秘书时间统筹策略分析

董长春

(常州工学院人文社科学院，江苏 常州 213002)

“统筹学”所包含的通盘策划、协调统一、全局观念等思想，突破了传统时间管理理论的局限性，有助于主体更好地适应客体的复杂多样，对庞杂机构和工作的系统运筹很有裨益。如果说时间管理针对的是任何个人或组织从事的所有工作，那么时间统筹针对的则是特殊的组织、职业、岗位等所承载的复杂的工作任务。可以说时间统筹是时间管理向特殊化、差异化、精细化发展的必然走向，是时间管理的更高层次，体现了时间管理的更高要求。

秘书职业具有非行业化特点，服务领域日趋宽泛，工作内容错综繁杂，针对时间所进行的自我管理和组织管理必须突出统筹兼顾。从时间统筹的角度来看，具有秘书性质的工作大致可分为两类。一类是连续不断、周而复始的业务型活动，如汇报征询、接打电话、收发邮件和传真等。这类工作千头万绪，繁杂琐碎。另一类是具有时限性、整体性的项目型活动，如组织会议、安排商旅活动、调查研究、接待计划中的来宾等，这类工作情况复杂多变，含有诸多不可控因素和关系。面对如此复杂的管理内容和“双重”(自身与领导)时间管理对象，要做到忙而不乱，有条不紊，抓住重点、以点带面，必须运用统筹学的理论及方法来进行“时间统筹”。

一、秘书时间统筹的维度

造成秘书时间浪费和利用低效的因素是多方面的，主要包括主体、客体、环境三方面，秘书时间统筹也对应这三个维度。

(一)主体因素

主要指秘书自身及其辅助服务对象(包含直接领导及其所在的领导团队、秘书职能场辐射的相关人员)具有的时间哲学观、价值观、财富观、资源观。

从秘书自身来看，具体表现有:第一，工作目标不明确。不能准确区分时间的类型和层次，与辅助服务对象未充分沟通、等指示。第二，工作计划不清晰。无法理清各项工作的先后顺序，整天疲于应付。第三，执行任务不到位。工作时间未能抵制干扰，办事拖泥带水、缺乏连贯性，考虑事情过于细致、事必躬亲、奉行完美主义等。

从秘书辅助服务对象来看，具体表现有:第一，领导者时间观念陈旧，未真正认识到时间就是财富，未充分意识到时间的价值。第二，领导者未树立正确的时间管理习惯，常常将自己的时间凌驾于秘书的时间之上，甚至任意侵占秘书的时间，讲排场、走过场、做虚功，造成秘书疲于奔命。第三，“多头领导”导致时间混乱，直接领导与其他领导之间的时间安排矛盾，常令秘书无所适从。

(二)客体因素

客体指基于秘书工作性质、内容和特定的秘书职位(岗位)的责权利所划分的秘书工作时间。

按照时间的属性标准，秘书的时间大致可以归为三类:安排自身工作时间，辅助领导管理时间，处理非职责事务的时间。前两类占据主体地位，而由于秘书部门具有“不管部”的特性，其工作界限相对模糊，因此非职责范畴的事务经常侵占秘书的时间。又因为秘书部门具有“协调性”的特征，常常需要将很多时间分配到其他部门，而这种协调性往往使其“趋于被动”，不易准确把握预留时间。这些都导致了秘书时间的专注度低、整块性弱，很难明晰工作与业余、他人(上司)与自我、公务与私务、内部与外部等时间范畴，很难把握好常规与非常规，可控与不可控等关系，造成时间管理的混乱。

(三)环境因素

环境主要指所在组织(机构)的时间相关制度环境、空间物理环境和虚拟信息环境。

相关的工作程序、时间期限等方面的制度不完善(如复杂或易变的工作程序、不确定的承办期限等)都容易造成时间拖延。办公环境的杂乱无章、混乱无序，则会使人浪费大量时间去找寻物品。秘书面临太多信息时，在选择上需要花费时间;信息不足时，在寻找上又要花费时间。信息输入无度与输出滞缓等都将对秘书时间利用的行为倾向、工作效率产生不良影响。

二、秘书时间统筹的策略

要使秘书实践活动达到如意期望，首先要确定所做的是正确的事，然后才是正确地去做。前者讲目标合理，讲适度、适应、适当。后者讲计划优化，讲更快、更省、更高。秘书时间统筹的本质是用合理指导优化、以效用决定效率，目的是追求管理期望的极值，即最短的时间，最高的质量，最佳的效果，核心是人、时间、空间相统一的优化。因此，必须讲求:用时的科学性，符合身心发展的规律;用时的功效性，提高利用时间的效益;用时的系统性，有计划、有步骤全面安排;用时的环保性，控制与优化环境要素。

(一)以人为本，统筹生理节奏和心理情感

从主体层面来说，时间统筹的前提是要在保持自身韵律的基础上，与他人韵律相协调。一是保持秘书自身韵律。应注意研究自己的内部和外部黄金时间，内部黄金时间即精力最充沛、脑子最清醒、智力活动最佳的时段，在此时段做最重要、最有价值的事。外部黄金时间则是用来跟其他人交往的最佳时间，利用这段时间充分表达自身的优势。同时通过变换工作内容、休息放松、暂时封闭等方式进行适度调节，保有工作热情。二是要与他人(辅助服务对象)的韵律相协调。秘书应熟悉上司的生物钟，考虑其思想状态和休息，例如:上司外出回来的第一天不要安排会议、约会等活动，要专用于处理内部事务;不要一件重要的事情做完后立即安排另外一件重要的事情等。要了解他人的行为习惯，预先与对方联系，不随意打扰别人，不唐突拜访对方。

保持自身和他人韵律统一的最大障碍莫过于打扰和请托。主动的态度、充分的沟通、理智的分析是解决难题的三大利器，既可避免打扰、不得罪他人，又体现出秘书不卑不亢的气节和理性的思维;既能保持自己的生理韵律，又会让秘书的“情感账户”充实圆满，达到时间统筹的最佳期望。

1．主动地削减打扰

首先将打扰“定型化”，形成定时汇报和反馈制度，尽量采用打扰性不强的沟通方式(如便条、电子邮件)，对于常规事项制作简明易懂的书面说明。其次要分析经常因“何事”打扰。对秘书来说，来自上司的打扰(临时交办事项)最常见，也最难控制，因此要同上司充分沟通，说明自己的态度和工作方式，探讨如何做好时间管理，且达成共识。最后要思考中断情形无法受控的主观原因，逐步改善自身行为习惯。

2．明智地接受请托

请托大致有三种:一是职务所系而责无旁贷;二是虽系职务所系，但不合时宜或不合情理;三是无义务履行之请托。秘书不加分析地接受他人的请托(尤其是后两类)而扰乱自己的步伐，是不合理、不明智的，应进行成本/效益分析，进而提出恰当建议(或拒绝、转移，或推迟、暂停)。否定性的策略容易对秘书的业缘关系造成消极影响，保持自身韵律前提下的转移是最佳策略，应充分利用岗位权限(领导授权)及非指挥权限，实现“分身有术”。但由于受传统秘书文化中讲情重义的思想影响，涉及情感、人员发展的请托相较于纯事务请托更应慎而转之。

(二)讲求功效，统筹目标与标准的关系

目标就是期望达到的结果，是时间统筹行动的归宿。这里的目标主要指与提升工作素养、发展事业相关的目标，目标与时间应该是高度统一的，随着时间的不断消耗，日愈趋近于目标。一般来说，短期时间消耗对应预期的效果，中期时间消耗对应效益，长期时间消耗对应最终效用。

把事情做好仅仅是有效率;做正确的事情才会有效果;首先考虑效果，然后才考虑效率。而何为正确、何为重要本身就是一个体系问题，包括如何对待要素、上下、左右、先后、主从等关系。例如一般认为关乎群众利益、领导关系的事情是重要的事情，但是有时会因为顾及一些所谓的群众利益而把原本重要的事情搁置一边。又如准时、按质完成上司交代的任务是衡量秘书工作水平的通常指标，而对时限、成本、质量本身的过分关注，容易造成对既定人选和方法的依赖，使人惰于思考改善和优化的思路。按时高质完成工作是秘书的职责，但在完成所有工作之余，秘书更需广阔的思考空间，去深入思考完成工作的效益和事业全面协调可持续发展的效用。

衡量工作任务有三个标准:重要程度、紧急程度和耗费时间。“轻重”是对实现目标的贡献程度的衡量，“缓急”是对时限要求的灵活程度的衡量，“长短”是对完成任务耗费时间的衡量。围绕目标开展的、有助于实现目标的重要之事应优先考虑已为人所共识，而时限要求和耗费时间同样会影响秘书时间统筹目标的实现。

在重要程度和紧急程度一致的情况下，“重要且紧急”的事情成为首选;两者矛盾的情况下，“紧急而不重要”的事情往往会被选择。秘书工作中经常会出现这样的场面:领导一声令下，秘书不得不放下所有工作，完成这些紧急的交办事项。这样一来，恐怕就无时无力去做那些影响更深远的“重要不紧急”之事。这看似平常无奇却实为统筹不够。秘书应避免习惯于“紧急”状态，避免习惯于经常去做那些“紧急不重要”的事情，避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中。其实，大多数紧急之事都能够提前预知并做好准备，也即“紧急”和“不紧急”之事是相通的。将大部分时间用以确定及实施重要之事，实现紧急向非紧急的转化，事情变得紧急后才疲于应付的状况自然会得到控制。

传统的“ABC”分类法和“四象限”法等几乎都放大了前两个标准，忽略了耗时长短标准，时间统筹则要求综合考虑三个标准。比如将比较紧急、比较重要而只需要较少时间就可以办完的事项，甚至不太紧急、不太重要但很快就可以办完的事项，排在非常紧急、非常重要但需要较长时间才能办好的事情之前。这样可以花很少时间集中优先处理好那些不是最紧急最重要的事情，防止在处理重要而耗时较多的事项中受到干扰，便于集中精力高效处理最紧急、最重要但较费时的工作。

(三)系统用时，统筹计划和变化的关系

秘书时间统筹的重点在于有计划、有步骤地分配时间，最充分地节约时间，更高效地开发资源。规划不足和规划过度都不利于时间管理，秘书一天的时间安排应松弛有序，不要100%地计划，一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%，其余25%用于处理突发事件或做些紧张工作的调剂。对于具体工作主要有以下几种统筹策略。

1．集中与分散结合

如果个别处理或出现就处理会把自己的时间切割成很多的片段，可以将多件累积到一定数量(在时限要求不紧急的情况下)，集中时段合并处理同质同类事务。这种整批处理的方法主要适合于业务型的活动。比如，将所有要复印的文件、要打的电话、要读的邮件、外出事项等集中处理;设置留言电话，告诉别人在固定时段打来电话;给对方限定谈话时间(门上贴“请勿打扰”标牌)。分散有三层含义:一是将项目型活动中的各项任务合理地分散到每天的工作中;二是在等待的时间里穿插一些业务型活动，如阅读资料、收发邮件、打电话等;三是在处理涉及外部的事务(会计银行事务、办公采购等)时恰当地运用逆势操作，即当别人没做或较少做某件事的时候去做，避免高峰，节省时间。例如选择下班前通话，利用对方急于下班的心理，减少客套和闲聊，言简意赅。

2．并行与串行结合

业务型活动的理想状态是串行模式，即一项任务完成之后开始另一项任务，但这几乎是不可能的，秘书的工作任务一般都是“被并行”完成的。项目型活动一般都采用并行和串行相结合的模式。如完成一次调研，需要查阅资料、实地调研、统计数据、草拟报告。查阅资料和实地调研可以并行完成，之后的统计数据和拟写报告有明确的先后次序，须串行完成。对这类复杂的项目型活动可以运用项目管理中的“网络图法”(AOA)、“关键路径法”(CPM)、“项目评审术”(PERT)等，得到最佳时间进度计划，通过优化组合，用最少的时间完成预定的目标。

3．常规与变例兼顾

秘书工作带有规律性，其中大部分是常规工作，可由自己主导，如每日整理责任区、处理邮件、与上司沟通(提示和汇报、征询和确认)，定期参加例会、分发办公用品等。常规工作的时间、质量可以把控，也能够按计划有步骤地完成，而不可控因素和不确定因素经常出现在涉及外部的事务中，导致整个时间计划需调整甚至重新编制。因此，一方面，秘书应积极主动地为自己和领导谋求尽可能多的可控时间，尽量将不可控转化为可控;另一方面，要加强与其他相关人员的联络以便能预先获得相关信息，尽量将不确定转化为确定。秘书必须统筹兼顾、精心安排，既出色完成突发工作，又尽量把突发工作给常规工作带来的冲击降低到最小;提前准备应变计划，在保证突发工作能顺利开展的前提下，尽可能控制突发事件的时空与人员规模，做到常规工作不断线，突发工作不失时，以收到两全齐美之功效。

(四)优化环境，统筹输入和输出的关系

外部环境的特点及其变化必然会影响秘书的行为倾向和工作效率，必须发挥适应、影响、改变、塑造、控制环境的反作用，净化、美化和优化环境，使其向满足秘书实践要求的方向发展。完善的工作程序和时限制度是秘书时间统筹的制度保障。要建立科学合理的文件处理程序、档案管理程序、会议组织程序、信访处理程序、物品采购程序等，尤其对一些内外交接事务(如财务)，因其关乎组织形象和效能必须规定承办时限，如信访回复时限、电话回复时限、商务费用报销时限等。

秘书办公室的空间设计，视觉、听觉、保健与安全等方面的环境都会不同程度地影响秘书的工作时效，尤其是视力所及范围内的物品数量和颜色会严重影响秘书工作的专注度，因此必须使环境整洁有序，美观和谐。如挂上醒目的时钟有助于建立时间观念、树立速度意识;桌上只配电话、电脑、常用文具、现行文件夹、必需的参考工具书等核心物品，以减少用于寻找物品的时间;慎用太艳丽的小便笺、太漂亮的装饰物等，以防“喧宾夺主”，分散注意力。

秘书工作环境中的实物和信息并非多多益善，合理的做法是在总量基本保持不变的前提下，控制输入和及时输出。一方面应控制甚至阻断环境中无关信息的输入，坚决清理与工作无关的信件和文件、没用的名片、无用的纸张等，设置外网的访问权限，安装广告过滤程序，禁设聊天工具等;另一方面，根据文件信息的价值大小、使用频率、运用时效，及时输出至相应的位置和载体，使其各就各位、各司其职，营造出时间畅行的“绿色空间”。现行文件应进行合理分类并使用恰当工具使其由虚拟形态固化为实体形态;半现行文件可存于办公室的文档柜中，按照先入先出原则依次移出;具有查考和利用价值、需永久保存的非现行文件应转化为档案存于办公室之外的专门机构，如企业内部文档室和专门档案馆。总之，整洁、有序的环境会对秘书的情绪、行为产生积极的影响，有助于提升工作效率。

［1］ 董长春．秘书统筹试探［J］．江苏技术师范学院学报，2011(5):30－33．

［2］ 李家强．职业化员工必修的10堂课［M］．北京:机械工业出版社，2008．

［3］ 杨树森．有效管理时间:“三维综合分类法”例解［J］．秘书，2008(10):32－34．