文书档案管理的信息化建设分析

摘 要：文书档案管理工作是档案工作中的重要组成部分，随着信息时代的来临，计算机网络逐渐进入到人们生活工作中，为人们提供了更多便利。传统的文书管理工作逐渐不能满足社会发展的需求，文书档案管理的信息化建设已经成为社会发展的必然。本文阐述了文本档案管理进行信息化建设的必要性，对现存的问题进行了分析，并提出了相应解决措施。

关键词：文书档案；信息化建设；档案管理

文书档案管理工作主要就是对文档资料进行搜集、整理以及保存，因为涉及到的方面比较多，如果工作过程中管理不到位就会造成混乱。另外，因为档案都具有一定机密性，这就对文书档案管理工作提出更为严格的要求。通过对文书档案管理进行信息化建设，不但可以大大缩减工作人员工作量，同时更加能够提升工作效率，保证工作质量，对提高档案管理工作具有重要意义。

1 文书档案信息化建设必要性分析

1.1 提高工作效率

文书档案管理工作是档案管理中的重要组成部分，因为工作内容主要是对档案资料进行搜集、整理以及归档等，任务量比较繁重，对工作人员要求比较高。另外，传统文书档案管理工作中如果遇到内容需要修改的档案资料，还需要对已经整理归档的档案进行拆卷，严重浪费人力和物力。而通过信息建设可以直接在计算机上进行搜索，并且可以直接修改，避免了劳师动众的寻找，和乱涂乱改的尴尬，在缩减工作环节的基础上提高工作效率。

1.2 信息共享

文档管理信息化建设，可以利用信息网络技术将传统纸质文档转变为电子文档，在档案资料寻找时更方便快捷，并且不会受到时间、地点等多方面条件的约束，为人们的生活工作提供了巨大的帮助。另外，传统文书档案管理在对档案资料进行搜集、整理以及归档后只是置于文件柜中，不能做为数据资源进行共享。这样不但使得文件资源的查找变得困难，同时还浪费了大量的资金和资源。通过对文书档案管理的信息化建设，传统的案卷级转变为文件级档案管理，真正意义上对文书档案进行从外到内的控制管理。随着信息网络技术的快速发展，档案信息与载体可以通过分离使用，并且可以与其他信息资源进行互联，使得信息数据的应用效率更高。

1.3 提高档案资料传输速度与安全性

在文档管理工作中，很多时候工作人员会对档案资料进行私存，或者是文档的传递管理不严格，造成档案资料的损坏或者是丢失，这都为档案管理工作的顺利进行造成了不可避免的麻烦。很多情况档案资料的传递都是通过快递来进行，而此种传递方式也会受到一些外在因素的影响，在传递时间以及内容上对工作造成影响[2]。而通过信息化建设则可以有效避免这一问题，可以通过计算机网络进行跨空间短距离的传输，不但提高了文档传递效率，同时也增强了文件的安全系数。

2 文书档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 重视程度比较低

随着信息时代的来临，人们对计算机网络的认识在不断加深，对人们的工作和学习带来了更大的帮助。就新阶段文书档案的管理工作来看，信息化建设状况并不容乐观，依然存在很多问题，如档案管理信息化建设规范化、合理化、科学化程度不高，信息软件应用杂乱等，此类问题的存在都影响着文书档案管理信息化建设工作的进一步发展。造成这种现象的主要原因就是因为重视程度比较低，领导信息化建设意识较淡薄，无论是人力还是物力上投入明显不足，不能针对社会发展的需要对原有工作制度进行调整完善，使其不能满足信息化背景下档案管理工作的需要，阻碍了文书档案管理工作信息化建设更深层次的发展。

2.2 信息化建设标准不完善

档案管理信息化建设存在明显的异构现象，而造成这种现象的原因就是建设标准不完善不统一，每个单位每个部门都存在自己的建设标准，致使建设完成后档案之间的共享性降低。信息化建设标准不统一不完善主要表现在以下几个方面，信息化建设软件缺乏必要的通用性和适应性；计算机与辅助设施型号等各方面匹配上缺乏统一性；文书资料归档缺乏统一和完善的分类编码和检索程序。同时，国家对此方面的管理力度也比较薄弱，没有相关的政策和法规对此文书档案信息化管理进行有效的引导和管理，很大程度上影响了档案信息化建设的进程。

2.3 存在严重的安全问题

文书档案管理信息化建设主要是建立在计算机网络系统上，而网络环境存在很强的不安全性，再加上档案具有很强的保密性质，这就对环境的安全性要求更为严格。环境安全问题主要体现在文件已经电子档案数据的安全，在网络环境下易受到网络黑客以及不良程序的攻击，在文档保存以及传递过程中也极易受到病毒和木马等感染，而造成文档资料受损或者缺失。另外，工作人员专业素质如何很大程度上影响了信息化建设的进程和质量，先进的技术和管理需要素质更高的人才，在文书档案管理信息化建设过程中，需要更为专业的计算机和档案管理人才，能够完成系统开发、服务咨询、信息导航以及程序维护等工作，保证档案可以在安全的环境内进行共享，发挥其具有的最大功能。

3 文书档案信息化建设实施策略分析

3.1 转变档案管理方式

文书档案管理工作传统模式主要是人工搜集、整理、归档等，而文档资料的载体为纸质、录像以及图片等，整个工作工序比较繁琐，并且工作量巨大[3]。想要有效实现文书档案信息化建设，首先要做的必须要转变档案管理方式，以计算机为基础进行文档资料的搜集整理，并建立完善的数据库，实现资源的重复利用和资源共享。另外，单位领导必须要增强信息化建设思想意识，加大人力、物力、财力支持，尤其是保证硬件设施的完备。并且还需要建立完善档案管理工作体系，日常工作必须要按照规章制度来进行，将档案管理工作逐渐由手工转变为信息化、自动化管理。

3.2 提高工作人员专业能力

文书档案管理信息化建设，对工作人员提出更为严格的要求，要求其不但具备档案管理相关知识，同时更需具备高超的计算机技能，熟练掌握信息化技术各项知识。针对此方面，单位可以为员工提供学习、培训的机会，是其可以熟练掌握有关的文化，管理以及理论知识，重点研究管理学、、数学以及计算机等方面内容，根据社会的发展不断丰富自身，保证能够满足信息化建设的需求。另外，可以通过竞聘的方式，选拔具有档案管理学、档案学以及目录学等专业知识的人才。档案管理工作的信息化建设，不但要求工作人员具有档案与计算机知识与技能，同时还需要其他员工与部门的支持，将日常档案资料等通过计算机来进行保存、传递等，为后期档案管理工作的顺利进行提供更多帮助。

3.3 建立完善数据库

建立完善数据库是文书档案资料共享的前提，档案一般都具有很强的保密性，是承载历史信息和公文信息的载体。通过档案管理中心建立完善数据库，可以对文书档案管理信息化建设提供更多技术支持。通过局域网以及内部网络的建立，可以真正意义上实现档案资料的网络化与共享化。通过信息检索等可以更及时便捷的为人们提供有价值有帮助的信息资料。另外，通过数据库可以帮助档案管理人员更快捷的对已入档资料进行修改整理，可以更有效的提升档案管理工作效率。

4 结束语

档案管理工作是影响单位正常运行的重要部分，在信息网络背景下对文书档案管理进行信息化建设，是社会发展的需要，同时更是档案管理部门持续发展的必然。我们需要坚持不懈的对此方面工作进行研究，并针对存在的问题进行研究，积极寻找解决措施，不断提升档案管理工作的信息化、自动化以及有效化。

参考文献

[1] 姚凤琴.分析档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].华章.2012，（19）：23-24

[2] 赵燕.浅议地质档案管理信息化建设的经济效益[J].中国商界（下半月）.2010，（08）：15-16

[3] 王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设.2011，（07）：14-15

作者简介

张玉军（1974—），女，河南省濮阳市高级技工学校，档案馆员。