载体 (1)通过光盘或移动专用硬盘的方式备份保存，同时保存所有的对应的纸质档案，发挥两种档案形式的优点，避免工作中的意外差错。(2)利用网络邮件以及提供的网盘空间进行部分档案的存储，这种形式可以使管理者不受时间与地点的限制，在需要时只要通过网络就可实现档案的查询与检索。(3)教务管理部门可以通过网络平台模块或网页链接形式进行档案存储，既能扩大适用范围，又能确保档案内容的真实性。(4)采用多媒体课件的形式进行部分档案的管理。这种管理存储，既可以体现内容的真实性，又可以通过声音、视频、动画等形式帮助人们愉悦地对档案进行查询与检索。(5)异地备份。电子文件是以新型电子载体为介质，在特定的环境下形成的，并借助计算机编目归档、存储、利用、具有对计算机很强的依赖性，它的形式极其丰富多彩，不仅有文档、图片，还有音响、影像；信息传输、处理、保存及开发利用极其高效、快捷、便利，但电子文件的长期储存也存在问题，储存时间的长短受到储存载体的的影响很大，以软盘和移动硬盘为例，其使用均有一定的期限和次数限制并且可能在使用的过程中受到载体本身质量的影响，如果突然出现问题而并无进行备份，则电子文件难以找回，因此，异地备份就是保存电子文件时的必要措施，即把文件转化成不易被篡改但又易于识读的其它载体，搞好异地备份是电大教务文书档案人员的职责所在。在过去的档案移交过程中，移交档案只负责纸质档案和纸质文件目录的移交；现在则需要实行电子文档和纸质文件归档双轨制相结合。双轨制是在文件(包括收文、发文和内部文件)进行运转程序时就形成电子和纸质两种版本，保证电子文件异地保存。这种举措既推进了电大教务档案电子化进程，又提高了建立档案数据库的效率。

总之，电大教务文档一体化管理是基于工作的连续性和整体性，它可以使教务工作的每—个环节逐步实现简化与简便的目标。作为全世界人数最多、规模最大的全国广播电视大学办学系统，只有不断创新教务工作的一体化管理思路，才能在充分挖掘有限人力、物力和财力的前提下，努力实现人才培养与人才选拔的一体化管理。

[1] 赵振武. 电大教务文书、档案工作自动化的一体化刍议 [J]. 贵州广播电视大学学报，2012，[1].

[2] 叶建国. 论高校教务档案管理 [J].考试周刊 ，2011，[15].

[3] 汤惠玲. 浅谈中职学校教务档案管理办公自动化中存在的问题及应对策略,[J]. 办公室业务2013,[4].

[4] 刘志选. 远程开放教育教务档案电子化的创新思考 [J] 兰台世界，2009 ,下半月.

[责任编辑 王爱萍]

2014-01-20

刘新喻(1964— )，女，安徽省萧县人，青海广播电视大学教务处副研究馆员。

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1008-4649(2014)01-0082-03