浅议档案管理现代化

曾秀兰

(承德市双桥区人力资源和社会保障局，河北 承德 067000)

1 实现档案管理现代化的必要性

1.1 档案管理现代化是社会发展的需要

随着社会进步与发展，档案工作愈来愈重要，要从总体上提高国家现代化水平，通过档案资料来借鉴和参考国内外发展历史、现状、动态是社会主义现代化建设中的一项重要工作，这就要求档案工作部门能够及时、准确、全面地提供各种现代化建设所需资料，然而许多单位档案管理现代化水平较低，仍延用传统的管理方法和落后的技术设备，造成字迹不清晰、纸张破损严重、检索方法与手段落后等现象，致使档案保存不善、交流传递不畅，信息资源开发利用不充分。解决这些问题的最佳途径就是改革档案工作，实现档案管理现代化。

1.2 档案管理现代化是适应科技发展的必然选择

上世纪八十年代以来，随着知识经济的迅猛发展，计算机、网络、声像等新技术和手段被广泛应用于社会生活的各个方面。办公自动化和无纸化办公成为社会主流，各种新载体、新介质档案大量出现，新型档案文件的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念、新的方法、新的手段。档案工作者只有更新观念，更新管理方式和手段，尽快实现档案管理现代化，档案工作才能适应时代发展，适应科技发展。

1.3 档案管理现代化是自身发展的需要

随着我国经济的快速发展和综合国力的迅速增强，档案事业也取得了较大发展，特别是改革开放以来，我国的档案工作有了显著的进步。但是，随着社会改革发展的不断深入，现有的档案保护条件和管理手段逐渐显现出许多问题。据抽样调查，建国初期形成的档案由于载体材料差，加之保存手段跟不上等多种原因，已有20%左右的档案出现褪变现象，仅四十多年，褪变严重的己出现了“无字”档案[1］。经济社会发展和科技进步使档案数量和种类日益增长，社会各方面对档案信息利用的需求也越来越迫切，在京津冀一体化进程中打造国际旅游城市的承德更是如此。传统的工作方法和手段已无法解决越来越大的矛盾，同时随着档案干部队伍素质的不断提高和观念的不断更新，对档案事业的自身发展、完善形成了更深的理解和更高的追求。因此，档案管理现代化是档案事业自身的、内在的发展要求。

1.4 实现档案管理现代化，是提高档案工作质量和效率的重要途径

传统的手工管理方式劳动强度大、工作繁琐，且容易出现错误，实现档案工作管理的现代化，可以充分发挥计算机网络技术的优势，确保有较高的查全率和查准率，并大大缩短人工操作进行档案收集、贮存、加工、处理、报道、传递的时间，将广大档案工作人员从繁重的手工操作中解放出来，将更多的时间和精力投入到档案业务建设中去。

2 实现档案管理现代化的主要内容

2.1 管理观念的现代化

档案管理观念现代化是实现档案管理现代化的关键。不改变传统管理思路和管理方法，不改革传统的工作模式，就无法解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间存在的矛盾，档案工作很难适应信息化社会的新要求。档案管理者要在思想上摒弃落后的思想观念，树立依靠科技进步和科技管理的理念，坚持从自身实际工作出发，积极探索档案管理现代化工作的新规律、新特点，努力创新档案管理工作的方法手段，制定相应的现代化档案管理方案，只有这样才能使档案管理现代化沿着正确方向发展。

2.2 管理方法现代化

档案管理方法的现代化主要体现在管理科学化，即根据本地区本部门实际情况，借鉴现代科学的管理理论与方法，在档案管理过程中运用一系列现代化管理方法，如:系统论、控制论、信息论、运筹学、行为科学、有效原则、反馈原则等，在科学管理原理的指导下，以档案工作的客观规律为依据，研究和处理档案管理工作中遇到的各种问题，提高档案管理的有效性和科学性，更充分地发挥档案资源的作用。

2.3 管理手段的现代化

管理手段现代化是指通过引进先进的计算机网络技术、多媒体技术、数据库技术等，改变过去的档案输入、输出、整理、存储、查询等管理方式，推动档案管理实现信息化、自动化、规范化。例如使用计算机辅助档案管理，可以实现档案自动检索、编目、统计、借阅以及对档案存储环境的有效监测和控制;利用网络技术实现档案资源有效共享;利用微缩和现代存储技术，节省传统存贮纸质档案的空间，更便于保管和查找档案，从而相对延长档案的寿命，计算机和数字存储技术的应用，使得档案内容的检索查阅更加便捷高效;影像拍摄和声音录制技术以及复印技术的应用，有效地丰富档案的种类，是档案信息收集、存贮、交流、传播的有力工具。

2.4 管理人员的现代化

档案管理人员的素质和水平对现代化管理的有效性起着决定性作用。档案管理现代化涉及到计算机、通讯、激光、人工智能等现代科学技术，且档案种类及载体日趋多样化，因此，为适应新形势下档案管理工作，档案管理人员不仅需要具有较高的档案科学理论和丰富的工作实践知识，还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。

2.5 档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化发展的一项重点工作，通过建立起集中统一、规范有序的全国档案现代化管理工作体制，制定系统完整的档案工作现代化技术标准，摆脱目前档案管理现代化工作中各地区条块分割、各自为政、无序发展的状态，真正实现各类档案信息资源的共享和有效利用，从而满足整个社会不断增长的对档案信息资源的需求，促进档案现代化管理工作向着科学化、制度化、规范化、现代化的方向健康有序发展。

3 实现档案管理现代化的有效途径

3.1 强化档案管理现代化观念

要实现档案管理现代化，每一个档案工作者都要树立和强化现代化管理理念与意识，转变旧的思维方式，更新思想观念。尤其是决策者，要充分认识档案现代化管理的时代意义和社会价值，树立科学思想，树立效益、效率意识，提高对科技兴档的认识和重视程度[2］，逐步形成与时代和社会相适应的档案意识，加大档案管理现代化的推进力度，加强人员信息化技术培训，改善档案管理条件，充分发挥现代科技在档案管理中的作用，主动适应档案管理现代化的要求，尽快实现从过去的经验管理模式向科学化、现代化管理的迈进。

3.2 实现档案管理标准化、规范化

档案管理现代化的最终目的是最大限度地开发档案信息资源，实现各类档案信息资源的共享，满足社会不断增长的对档案信息资源的需求。实现这个目的前提是档案管理基础工作的规范化和标准化。只有这样，才能真正达到数据共享，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等。但由于历史原因，我国馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理现代化的发展[3］。因此，笔者认为当务之急是应尽快形成规范的管理机制和统一的管理标准，制定和建立各类档案通用的档案现代化管理系统软件，加强对全国档案管理现代化工作的宏观行政管理，以确保档案管理现代化各项工作快速健康发展。

3.3 加强档案复合型人才培养

如何将档案管理工作更合理、更有效地完成，档案管理工作者的从业能力是关键[4］。过去，档案材料的形成是以手工操作为主，而如今档案工作外部的技术环境和社会环境都呈现出数字化、网络化、信息化的快速发展态势，办公自动化成为必然趋势。从文件到形成档案资料，再到档案资料的利用，每一个环节都需要计算机辅助来完成。然而目前仍有不少单位档案管理人员一人身兼数职或是年龄较大，甚至由临时用工人员担任，对新形势下档案管理工作内容和性质的变化了解不深刻，对新的科学管理方法和理念、新的信息技术的接受和掌握缺乏足够的精力和能力，导致投入大量资金更换了的先进设备无人会用，长期搁置。新的信息技术环境下，档案管理的现代化发展对档案管理人员的综合素质提出了新的要求，想要做好档案工作，需要一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的复合型人才。一方面，档案管理人员要及时调整自身的知识、能力和素质结构，以适应飞速发展的档案管理现代化的需要。不断充实更新档案专业知识，如档案管理、分类与保护技术等;掌握信息技术、声像技术、网络知识、数据库知识，熟练操作计算机，掌握常用软件等。另一方面作为档案管理部门要随着设备的更新和引进，调入各种具有技术专长的人才;加强对原有工作人员的培养和知识更新，从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式地对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会[5］，有计划、有目的地培养大批适应档案工作现代化需要的合格人才，特别是既懂档案专业知识，又掌握现代化管理手段的复合型档案管理人才。

3.4 加大档案管理软硬件投入

当前，计算机技术和网络技术在档案管理过程中已经得到了广泛的应用，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件具有重要的基础性意义。通过加大资金投入，配置计算机、打印机、密集架、扫描仪、空调、自动化装订机和防磁柜等设备，以及研发使用各种档案管理软件，不断完善各种自动化办公设施的购置，为档案的收集、保管、利用等提供方便。只有硬件建设完善，才能使后续工作跟得上，档案工作者也只有接触到这些设备才能去主动学习其操作技能。各级档案部门应积极引进资金加快软硬件更新改造的步伐;上级档案主管部门可以与相关部门沟通协商，在政策上(或实力上)给下级部门创造条件，使档案现代化管理尽快实现。

4 结束语

档案管理现代化是一项复杂的系统性工程，也是一个循序渐进的过程，影响档案管理现代化进程的因素不仅包括档案工作使用技术和设备的现代化、档案工作人员素质的提高，还包括国家的经济实力、领导人员思想观念的转变等。实现档案管理的现代化是社会及其内在发展的必然要求，档案管理人员应紧紧联系时代发展的需要，重视档案事业的现代化建设，转变观念，不断加强学习，提升自身综合素质，坚持改革与创新，积极探索和实践，满足社会发展对档案资源利用的需要。

[1]谭爱玲，孔立莹.对档案管理现代化的几点认识[J］.山东档案，1999(3):30.

[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J］.甘肃广播电视大学学报，2002(4):68－69.

[3]钱凯.谈对档案管理适应信息化发展的探讨[J］.科技与企业，2014(2):233.

[4]陈自秋.试谈档案管理工作的重要性[J］.中国井矿盐，2013(3):45－46.

[5]李绍云.新时期档案管理工作中的问题研究及对策思考[J］.中外企业文化，2014(2):123.