信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策

陈 奕

（湖南第一师范学院 人事处，湖南 长沙 410002）

信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策

陈 奕

（湖南第一师范学院 人事处，湖南 长沙 410002）

在高等教育事业快速发展的情况下，高校人事档案的作用显得愈发重要。在信息化背景下，以往传统的高校人事档案管理面临着很多问题，例如鉴定标准的统一和规范问题，档案管理人员素质和档案管理不适应信息化要求的问题，以及如何在信息化背景下准确把握适度公开原则的问题等。文章对上述问题进行了初步探讨研究，提出了完善高校人事档案管理相应的对策。

高校人事档案；信息化；鉴定；真实性

在当今社会，人事档案对个人的前途发展有着很大的影响，利用率很高，而高校人事档案是高校档案信息的重要组成部分，是人事管理工作中一项不可缺少的基础性工作，政策性、保密性、服务性都很强。[1]促进高校人事档案信息化管理，提高档案管理效率，实现档案管理信息化、系统化和规范化，对于准确收集整理好、妥善保管好、充分利用好人事档案具有重要意义。

一 信息化时代给高校人事档案管理带来的新挑战

随着高校规模的不断发展壮大，特别是办学水平的不断提高，要求高校管理更加科学化、规范化，对逐步完善高校人事档案管理也提出了更高的要求。目前我国绝大部分的高校人事档案还处于传统的封闭式管理模式，存在着档案管理方法陈旧、档案利用水平不高、档案内容不规范等一系列问题，迫切需要向信息化管理进行转变。在努力适应当今的信息化管理的前提下，高校人事档案面临着新的机遇和挑战。

（一）高校人事档案的鉴定问题

鉴定的首要任务是从源头上保证档案资料的真实性、准确性。因为真实性，是档案工作的生命，是人事档案能够有效、合理发挥作用的前提和基础。在高校长时间的档案人工封闭管理期间，由于事档案鉴定工作的长期滞后，存在着许多没有规范化、系统化甚至是没有经过鉴定的大量人事档案，我国高校的人事档案中存在着许多档案资料信息不准确甚至为了评职称等原因有意弄虚作假现象，比如：出生年月、参加工作日期、入党时间等基本的信息前后不一致，个人学历、履历造假、虚增以及个人工作能力、特长作假等，这导致高校人事档案存在内容失真，以及材料雷同等现象，无法真正意义上全面的反映一个人的基本情况，不能为人事档案使用的最大化提供应有的帮助。

如果在建立信息化人事档案管理中，漫无目的的把这些人事档案全部进行信息化，一定会造成大量的人力、物力以及财力的浪费，更会严重影响今后档案的管理和使用。所以要牢固树立“鉴定第一”的思想，有意识、有步骤的在档案信息化建设初期就从实际出发，对信息化的内容进行鉴定筛选、分级，确保信息化档案资料的真实性，准确性。

此外，档案保管期限表是档案鉴定工作的基础和管理工作的依据，现行的期限表从1988年实施以来，在十几年的实践中证明存在一些不足。一是条目过于抽象，如行政审计类只有4个条款，概括程度难以涵盖复杂的档案类型范围；二是保管期限过宽，与美国的《通用文件保管期限表1》的规定相比差别非常之大。应该要根据近几年的实际利用率，同时吸收国外成功的档案管理经验进行修订，使之适应信息化背景下档案管理的要求。

（二）高校人事档案管理队伍建设问题

人事档案进入“信息高速公路”，要实现信息化管理，提高使用效率，人才建设绝对是关键中的关键，必须从上到下的建立一支适应信息化要求的人事档案管理队伍。

但目前高校人事档案管理队伍的现状还不能完全适应信息化建设的要求。一方面，人事档案管理人员的思想仍然被传统观念和封闭式管理的思维束缚着，少数高校领导不重视人事档案管理，存在重保管轻利用的思想，认为高校的档案利用工作可能不是那么重要，只需要保管好，在需要审核的时候拿出来进行审核即可。这种被动的工作态度严重影响了档案信息资源的进一步开发和利用，不利于信息化进程。另一方面，一些高校认为人事档案管理工作专业性不高，往往安排一些专业素质不具备的人员从事这一工作，这也在很大程度上阻碍了高校人事档案工作的发展。

信息现代化必然对人事档案管理人员提出新的要求，给高校人事档案工作提出了新的挑战：第一，基础工作中需要大量的信息收集、处理、组织、研究人员，信息生产、软件和硬件维护人员以及相关的信息服务人员；第二，在如今的高科技时代，人事档案管理的新问题、新技术越来越多，相关管理人员必须要与时俱进具备相应的专业素养；第三，信息化背景下，单一的人员结构很大程度上也会满足不了人事档案管理的需要，学科之间的相互交叉、渗透，电子计算机、微缩技术、声像技术、自动化技术、通讯技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的那种传统的档案管理服务方式，专业知识与技能已不能适应要求，全方位加强人事档案管理队伍，引进复合型人才，适应信息化时代的挑战，这样才能实现信息化背景下的高校人事档案的持续发展。

（三）高校人事档案管理制度、管理技术的问题

高校人事档案管理必须以党和国家的各项方针、政策及相关法律法规作为准则，是一项政治性较强的工作，具有严格的保密性，同时保证其安全性、系统性和真实性。所以在传统的人事档案中，特别是干部档案管理是有一套规范、完整、严密的封闭式管理制度，这在一定程度上有利于档案的保密。

但是在信息化管理中，网络是世界沟通的桥梁，一条机密信息的泄漏可能几秒钟之内就已经传遍了全世界，等到发现再删除已经没有任何意义了，这给小至个人、学校，大至整个国家造成的严重后果都是不可估量的。所以在推进信息化前提下的高校人事档案的管理发展中，一定要严格遵守《保密法》及其配套法规。同时要从技术层面上，特别注意在与时俱进、提高效率的同时正确处理信息保密与信息开发、信息利用的各种关系，采用先进的安全保障技术（如防火墙、杀毒软件、数字签名、CA认证等）来防止人事档案信息的破坏、失密或盗窃，因此人事档案的信息化管理对管理技术提出了更为严峻的挑战。

（四）高校人事档案开放管理的问题

通过总结传统封闭式管理的经验教训，很多学者开始考虑如何改革人事档案管理模式。“如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。”[2]开放式人事档案模式的建立，也必将促进高校人事档案的新转折。因为现在的高校不同于以往，人员流动性比较大，在完全封闭的情况下容易导致资料不完全，承接过程出现遗漏或者篡改现象，特别是“三龄一历”。所以，高校人事档案管理也应该逐步适度公开。同时，要非常注意公开的尺度，注意保守国家机密，保护个人隐私，维护公共秩序。

二 新挑战下的高校人事档案管理改革措施

面对信息化时代的新挑战，高校人事档案管理必须根据不同于传统管理模式的特点，从实际情况出发，促进人事档案管理信息化，以提高档案利用率为目标制定合乎实情的改革措施。

（一）制定鉴定标准，改革档案期限表

鉴定的“标准”是否准确，是现代人事档案管理的基础所在，直接影响其管理的效率。所以，必须制定逐步规范、有一定标准的鉴定原则。

从高校人事档案鉴定工作的长期实践看来，一是要分工明确，上下级直接负责，层层逐级进行指导。档案价值、内容的鉴定重复性强、层次分明，要很好地完成，必须分工合作，明确指导。总的来说，就是高校的党、政、工、团及业务部门需要在学校档案室的组织、指导下，完成文件在归档过程中的鉴定任务。二是要及时地进行鉴定，最佳的运用档案资料。即在保证鉴定质量的前提下，尽可能的先整理、归档那些使用频率较高、时效性较强的文件，在档案材料收集、形成、归档的过程中，尽可能的优先鉴定出价值相对较高的文件。对《档案保管期限表》进行改革也是重要的一项措施。尤其是现在档案来源、档案内容的多元化，不再是传统意义上所指的纸质档案，还包括特殊载体档案(如声像档案、电子档案)，所以必须要让其有一个合理的管理制度，奠定坚实的管理基础。笔者认为新的档案保管期限的制定可以考虑以下两个方面：一是加强法规性建设。新的期限表改革不应该再是传统意义上的给予参考意见，而应该具有一定的法律约束性。二是改革目的更加明确。新的改革首先应确定预期所需达到的目标是什么，具体问题具体分析，更加详尽的针对每一类文件制定方法。学校的档案管理期限表应该根据学校的具体情况，而不是直接照搬一般人事档案的管理方法。

（二）加强从领导到团队的人才建设

如今任何行业的竞争归根结底，都是人才的竞争。档案信息化建设中最需要的就是综合素质的人才，关键的是要提高人事档案管理团队的整体素质：

1.加强信息化管理重要性与团队合作精神的教育。充分认识信息化管理的重要性，是顺利推动高校人事档案发展的主要问题。时代在变，人们的思维方式便要跟紧时代的步伐，建立“信息档案、信息管理”的工作方针。要加强团队合作意识，面对信息化的改革，人事档案的管理更应该相互配合，信息共享，才能更加有效快速的促进人事档案事业的发展。高校人事档案管理有着自己的特点，是一项专业性和学术性都比较强的工作，所以工作人员要根据高校的特点，根据教育改革的不断深入，对教师、干部队伍为主的政治材料、学历、专业技术材料进行考核。

2.培养较高的政治觉悟和良好的职业道德。较高的政治觉悟和良好的职业道德是高校人事档案管理工作人员必须具备的基本素质。首先，档案工作本身就是一项政治性的工作，所以拥护党的方针、坚定不移地走党的路线是基本的保障。其次，在信息化管理中，高校人事档案管理人员更加应该认真学习和遵守《保密法》和相关政策，增强法制意识，树立“保守机密、慎之又慎”的观念，不能知法犯法，更不能利用信息化的漏洞去泄密以谋取私利。从宏观上说，档案工作者的日常工作可能不是那么的生动有趣，必须要脚踏实地认真干好本职工作，具备崇高的敬业与奉献精神就显得更为重要了。

3.提高信息化管理的技术水平。在传统的档案管理中，档案管理工作人员不一定是专业人士，专业素养要求不是很高。但是在现代化的信息管理中，工作人员如果没有一定的专业知识和完整清晰的工作是不思路行的。因为大量信息化的数据处理，使人事档案最大化的实现其社会服务功能，都对管理人员的专业素养、信息化水平有较高的要求。

（三）规范人事档案管理制度，不断改进管理技术

高校人事档案管理信息化的关键是注重数据库的建设和规范数据管理。由于高校人事档案所涉及的方面多、内容广、综合性强，容易造成多头分散的现象，所以建立一个统一的制度，使其工作规范化是非常重要的。关键是必须从源头抓起，使高校人事档案的收集阶段更加严密，严格控制其“采集”与“录入”。不仅从相关内容的收集、整理上予以重视，更对信息化应用的软件进行严格规范。充分考虑录入信息数据的相关性、兼容性、关联性问题，提高采集录入信息数据工作的效率、减少差错、杜绝随意性、确保准确性，为深化高校人事档案管理奠定基础。[3]

同时，档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化[4]，在技术层次上必须要充分考虑这三“化”的要求。高校人事档案信息化是宽带多媒体网络和海量信息管理系统，新时代的档案，不仅仅是传统意义上的纸质档案，更有声音、图像等多种形式，所以信息化的档案管理是信息技术与档案管理的有机结合，我们可以从以下几个方面考虑，要“硬”“软”兼顾，不断推陈出新。第一，对管理系统和网络使用的信息设备统一硬件要求，对管理人事档案的软件建立信息管理功能，形成设备通用性强、信息能够共享的管理系统。第二，要抓紧人事档案软件的开发与建设，从实际出发，结合高校的最为实际、最为紧迫的需求来开发应用，同时也需要长远眼光，充分考虑人事档案未来的发展需求与实用性，处理好潜在与现实的两个需求关系。第三，要时刻关注国内外先进的相关技术，特别是发达国家的最新科研技术，有益的借鉴吸收与创新，为其发展提供源源不断的生机。

（四）实行相对开放管理，完善相关法律法规

根据《档案法》第24条规定：“损毁……属于国家所有的档案的”，“擅自……销毁属于国家所有的档案的”，“涂改、伪造档案的”，“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。为了保障人事档案的真实性、可靠性，其流动范围必须有所限制。[5]建立一种“外松内紧”的相对开放管理制度。信息化时代的高校人事档案可以适度的公开，实现最大化的社会服务功能，让档案管理真正的从静态的收集向动态的服务转变，使其成为广大师生的息息相关的信息资源，同时要更加注意安全保密问题。解决途径有以下两个方式：一方面，必须要完善相关管理制度，对不同等级的访客设定不同的权限和控制访问的范围，利用安全可靠的防御手段，如采用信息 182加密、防火控制、数据备份，实时监控防止黑客入侵，确保信息化的档案真实、安全，全面建设高校人事档案的防护体系；另一方面，根据实际的国情需要，不断加紧完善、健全相关法律制度，普及相关法律知识和法律义务，充分了解属于政府信息公开条例以及属于应当严格保密的相关人事档案信息的区别，接受群众监督、举报、投诉，对于违反法律的相关责任人严格进行追究。

21世纪是信息化的时代，特别是作为祖国栋梁摇篮的高校，更需要与时俱进，在实际工作中，高校的三大主要功能是：人才培养、科技研究以及服务社会，无论是哪一项工作都离不开人事档案的支持，所以高校人事档案管理的信息化则成为了其发展的必由之路，我们必须去不断地发现其信息化背景下的新问题，然后解决新问题。

[1]徐英.高校人事档案管理探析[J].青海社会科学,2006,(6).

[2]王英男.新时期人事档案管理模式研究[J].黑龙江档案, 2012,(3).

[3]蔡跃江.杨丹高校人力资源档案管理的作用绩效、动力来源与建设策略[J].档案学研究,2012,(2).

[4]高谭.关于高校人事档案管理信息化建设的思考[J].中国教育信息化,2007,(7).

[5]陈兆祦.应当改革人事档案的“终身”制[J].档案学通讯, 2003,(5).

G273

A

1673-2219（2014）06-0206-03

2014－03－12

湖南第一师范学院2013年度校级科研项目（项目编号XYS13S10）。

陈奕（1981－），女，湖南湘潭人，讲师，硕士，研究方向为档案学。

（责任编校：周欣）