述高校人事档案统计工作

赵金卓　赵曼

摘 要：高校人事档案工作者利用自己的专业知识，对档案管理工作通过档案统计数据来进行分析、探讨，提高档案统计管理的功能和作用，解决高校人事管理工作中存在的问题，从不同层面进一步地完善、研究。

关键词：高校；人事档案；统计工作

人事档案的统计工作是非常重要的。其内容通常有六个基本环节，即人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。在这六个环节中，统计是其中一个重要环节，也是搞好高校人事档案管理的必要条件。档案统计就是用定量的方法对档案、档案工作进行量的抽象，通过质、量联系中对数量的观察和研究，以及指标数字揭示档案和档案工作诸现象的发展过程、现象及一般规律。

1 档案统计工作的作用及表现

档案统计工作，为反映档案管理工作规模、水平、发展速度，加强和改善管理提供重要依据。从各种不同角度统计出来的数据和统计项目中，在一定程度上，能看出你这个单位的业务水平和管理人员的素质情况。如果需要了解档案增长速度，也可以通过求不同时期档案递增的绝对值和对比率剖析。同时，这些数据的统计，也能为总结经验、摸索档案工作发展规律提供线索和重要依据。

开展人事档案统计的意义主要表现为：第一、从认识档案管理角度来说，统计是人事档案工作的基础性工作；第二、从人力资源管理工作解读来说，统计可以为开展有效的人力资源管理提供大量的数据和信息服务。

高校人事档案的管理工作离不开统计，人事档案统计是档案标准化的基本内容和环节。搞好档案的统计工作，及时掌握、了解档案工作情况，研究它的发展规律，制订新的工作计划，提高档案工作管理水平，具有很重要的现实意义。中共中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业”。档案作为一项历史的真实记录，其内容的重要性决定了档案价值的长远性，因此加强档案管理的基础统计工作，是搞好档案管理的重要条件。要做到心中有数，有效地发挥认识档案的历史作用。

2 高校人事档案统计工作的内容

记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

高校是各类人才的聚集之地，承担着知识创新、人才培养和服务社会的重要使命。人事档案是高等学校发现人才、管理人才、选用人才的重要依据，是稳定教职员工队伍的有力凭证，在人才预测、政策决策及人力资源开发等方面起着十分重要的作用。人事档案管理是学校管理中的关键、是最活跃、最具有艺术性也是难度最大的工作，而档案统计工作又是人事档案管理事业中一项重要业务工作，是人事管理中的一个重要环节。档案事业的改革发展、开拓、创新都离不开基础统计数据。随着高校人事制度的进一步深化，探索人事档案统计工作的新模式、新体制、新方法成为当前人事档案管理工作的重中之重。高校要不断强化内部管理，运用科学的管理方法，探讨和研究档案及统计工作的特点和规律，提高准确的有科学价值的档案资料，以更好地为学校服务、为社会主义现代化建设服务。

3 高校人事档案统计方法运用

高校校人事档案管理是大学评估的基础性工作 ，也是高校人事管理要组成部分。人事档案保管的目的是为了利用，要树立视人事档案为识才、选才、用才服务的观念。人事档案在收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递各环节，都要适应这个转变。随着地方医学高校人事体制改革不断深入，地方医学高校人事档案管理工作也面临新形式，如何更好地改进档案管理工作，充分发挥其职能作用，为地方医学高校人事工作服务，实际工作中，我们必须灵活地运用档案统计指标，对地方医学高校人事档案管理工作去分析、思考和研究。

高校人事档案工作者，运用统计方法从不同层面的样本分析、研究，在维护“档案法”的同时，把档案统计数字同档案工作实际结合起来，有利于分析判断人事档案统计数字的准确程度，有利于研究改进人事档案统计资料的收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递，有利于不断完善人事档案统计的方法、制度，提高档案统计工作的整体水平，提高高校档案管理的利用率。

（一）从高校人事档案数量的统计进一步挖掘、探讨人事档案工作。人事档案统计是人事档案管理工作的一个重要环节，它以表册、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况，是档案业务建设的一项基础性工作，在档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用中起着承上启下的作用。通过统计资料，可以进一步认识和掌握人事档案工作的基本规律，进一步提高人事档案的管理和服务水平。运用档案统计可以从不同层面的样本来分析、研究高校人事档案目标管理理论，把档案统计数字同档案工作实际有机地结合起来，有利于分析判断人事档案统计数字的准确程度，有利于研究改进人事档案管理目标中的收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递，有利于完善人事档案统计分析手段，提高高校人事档案目标管理的整体水平。

（二）分析高校人事档案统计结构。档案统计结构分析是高校人事档案管理的重要内容，在档案管理实际工作中从不同角度去分析、研究有价值的信息，揭示数据之间的联系和依存关系，为领导在高校人事档案管理决策中提供参考依据，为档案事业的发展提供建设性规划。其思路为：第一，建立高校人事档案统计分析思路，突出统计资料收集重点；第二，采用统计结构分析，提高高校人事档案统计质量和水平；第三，人事档案统计结构分析为档案理论研究提供必要条件。

（三）分析人事档案统计工作中存在的问题，并给出相应的对策。目前人事档案统计工作中存在统计手段落后，方法不科学，对统计指标理解不够等的问题。解决方法是提高对人事档案统计工作重要性的认识，采取先进的统计手段，采取科学的档案统计方法，提高档案统计质量。

（四）探讨新统计法对人事档案统计工作的重要性，灵活运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作。统计法所指的统计，是指运用各种统计方法对国民经济和社会发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料和统计咨询意见，实行统计监督等活动的总称。2010年是新《统计法》实施的第一年，但“注水”事件仍层出不穷，如4月24日公布的2010年第一季度GDP，有28个地区统计数据远高于国家统计局数据，还有空房统计结果、高校学生就业率等都被广泛质疑。这说明，提高我国的统计质量工作任重道远。而利用现代化办公系统，实现人事档案信息管理工作的办公自动化，成为地方医学高校人事管理发展的必然趋势。

4 高校档案统计的理论创新

1.提高高校人事档案工作质量和水平：利用人事档案统计方法对档案统计分析研究，把原始的档案统计信息予以加工，提炼并转化为领导需要的决策依据的过程，同时，还要把地方医学高校人事档案统计分析研究作为档案统计工作者的一项任务，要求在每进行一次较大的统计整理之后，写出统计分析报告，有利于促进档案人员加强学习，开阔眼界，扩大知识面，提高政策水平和业务水平。把人事档案统计数字同档案工作实际结合起来，有利于判断统计数字的准确程度，有利于研究改进统计资料的搜集和加工整理，有利于不断完善档案统计的方法、制度。

2.维护高校人事档案资料完整与安全：建立各种统计台帐，将档案资料的搜集、传递、人事档案卷数的构成成分用数字的形式表现出来，做到家底清、情况明，保证档案资料的完整，档案库房温湿度等专项统计，可为档案保护技术提供可靠的数据，为采取各种措施，最大限度地延长档案资料的寿命，提供第一手原始资料，从而不断提高高校人事档案资料的管理水平。

3.为高校人事档案理论研究提供必要条件：档案学理论是一门独立的学科，它有着自己的运动规律，要想立足就有所发展，就必须进行高校人事档案统计研究。档案统计数据为档案学提供必要条件，使以前定性研究提高到定量研究，为人事档案事业的发展提供建设性规划，这是当代学科发展的的一种趋势。

作者简介

赵金卓（1963-），女，湖北人，本科，研究馆员，研究方向：档案

管理。