浅析档案信息化标准规范建设

杨璐源

摘 要：标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件。因此，在档案信息化建设过程中，制定与推行相关的标准规范尤为重要。

关键词：档案信息化；标准规范；建设

推荐使用统一标准规范是适应档案信息采集、利用网络化的需要。数字化档案信息的主要特点是通过宽带网络技术，向广大网络用户提供丰富多彩的档案信息内容，实现档案信息的高有效性和高可用性。因此，要实现多个分布式异构信息系统中实施资源信息的有效发现、定位、检索和导航，就必须采用统一的数据格式和元数据标准，保证广大用户对存取海量信息的有效性，最大限度地满足用户的多方面需求。推荐使用统一标准规范是适应档案信息资源多样性的需求。数字化的档案信息是网络信息资源，形式多种多样，文本、图象、音频、视频等，因此，档案信息资源加工中应用的标准规范就必须针对这些类型的信息进行管理。

推荐使用统一标准规范是满足数字资源长期保存的需要。随着硬件设备及软件系统的快速更新换代，存储媒体也将面临在新设备和新系统中的兼容性问题。使得数字资源的永久性存储问题成为档案信息化建设面临的一个严峻挑战。因此，必须采用一系列新技术，使得在信息技术持续快速更新和数字对象及其元数据的存储量不断扩大的条件下，能够保证数据资源的长久保存。此外，还必须预测和考虑未来技术的发展趋势，使当前的标准和规范能适应以后的变化。

制定我国档案信息化标准规范体系，要符合中国国情，符合国家信息化工作的基本方针，同时也要兼顾能与国际上发达国家档案信息化方面标准规范体系相衔接。

1 符合国家信息化建设和档案管理的各项方针政策

建立全国档案信息化标准体系，要按照国家已经确定的国家信息化体系及其要素来制定。同时兼容行业和地方的情况，以求上下兼顾，相互配套，形成较严密的体系。

2 符合国情并适合国际间的衔接

世界各国档案信息化建设飞速发展，档案信息化程度成为衡量一个档案馆现代化水平的重要标志。一些开展档案信息化建设较早的国家如美国、澳大利亚等，这些国家采用先进技术较早，他们现在遇到的问题，我们将来也可能遇到。因此。中国档案信息化标准化体系的确定，既要符合中国国情，能反映中国档案信息化发展的实际，也要积极吸收国外的先进经验，考虑国家间信息化水平互相接轨的因素。

3 具有综合性和可操作性

在规范中国档案信息化建设的过程中，建立档案信息化标准体系时，在考虑具有科学性的基础上，还要遵循两个主要原则：一方面标准规范体系要具有综合性，以尽量少的标准完成综合信息管理的任务；另一方面要具有可操作性，使设计的指标能客观地反映问题，以真正做到为政府宏观决策提供量化的依据。

4 具有导向性

任何一种标准规范体系的设置，在实施中都将起到引导和导向作用。为了推动档案信息化的发展，档案信息化标准规范体系将从促进信息技术应用、信息人才培养、信息资源开发利用、提高信息化在档案事业发展中主导作用的效果等方面加以引导，使中国档案信息化标准规范体系建立在科学、可靠和可行的基础之上，建立在促进中国档案信息化水平的快速提高、尽快缩小与国际间档案信息化发展差距的基础之上。

档案信息化标准规范体系的建设，可以从管理、业务和技术等三个层面来制定和推行。

5 管理性标准规范

管理性规范，即对数字档案的管理提供的一套规则。包括数字档案相关概念定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、真实性保证、检索路径、利用方式等。

管理规范需要国家档案行政管理部门制定并统一推广实施，以保证数字档案信息的统一规范和资源共享。通过借鉴现有的标准规范，并制定一系列数字档案馆管理规则，明确档案馆工作人员的职责和任务，以及用户的权利和义务，以保证档案信息化建设各项工作的正常开展。

6 业务性标准规范

业务规范与标准，是针对数字档案业务处理进行规范化管理，其范围包括与档案信息化建设相关的，涉及数字档案的术语标准、资源标识、描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等。在档案信息化建设过程中，有必要根据数字档案管理的特点以及网络应用的特点，进一步制定相关的业务规范与标准。目前，国家档案行政管理部门制定的一些标准和规范正在得到广泛的推行。比如：在机关文件归档范围和保管期限方面，国家档案局印发的《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定（征求意见稿）》。

在电子文件归档管理规范方面，国家档案局正在制定国家标准《电子文件归档与管理规范 征求意见稿）。它规定了在公务活动中形成的，具有保存价值的电子公文的收集、积累、归档及数字档案管理的一般方法。

由于我国目前对电子文件和数字档案真实性和完整性的衡量标准在学术界还有争议，数字档案的法律效力也还没有得到正式认可，这给数字档案馆的权威性和利用价值带来了一些疑义。

7 技术性标准规范

技术性标准规范，包括数字档案的术语标准、资源标识、描述、存储、交换、管理和使用标准、数据格式标准、软硬件设施建设技术标准等。技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

电子文件元数据集标准，如元数据集的结构（层次）：电子文件元数据集作为一个附属的数据集合始终和数字档案本身保持着密切的逻辑联系，一份数字档案对应一个数字档案元数据集，它记录了数字档案所有的特征，是保证档案的法律效力，对档案进行维护和检索利用的重要依据。数字档案存储格式与载体标准：对不同媒体的数字档案的接收、存储和输出格式、参数指标和载体形式进行统一规范，目前标准中所涉及的数字档案媒体有数据（库）、文本、表格、声音、图形、图象、视频、动画、多媒体。

为了适应数字档案馆开放性的要求，遵循优先采用国内外现有技术标准与规范的原则，在广泛收集现有标准与规范的基础上，与国内外同行及计算机技术人员进行了深入的研究与协商，对现有标准与规范进行补充和完善，从而形成一套适用于中国国情的档案信息化建设的业务标准规范。既有利于数字档案馆实现标准化管理和运作，又可以保证与国内外现行规则保持一致，便于顺利与外部接轨。推荐使用标准规范应优先采用国际标准，其次采用国际同类项目使用的工业标准和事实标准。目前需要注意研究下列几类情况：一是可用的已有的标准，二是需要制定的标准，三是需要继续研究和开发的标准，四是需要更新的标准。

档案信息化相关标准的制订，应该有组织有计划地进行，由档案界、信息产业界以及与标准相关的国内软件商共同参与。与此同时，还应该充分参考图书馆、电子商务、办公自动化等相关的技术标准，以及国内外相关行业在这方面所做的工作。在充分调研的基础上，根据国际标准和通用规范，紧密结合现行档案管理的技术标准和业务规范，逐步推出相关的标准规范，最终形成档案信息化的标准规范体系。

参考文献

[1] 毕建新，冯珺. 浅谈档案信息化建设中数据库的标准问题[J]. 机电兵船档案. 2003（04）

[2] 梁绍红. 初、中级档案职称考试教材解读 《档案工作实务》（七）[J]. 浙江档案. 2010（12）

[3] 孙乃光，耿华，胡晔. 浅谈企业档案的信息化建设[J]. 兰台世界. 2006（10）

[4] 徐萍. 企业档案信息化管理之我见[J]. 山东煤炭科技. 2009（03）