村集体经济组织财务现金支出的“原始凭证不合法手续不完备”问题之我见

郝树朋

村集体经济组织财务现金支出的“原始凭证不合法手续不完备”问题之我见

郝树朋

村集体财务执法审计入账“原始凭证不合法、手续不完备”问题，一直是相当部分村集体经济组织财务管理中存在的普遍的、较多的问题且多不被重视，原因是多方面的。那么何为“原始凭证不合法、手续不完备”呢？找到它的成因，把握好两者的区别，准确定性和查纠此问题，对提高执法审计的质量，避免执法过错；对正确评估其内控制约机制的有效性，规范村集体财务很有现实意义。下面就对此及相关问题谈谈自己的一点浅见。

一、什么是外来合法原始凭证

1、原始凭证按来源渠道分为外来的和自制的（自制的本文略）两种。外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时从其他单位或个人直接取得的原始凭证。比如在商场购物商场开具的发票、出差住宿旅店给开具的住宿费收据等。

2、合法原始凭证包括：（1）原始凭证所记录反映的经济事项合法；（2）原始凭证上应填写事项均一一填写的全面、清晰、数字大小写一致正确、盖章名称与发票台头一致。其中的“全面”也包括“付款人”一项不能空白。其中的“清晰”包括两个方面的意思：一是字迹、数字、要清晰，没有刮、补、挖、擦涂痕迹；二是所购商品名称或开支项目要清晰具体，不能用模糊的“办公用品”等非具体商品名称或开支项目名称来代替；（3）开票单位或个人开出发票、收据的盖章或签名名称，应与应收款单位或个人的名称相同。比如为本村小学开支教师节慰问款，该学校应当以学校的名义出具收据并盖章，而不能由校长个人名义等代签收。（4）由于多数发票的商品栏数所限，一次性购买较多不同商品而发票不能承载的，应当要求销售方出具具体的购料单，作为原始凭证的附件入账。比如购电料详单、村委会在本村定点小卖部定期结算的每次购买商品时经办人的签名单等。

3、不合法原始凭证的成因和重点问题

（1）“客观不能”，即客观上确实无法取得正式凭证，这里主要指发票。由于现实情况的复杂性，有的销售方受客观条件所限，确实无法取得正规发票给购买者，例如村集体在农贸市场购买小杂品等。由于这些销售者大多是无需办理税务登记的小商贩，甚至是农户的自产自销，客观上没有也不可能给购买者开具正规发票。

（2）“主观不愿、故意、不知”。①主观上不愿意取得正规发票，确切地说是不愿为了使用正规发票而支付税款。所以一些商品销售者为了少缴税费、商品购买者为了低价够买商品，就不要不开正规发票了。②销售方出具的原始凭证被村集体购买经办人故意不合法。一些村集体经济业务经办人故意笼统模糊商品名称或开支事项。如将购买的非单位公用的书籍，要求销售方开成“学习资料”，将定期在本村定点小卖部结算购买的商品，在未附购货明细的情况下开写成“办公用品”等。③做为农村集体经济业务经办人甚至有的财务负责人更换较频繁，没有和很少经过专业培训，对合法原始凭证相关要求并不详知，所以对对方开具的发票、收据看不出问题、提不出合法要求则在所难免。

原始凭证被故意被不合法问题，是原始单据不合法问题中的重点问题，应当特别注意。

二、什么是完备的开支手续

1、开支手续完备与否，笔者认为应从小、大两个范围去认定。小范围是指村集体在帐内原始凭证上记载的准完整与否，大范围还应包括帐外对此项开支是否符合预算要求、限额审批等开支审批程序是否履行等，也就是说凡是未落实村集体开支审批制度有关规定就支出现金的，均属开支手续不完备问题（大范围开支手续完备问题本文略）。

2、完备的开支手续应该包括以下几点

（1）财务负责人根据具体开支事项和额度预批支出。

（2）经办人据此支款办理经济事项完毕后，在获得的合法原始凭证上签上经办人字样、自己的名字和签名日期。

（3）财务负责人在此凭证上审核签名，并写明具体开支事由或具体购物用途、注明签审日期。

（4）经办人据此报账。

上述第二、三步是开支手续完备的核心，之后是民主理财程序（本文略）。

三、不合法原始凭证与开支手续不完备的区分

一张已经入账的原始凭证，可能存在“原始凭证不合法、开支手续不完备”的多个问题，那么那些是“原始凭证不合法”问题，那些是“开支手续不完备”问题呢？笔者认为，不合法原始凭证指的是接收到的外单位和个人出具的发票、收据存在的不合法问题；而开支手续不完备则是指接收到外单位和个人出具的发票、收据后，村集体相关人员没有为该原始凭证履行规定的手续就入账的是开支手续不完备问题。可以看出，不合法原始凭证问题主要是开票方的问题，开支手续不完备则是村集体自己的问题，两个问题一前一后，相对独立，界限分明。

四、完备开支手续严密内控机制

完备开支手续，是为了记录和再现经济活动的关键节点，以达到明晰责任、民主管理加强制约的目的。可见现金支出手续完备与否，应是评估村集体经济组织财务管理内控制约机制是否有效的主要指标之一。执法审计中时有发现，个别村集体的现金支出业务由财务负责人“一条龙”办理。什么意思呢？就是从支款、经办、付款、审批均是同一个人独揽，笔者称这种现象为“一条龙”支出，直接实例是已入账的支出原始凭证上手续不全，主要特征是没有经办人签名，其成因主要是审批人在原始凭证上审核签名但不愿再显现自己还是经办人形成；还有不少的案例是原始凭证上开支事由用途或无或不详，其成因相当一部分是故意不为之。使村集体的经济活动不能详准全面的再现，产生管理制约漏洞，有可能掩盖着这样和那样的看似问题不大的大问题。我们知道，严密有效的内控制约机制是确保村集体资金安全、有效的重要保证，完备开支手续是确保村集体资金安全、有效的重要保证之一，因而我们对村集体现金开支手续不完备问题不可轻视，应加强审计监督，严格执法，认真加以解决。

五、“不合法原始凭证开支手续不完备”与“白条入账”

笔者认为，“白条入账”是一个没有标准定义且有认识差异的一些财务管理和审计执法人员的习惯口语，但执法法规中都没有“白条入账”一词。所以在审计执法中将“原始凭证不合法、开支手续不完备”的问题惯性简化定性为“白条入账”，极易形成审计执法案件的于法无据、定性错误的执法过错，因此应当特别注意纠正。

（作者单位：辛集市农村经济管理站）