浅析煤炭企业应收账款管理

○王绍华

（重庆天府矿业有限责任公司 重庆 400700）

一、应收账款现状

1、应收账款周期延长

火力发电企业的结算周期由以前的1个月延长为2—3个月；钢铁企业的结算周期由以前的1个月延长为5—6个月，且收回的货款中有50%是商业票据，长期拖欠货款，占用企业资金。

2、应收账款额度增大

由于煤炭市场竞争加剧，结算周期延长，应收账款占销售收入的比重过大，应收货款越欠越多，长期不能收回，必然使企业资金周转发生困难，资产流动性下降，甚至陷入财务危机。比如：一个月销售收入亿元的煤炭企业，期末正常的应收货款应在亿元以内，现在却常常高达2—3亿元。

3、经营风险不断加大

由于下游钢铁、化工等行业不景气的影响，部分实体企业经营亏损严重，难以筹资偿还债务，营运资金几近断链，致使上游供货商煤炭企业等应收货款成为呆坏账的可能性加大，加剧了煤炭企业的经营风险。

4、企业依靠举债维持

由于煤炭企业经营亏损严重，加上应收货款周期延长，以及库存存货占用了大量的营运资金，只有依靠借款等方式融资维持，企业相互占用资金，“三角债”现象十分严重。

二、形成的主要原因

1、市场竞争激烈，经济不景气

在煤炭市场竞争激烈的情况下，产品销售的各种条件难以胜出对手时，便使出赊销这个杀手锏，作为拉拢客户的有效手段。这种情况下，在事先未对付款人资信作深入调查，未对应收账款风险进行正确评估的情况下，采取和客户签订短期的、一定赊销额度的销售合同来吸引客户，扩大其市场份额，往往忽视了大量被客户拖欠占用流动资金而不能及时收回的问题。

2、制度不健全，内控不严格

部分煤炭企业对营销业务及应收账款的管理缺乏规范的内部控制制度或者严密的监督管理体系，营销部门为了完成销售目标，更多的是注重销售任务的完成，而不是积极争取有利于煤炭生产销售企业的煤炭质量验收标准、煤炭价格谈判以及应收账款信用周期，导致煤炭验收质量差、销售价格低、货款回收周期长；财务部门不及时与营销部门核对账务，销售业务与财务核算出现脱节；应收账款账龄老化，坏账现象比较突出等情况严重阻碍了应收账款的良性循环，造成应收账款大幅上升。

3、信用不完善，法制不健全

市场经济是信用经济，由于信用体系不完善，不良货款就有它存在的土壤，尤其是当今煤炭行业在买方市场下，很多企业为了拥有一定的客户，不愿通过法律手段来维护自己的合法权益；同时，市场法制建设也十分薄弱，法制力量十分微弱，地方保护主义严重，正是由于地方保护主义的存在和干扰以及诉讼的成本效益反差等原因，一些企业宁愿让相当部分应收账款沦为呆坏账，也不愿催索欠款或诉诸法律来维护自身合法权益。

4、对账不及时，责任不明确

由于企业经营活动中货物与资金流动在时间上和空间上的差异以及票据传递、记录记账等发生误差的可能，经营过程中债权债务双方应就经济活动中的往来事项进行定期对账，明晰双方的权利和义务；然而，有的企业由于对账不及时，或者双方对账后没有形成合法有效的对账依据，一旦发生债务纠纷就会使企业陷入难以收款的困境。另外，企业没有建立明确的岗位责任制度，未将应收账款的催收责任落实到责任人，终使部分应收账款成为坏账。

三、加强应收账款管理的主要措施

1、加强资信管理，制定合理信用政策

信用政策的制定及风险控制是货款回收的重要内容。所谓信用政策，是指企业对应收账款管理所采取的原则性规定，包括信用标准、信用条件和信用额度三方面。信用标准是企业同意向用户提供商业信用而提出的基本要求，通常以预期的坏账损失率作为判别标准。如果企业的信用标准较严，只对信誉很好、坏账损失率很低的用户给予赊销，则会减少坏账损失，减少应收账款的机会成本，但这可能不利于扩大销售量，甚至是销售量减少；反之，如果信用标准较宽，虽然会增加销售，但会相应的增加坏账损失和应收账款的机会成本。信用条件是指企业要求用户支付赊销款项的条件，包括信用期限、折扣期限和现金折扣，信用期限是企业为用户规定的最长付款时间，折扣期限是为用户规定的可享受现金折扣的付款时间，现金折扣是在用户提前回款时给予的优惠。提供比较优惠的信用条件能增加销售量，但也会带来应收账款机会成本、坏账成本、现金折扣成本等额外的负担。如果采用较消极的收账政策，则可能会增加应收账款成本，增加坏账损失，但会减少收账费用。

因此，企业在制定收账政策时，应充分考虑到企业的发展战略、营销策略、风险倾向等，使总的信用目标和商业目标相协调，把信用标准、信用条件和收账政策结合起来，考虑三者的综合变化对销售额、机会成本、坏账成本和收账成本的影响，权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失之间的得失；另外，企业信用政策的制定还应充分考虑经济周期的作用，在经济上升态势时，普遍的信用促进经济发展，宜采用信用扩张的信用政策；但当经济衰退时，巨大的信用则是隐患，企业就应采取紧缩的信用政策，企业的信用政策应该与经济周期的波动保持同步。

2、加强内部控制，建立健全管理制度

（1）建立风险防范机制。建立健全企业内部控制制度，是控制应收账款坏账的基本前提。应收账款控制体系应包括企业赊销业务的发生、收账管理、逾期风险预警等各个环节，企业应根据经营规模、业务流程、人员配备等具体情况来设计适合本企业的内部控制制度，建立销售合同责任制，设立赊销审批职能权限，建立货款回笼责任制，以及工作绩效考核制度。在内控组织上，应建立健全财务、业务、风险、法律等部门共同参与的应收账款管理部门；在业务交易上，应实行交易审批程序，防止一人单独控制业务的情形；在权责分配上，应对不相容职务采取分离措施，形成相互监督、相互制约的制衡机制；在监督检查上，要发挥财务、审计部门的日常监督和集中检查作用，揭示应收账款存在的风险。总之，企业应针对应收账款在赊销业务中的每一个环节，健全应收账款的内部控制制度，努力形成一整套规范化的应收账款的事前、事中、事后控制程序，努力防范经营风险。

（2）建立客户评估制度。首先，建立客户档案原始资料。客户档案原始资料是客户档案的基础内容，常见的客户档案原始资料主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性研究报告和报批文件；客户的法人营业执照、营业执照的副本复印件；客户履约能力证明资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。因为在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的，为了避免今后的经济纠纷，这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来，切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、法律风险和信用风险。其次，形成客户资信调查报告。客户资信调查报告是客户档案的核心内容，它是对客户档案原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。资信调查报告的主要内容有：被调查公司的概况；股东及管理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；媒体披露及评语；对客户公司的总体评价。

（3）建立合同管理制度。为加强企业合同管理，规范合同法律行为，减少合同经济纠纷，企业应注重并加强销售合同管理，按照国家《合同法》的相关规定，制订、修改、完善合同管理制度，明确合同管理机构及工作职责。在经济往来中，除能即时结清货款外，都应签订合同。在签订合同时，应尽量使用规范的合同文本，内容一定要详细、具体、完整，尤其是对方提供的合同文本，一定要弄清每一条款内容的含义。实行严格的合同审批程序，层层把关，对标的额较大、内容重要的合同，应请法律顾问和财务部门审查把关，由公司领导班子集体研究决定。同时，要建立完善合同台账制度，部门要有部门台账，公司要有总台账。注意收集、记录、整理、保存各类凭证，特别是在变更、解除合同时，一定要及时向对方索取书面凭证，做好法律防范的基础工作。由于订立合同把关不严或因证据不足无法追讨而给公司造成损失的，要视情况追究有关责任人员的责任。

（4）建立债权核对制度。企业应严格按照《企业会计准则》和《企业会计制度》等相关规定进行规范核算，正确使用会计科目，及时反映各项经济往来业务，随时掌握应收、预付账款的形成、回收增减变化情况。债权登记核对工作包括两方面内容：一是总账与明细账核对，二是明细账同客户单位往来账目核对。前者是账务部门的内部事务，后者是企业间的相关事务。做好应收账款对账工作，目的是保证收账工作能顺利进行。传统的做法是由财务部门负责对账工作，销售部门则负责收账工作。然而，随着企业之间赊销业务的频繁发生，债权数额不断增大，因此，加强债权核对是收账工作的基础，需要明确部门职责，改进对账方式，减少未达账项。

第一，明确账目核对工作职责。将企业之间对账工作分两个环节来完成，第一环节是营销人员同本单位财会部门核对应收账款账目；第二环节是营销人员同客户单位核对往来账目，使营销人员成为对账工作的主角。第二，借鉴银行对账管理模式。由应收账款会计定期向营销人员提供对账单，包括账款形式、货款回笼及余额。营销人员按其管理的客户单位设立统计台账，对产品发出、销售发票开具和货款回笼进行序时记录，定期同财会部门提供的对账单相核对，保证财务部门的应收账款明细账与营销部门的统计台账余额一致。第三，营销人员同客户核对账目。营销人员负责与客户定期进行账务核对，除采取双方现场核对外，也可采用信函、传真、电话等方式定期核对账目，无论采用何种方式核对账目，应根据对账结果建立《债权债务账目核对备查薄》，形成双方完善签字盖章手续的债权债务对账单。通过核对账目发现的未达账项，要及时查明原因，进行正确的账处理。

（5）建立货款回收考核制度。首先，制定货款回收率。贷款回收率是衡量企业经营管理水平的重要指标，通过货款回收率的指标分析，可以考核企业销售货款的回收水平和收账政策，对于有效降低资金占用成本和坏账损失，提升应收账款的管理效率，可以起到较好的检测作用，因此，企业应根据客户的财务状况和履约能力，制定合理的信用期限和信用额度，制定积极的收账政策，下达货款回收率和清收计划，加快资金回笼，减少坏账损失。其次，明确岗位职责权限。企业要针对应收账款管理中经常出现的情况，以内控制度的形式将债权责任和岗位职责予以明确，包括明确划分责任范围，对公司客户往来的各项债权必须落实到具体的责任部门和责任人，防止职责划分不清；明确规定职权范围，对超限额赊销或未按照程序进行审批的赊销，应给予责任人相应处罚；明确规定徇私舞弊责任，除承担所造成的经济损失外，应视情况追究法律责任等。再次，完善绩效考核体系。在对营销业绩考核上，要突破只注重账面收益的传统方法，必须将与营销业务有关的货款回收比例、货款回收质量、货款回收周期、应收账款状况、库存存货质量等列入考核范围，设置指标考核权重、制定考核管理办法，要与绩效工资、年终评先、职务晋升等进行挂钩考核，既要鼓励营销人员积极拓宽市场、扩大销售，又要加强风险防范、降低坏账损失和减少资金占用。

（6）建立账龄分析制度。账龄分析法是指根据应收账款的时间长短来估计坏账损失的一种方法，根据《企业会计准则》的规定，企业应当在期末根据账龄长短分析各项应收款项的可收回性，预计可能发生的坏账损失，计提坏账准备。采用账龄分析法时，应将不同账龄的应收账款进行分组，并根据前期坏账实际发生的有关资料，确定各账龄组的估计坏账损失百分比，计算出各组的估计坏账损失。

在估计坏账损失之前，可将应收账款按其账龄编制“应收账款账龄分析表”，借以了解应收账款在各个客户之间的金额分布情况及其拖欠时间的长短。根据账龄分析表所提供的信息，可使管理层了解收款、欠款情况，判断欠款的可收回程度和可能发生的损失；同时，管理层还可酌情做出采取放宽或紧缩商业信用政策，并可作为衡量销售收款人员和资信调查人员工作效率的依据。

（7）建立坏账准备制度。企业不管采用怎样严格的信用政策，只要存在商业信用行为，坏账损失的发生总是不可避免的。因此，企业应遵循稳健性的原则，对坏账损失的可能性预先进行估计，建立弥补坏账损失的准备制度。根据《企业会计准则》的相关规定，企业可以根据期末应收账款余额的一定比例提取坏账准备金，用于补偿因债务人破产或死亡，逾期未履行偿债义务，已无法收回的坏账损失。

3、加强基础工作，强化日常管理

（1）记录客户付款的及时程度。企业对客户提供的信用条件，建立信用关系的日期，客户付款的时间，目前尚欠款数额以及客户信用等级变化等，企业只有掌握这些信息，才能及时采取相应的营销策略。

（2）检查客户是否突破信用政策。企业对客户提供的所有赊销业务，应编制账龄分析表，要检查是否有超过信用期限的记录，客户所欠债务总额是否突破信用额度，要密切监控客户到期债务的增减动态，及时采取措施与客户联系提醒其尽快付款。

（3）分析应收账款平均收账期。通过与历史水平、当年计划以及行业状况分析应收账款周转率，判断应收账款是否处于正常状态，借以评价应收账款收账政策，考察信用标准是否过于严格或太松，从而修正信用标准和信用条件等信用政策。

（4）确定合理的收账程序。催收账款的程序一般为：信函、通知、电报、电话催收、派人面谈、诉诸法律，在采取法律行动前应考虑成本效益原则，遇以下几种情况则不必起诉：诉讼费用超过债务求偿额；客户抵押品折现可冲销债务；客户的债款额不大，起诉可能使企业运行受到损害；起诉后收回账款的可能性有限。

（5）加强逾期账款追讨管理。对于逾期应收账款，企业应安排专人加大追讨力度，在成本效益原则的基础上催收应收账款，保证企业损失降到最低。另外，企业可以在客户无力归还货款时，将逾期应收账款折价出售给金融机构收回部分应收账款，或者采取债权转股权债务重组以及非货币性资产交易等修改债务条件的方式，降低企业资金风险，减少坏账损失。

4、加强监督检查，发挥职能作用

为加强企业应收账款管理，加快货款回笼，减少坏账的发生额或者客户拖延付款时间，因此，煤炭企业的财务部门、审计部门和信用管理部门应制定规范的业务流程、操作程序和内控制度，开展控制活动，加强监督检查，强化内部管理。企业首先应加强对营销部门的管理，营销部门在同客户商谈重要的购销合同时，财务、法律、纪委等职能部门应全过程参与，防止一人办理煤炭销售全过程业务，尽可能在购销合同中设置保护性条款，预防信用欺诈以及徇私舞弊现象的发生；其次，财务部门应配备专人负责销售业务的核算与往来款项的监管，规范财务核算和操作程序，定期分析销售货款、账款结构、货款账龄等情况，及时了解应收账款的增减变化情况，加强与业务往来单位进行账务核对，形成对账资料；然后，内审部门要加强对应收账款管理的监督，充分发挥内部审计监督的作用，可以检查企业的内部控制是否有效执行，检查应收账款有无异常现象，相关交易人员是否同客户相互勾结，有无损坏企业利益的行为；最后，还要发挥注册会计师审计的作用，通过他们的监督检查以及在审计中发现的问题，及时给予企业积极的对策，规避坏账风险，保证企业经济利益。

总之，应收账款是企业营运资金管理的重要环节，加强对应收账款的管理是煤炭企业生存与发展的内在要求，也是现代企业财务管理十分重要的组成部分。因此，在激烈的市场经济竞争中，煤炭企业应不断改进完善应收账款风险防范机制，建立一套严格的应收账款管理制度与内部控制体系，正确运用赊销业务和制定合理信用政策，占领销售市场，做好日常的应收账款催收清欠跟踪管理工作，降低账款坏账风险，增强企业市场竞争能力，保证企业健康的生存与发展。

[1]张采风、李忠江：应收账款的管理与清收[J].黑龙江财会，2001（12）.

[2]许文珍：浅析应收账款管理[J].税收与企业，2002（5）.