施工企业项目物资管理信息化的探讨与实施

段高懿

摘 要：施工企业的项目物资管理具有复杂性强、内容杂乱、管理难度高等特点，又对企业效益、施工成本、工程控制等核心施工因素有直接影响，所以一直以来都是项目施工中的难点。因此，近些年来随着信息技术的进步和普及，部分施工企业开始尝试将信息技术应用于项目物资管理并取得了一定的成效，这对施工企业的管理优化有很大的启示意义和促进作用。本文将结合实际的应用经验，分析信息化项目物资管理技术的应用特征和应用方法，希望能对该技术的进一步普及有所帮助。

关键词：施工企业；项目物资管理；信息化

物资管理信息化是一种应用了电子信息技术的物资管理方法，具有很强的实时性、控制性、准确性和共享性，目前已经在物流管理行业得到了较为广泛的应用，但是在项目施工方面的应用目前仍处于起步阶段。物资管理信息化的基础是通过计算机网络技术构建的物资管理系统，能将物资的特征和流动情况迅速反映成电子信息数据，这样一来管理人员通过管理这些数据就能实现物资管理。由于项目施工和普通的物流行业在行业特征上存在较大的区别，所以项目施工的信息化物资管理系统需要企业以自身的行业特征和需求为依据专门构建。

1 施工企业的项目物资管理概述

出于成本控制的考虑，施工企业大多对工程项目的物资管理非常重视，但传统的物资管理方法大多依靠人力手工作业，庞大而复杂的物资数据令物资管理的作业效率非常低，往往完成物资统计时，该物资已使用和调度完毕。这样一来，即使管理工作者发现问题，所能做的也仅是事后警告而已，起不到成本控制的效果。而且传统的物资管理模式缺乏系统性，各个部门获得的物资管理数据独立且分散，只能发挥统计核算能效，无法用于采购指导与成本分析。在这种背景下，信息化的物资管理系统作为一种有效的优化工具被应用于施工企业的日常工作是一种必然。

2 信息化管理对项目物资管理的优化作用

2.1 信息化的项目物资管理对施工效益的优化作用

对施工项目来说，物资管理与施工效益的几大影响因素直接相关，因此物资管理实现信息化可以间接优化项目工程的施工效益。从工程成本方面来看，信息化的项目物资管理对物资流动和物资信息都有更强的掌控力，相比传统的人力管理，信息化管理基本不会有工程物资漏配或重复调配现象，而且能系统性地完成物资优化配置，能将工程成本控制在必要的最低限度。从资金占用方面来看，信息化的物资管理因为具有很强的实时性和动态性，所以能够有效避免传统管理中的滞后现象，令资金和物资的流动更顺畅，减少不必要的资金占用。信息化的物资管理通过对这两大要素的优化作用，实现了对工程效益的提高。

2.2 信息化的项目物资管理对管理效率的优化作用

工程项目的物资管理工作极为繁杂，必须动态化地对物资的采购、验收、计划、运输、储存、保管等过程进行动态跟踪，并收集、整理、分析其中产生的各类报表、单据、合同等文件。在传统的物资管理中，这些工作都由人力进行，由于需要处理的数据不仅种类繁杂，而且数量庞大，所以费时费力，错误率高。信息化的物资管理系统能够瞬时处理大量的物资数据，极大地提升了数据处理的速度和准确性，而且处理完毕的数据能够通过检索系统随时查阅，对物资管理工作的效率有显著的优化作用

2.3 信息化的项目物资管理对统计核算的优化作用

物资管理工作所获得的数据是统计核算的重要参考依据，传统的物资管理数据由于处理困难所以不仅有较强的滞后性，而且失误率高、条理混乱，在实际的统计核算工作中能起到的作用非常有限。信息化的物资管理则消除了这些缺点，基本可以做到将最新的物资数据实时传送给核算部门和财务部门，而且经过电子信息系统处理的数据具有多种分类方式，核算部门与财务部门可以按照工作需求选择便于自己工作的数据分类法，获得条理清晰、特征明确的物资信息。这不仅提高了统计核算的精确程度，更提高了统计核算的工作效率。

2.4 信息化的项目物资管理对规范管理的优化作用

各个施工企业都在进行项目管理规范化的改革，物资管理的规范化也是其中的一部分，而物资管理信息化对这一进程有很好的优化效果。因为物资管理信息系统作为一种电子信息系统本身就具有很强的标准化、程序化特征，可以说这种系统的应用为项目物资的规范化管理赋予了一定的强制性，所以信息化的物资管理一定程度上加速了项目管理整体的规范化进程。另一方面，物资管理的规范化会对与其密切相关的财务、核算、工程控制等工作产生影响，间接地减轻这些工作的规范化阻力，因此其对规范管理的优化作用是多方面的。

3 信息化管理在项目物资管理中的实施前提

3.1 信息化项目物资管理的初步推广前提

在信息化物资管理的初步推广阶段，各方面的阻力较多，因此在推广准备中更应注意全面化，以广度为主，深度为辅，不求成熟应用，但求没有推广死角。具体来说，应从以下几个方面入手进行推广准备：第一方面是领导决策方面，需要领导加强关注和监督，决定适当的软硬件，以提高企业全体对该工作的重视程度；第二方面是计划制定方面，物资管理部门需要在信息化改革施行前制定细致、完善的实施计划，避免实施工作因意外因素产生混乱；第三方面是日常管理方面，适当调整日常管理工作，使之能与物资管理的信息化进程相配合，避免二者不协调引发的重复劳动或工作空白；第四方面是信息核对方面，建立专门的监督机制，校核物资管理信息的准确性和及时性，减少推广阶段容易发生的信息出错现象；第五方面是应用分类方面，划分信息化物资管理各个区块在应用推广方面的难易程度，将推广阶段难以实施的工作推迟到下一阶段；第六方面是系统定制方面，施工企业需要和信息系统的开发单位积极协调，保证获得的信息系统与企业的物资管理工作有最高的适性。

3.2 信息化项目物资管理的进阶应用前提

信息化物资管理的进阶应用需要一定的应用基础与应用广度，要确保企业的各个部门已经初步适应了物资管理的信息系统，积累了一定的应用经验，并对各种应用问题有了足够的了解。进阶应用的准备工作应注意深度化、细节化、实践化，具体来说，要从以下三方面入手：第一方面是硬件方面，根据实际的应用情况，调整和更新原有的硬件设备，依照实际的工作量对电脑、线路、网络等重新进行优化配置；第二方面是软件方面，结合物资管理的细节需求，请软件开发单位提供必要的补丁，部分在推广阶段封锁的功能可以在此阶段投入实际应用；第三方面是人员方面，从推广阶段的重点人员培训转变为进阶阶段的全体物资管理人员培训，建立专门的培训机制，保证物资管理的所有人员都熟练掌握物资管理信息系统。

4 信息化管理在项目物资管理中的实施措施

4.1 项目物资的信息管理系统在供应商管理方面的应用

物资信息管理系统拥有供应商认证功能，具体来说，在进行各个项目的物资采购之前需要先进行供应商评价，评价结果记录下来后通过信息管理系统传输给企业，由企业整合资料并进行合格供应商的评估筛选。最终评估合格的供应商会输入并公布在信息系统里，未来在采购物资时，信息管理系统只会承认这些具有合格认证的供应商的采购数据。这种评估需要定期进行，结合一段时期以来供应商的实际供应情况和表现重新认证，剔除不合格者，选拔优秀者，以保证物资管理信息系统中的供应商数据长期保持能效。

4.2 项目物资的信息管理系统在价格管理方面的应用

由于项目物资的数量和种类非常庞大，所以纯粹由人力进行价格管理基本无法做到完善化。因此，物资管理信息系统中设置了价格管理模块，该模块具有以下几种功能：

其一，供应商报价的发布整理功能；

其二，物资所在项目与物资采购实际单价的汇总统计功能；

其三，与各类建材价格信息数据库与网站的链接功能；

其四，对建材价格变化的统计和记录功能。

通过以上功能，项目物资的价格管理可以极大地完善化，对采购成本和采购价格都实现了可靠控制。

4.3 项目物资的信息管理系统在合同管理方面的应用

项目物资的管理需要牵扯到大量的采购合同，因此用于合同管理的模块在物资管理信息系统中是不可或缺的。合同与普通的采购文件有所不同，对规范性、完备性、细致性、程序性的要求都非常高，因此合同管理模块需要设置标准化的采购合同文本库以供对照。合同签订之前需要先通过录入和传输系统提供给企业管理层，由企业管理层和各个分项目的管理人员提出修改意见后才能进行实际的签订。此外，合同管理模块还需要对和融执行情况的记录功能，以便于物资管理人员确认合同是否得到落实。

4.4 项目物资的信息管理系统在业务流程管理方面的应用

针对业务流程施行的信息管理包括以下四方面的功能：第一方面是管理物资目录的功能，该功能应保证物资数据能够及时、准确、完整地更新，同时还要能以清晰的条理性进行物资目录编码，以便于整理和检索；第二方面是管理物资计划的功能，通过信息系统进行各个部门物资需求计划的编制和审批，以提高计划定制效率；第三方面是管理物资流通的功能，需要记录物资在收纳、发放、储存过程中的全部特征数据，以加强对物资流通的掌控；第四方面是管理物资消耗定额的功能，需要从费用定额和实物定额两方面来控制物资消耗，通过信息系统对比这二者能避免物资的费用消耗和实物消耗产生差异。

4.5 项目物资的信息管理系统在统计分析与报表管理方面的应用

通过信息管理系统进行的物资统计分析与报表管理具有生成快、对比效果好的特征。首先，信息系统可以采取供应商、物资类比等因素与收入关系的数据，自动生成物资采购用的价格曲线；其次，信息系统能够统计施工项目、物资类别等因素与支出关系的数据，自动生成工程控制和核算用的消耗曲线；最后，信息系统能够实时统计物资的库存情况，为物资的优化调度提供准确的参考依据。

5 信息化管理在项目物资管理中的实施能效

5.1 信息化项目物资管理在过程控制方面的能效

信息化的物资管理实现了施工过程中对材料成本的完全控制，避免了传统物资管理中材料成本控制的滞后现象，这为施工过程中的成本预控、超标预警、即时统计等工作提供了基础。

5.2 信息化项目物资管理在远程控制方面的能效

物资管理信息系统的远程联网功能令物资管理人员不必再亲赴工程实地进行物资管控，只要通过信息网络就能远程控制多个区域的物资使用情况，这对部分施工场地广大或施工地域分散的项目施工来说是非常有利的。物资管理远程控制的实现不仅节省了大量的人力物力，而且平衡了物资管理的水平，避免了管理者个人素质差异引起的管理水平不均现象。

5.3 信息化项目物资管理在信息共享方面的能效

物资管理信息系统为施工企业提供了优秀的信息共享平台，该平台能够统合和吸纳大量的物资管理数据，自身可以发挥出强大的数据库功能，这对施工企业物资管理水平的进步有非常积极的意义。另外一方面，信息管理系统的信息共享能效为各个施工企业提供了同行业间的横向联系机会，这为我国项目施工企业在未来实现协同化发展奠定了一定的物质基础。

6 结语

施工企业针对项目物资管理进行信息化改革可以说是一种时代的必然趋势，但由于项目物资管理自身的复杂性和信息化物资管理系统在应用技术上的不成熟，改革中遭遇一系列问题是在所难免的。因此施工企业在实施信息化物资管理的初期应强化问题回馈机制和细节调整能力，对改革中遭遇的各种问题做到早发现、早分析、早解决，尽快完善物资管理信息系统，为物资管理信息化在施工项目中的进一步应用打下基础。

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