高校图书馆办公室的职能和作用

赖丽红

摘 要：在高校图书馆中，办公室始终是管理的枢纽中心。在高校图书馆各项管理工作中，具有承上启下的重要作用，是高校图书馆不可缺少的重要组成部分，是集管理、服务、党政事务于一体的综合协调部门。文章在对高校图书馆办公室的战略实施功能、组织协调功能、服务保障功能等重要职能进行分析的基础上，探讨了高校图书馆办公室工作的服务性、专业性、协调性等特点及其建立各项规章制度、搜集决策信息资料、做好协调服务与财务保障等重要作用。

关键词：高校 图书馆 办公室 职能与作用

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（b）-0250-01

1 高校图书馆办公室的职能

办公室负责馆务会及馆长重大决策具体落实，拟定决策落实计划，对其进行督办和落实，并在图书馆不同部门之间进行协调，以实现图书馆整体工作目标。具体而言，高校图书馆办公室主要承担着以下几项重要职责。

1.1 战略实施功能

高校图书馆办公室承担着图书馆馆长和馆务会制定的各项发展战略和管理战略具体实施工作，这些战略可能直接关系到图书馆未来发展方向、发展格局和管理水平的提升，甚至将直接影响到高校教学科研水平的提升。因此，高校图书馆办公室承担着的战略实施功能，主要体现在其制定各项战略实施计划，根据馆长和馆务会要求及时调整，对战略落实情况进行检查和督察，对战略实施效果进行总结和分析，并将结果反馈至馆务会及馆长。

1.2 组织协调功能

高校图书馆办公室的协调主要是指办公室在承担着图书馆管理工作体系运行过程中，各个管理环节、各个管理层面、各个职能部门之间的相互协调和相互配合。在高校图书馆中，其各个部门和各项工作中，集体利益和个人利益、整体利益和局部利益之间相互冲突，必然会存在各种矛盾，直接影响到高校图书馆职能的发挥。因此，高校图书馆办公室一定要能够从整体利益出发，要以最为有效的方法和途径化解、消除各种影响到管理体系正常运行和战略正常实施的障碍，促使不同部门、不同环节得到有机配合，协调运转。

1.3 服务保障功能

高校图书馆办公室承担着的服务保障功能，主要是指办公室承担着高校图书馆不同职能管理部门及其他部门之间的资金、能源、物资筹措及供应保障工作。办公室作为高校图书馆的职能部门之一，虽然规模较小，但是“五脏俱全”，小到办公用品采购、职工生病婚嫁、水电供应，大到图书购置、资金筹措、人事安排，都需要办公室及时跟进做好服务，图书馆范围内的所有服务保障工作，都由办公室直接承担，由其工作人员进行处理和办理，而且这些工作较为繁琐、复杂，对于图书馆整个管理工作顺利运行十分重要，甚至可以说，办公室服务保障工作是图书馆整体管理工作体系正常运行的基础。

2 高校图书馆办公室工作特点

2.1 服务性

服务始终是高校图书馆办公室各项工作的核心。高校图书馆办公室不仅要服务图书馆领导，为其决策提供信息支持，做好日常服务接待，而且也要为整个图书馆各个职能部门服务，为图书馆所有工作人员提供服务，确保图书馆各项职能得以顺利发挥。同时，高校图书馆还要为图书馆服务对象——高校师生做好借阅服务，为其解决图书借阅中遇到的各种难题和投诉等。

2.2 专业性

在信息时代，计算机是高校图书馆各项工作的基础，每个图书馆工作人员都要熟练掌握计算机技术和办公自动化操作技术，对于工作中的各种业务数据进行准确统计、获取和处理，深入了解各个部门的工作流程、制度确定及实施方式等。图书馆网络化和数字化，对于高校图书馆办公室工作人员的专业技术能力提出了新的更高要求，因此高校图书馆办公室工作具有很强的专业性。

2.3 协调性

正如前文所述，协调是高校图书馆办公室的重要职能。高校图书馆办公室工作对象是整个图书馆所有的档案管理、文件制定、日常活动安排，其工作人员必须压充分了解、准确掌握各种管理政策，确保办公室工作的持续性和科学性。同时，高校图书馆办公室肩负着馆内各个部门之间相互联系的纽带和桥梁，要正确处理好图书馆与学校其他部门之间、图书馆与读者之间、图书馆领导与各个部门之间的工作关系，如果这种协调关系没有做好，就会使图书馆工作受到影响。因此，高校图书馆办公室必须要通过自身努力，使整个图书馆各个部门、上下之间齐心协力，共同为做好图书服务保障、信息技术支撑等奠定坚实基础。

3 高校图书馆办公室重要作用

办公室在高校图书馆中的重要作用主要体现在其工作职能方面，具体而言，高校图书馆办公室具有以下几个方面的作用。

3.1 建立图书馆各项规章制度

在高校图书馆的日常管理中，规章制度是有效管理的依据。因此，高校图书馆办公室必须要不断建立完善图书馆各项管理制度，而且在相关管理制度出台之前，在制定过程中，要征求多方意见，并根据当前工作中出现的问题及管理需要拟定制度框架，等规章制度出台及以后，办公室要及时跟进，对制度落实过程中存在的问题进行信息搜集反馈，确保制度的规章制度可以得到落地生根。

3.2 搜集决策信息资料

任何一项决策，必须要有足够的真实、准确信息支持。在图书馆的组织结构中，办公室具有传达馆长和馆务会思想、向馆务会和馆长反映各部门的意见和建议等职能，是信息搜集反馈的核心。在日常工作中，办公室将会接收到许多不同的信息。因此，加强对信息的有效管理，是图书馆办公室的重要组成部分，要通过对这些重要信息的搜集和整理，为图书馆馆务会和馆长决策提供全面、准确信息支持。

3.3 做好協调服务工作

在高校图书馆正常运转过程中，各个部门之间经常会出现各种各样的矛盾，为避免矛盾的激化，必须要由办公室进行协调和解决。因此，高校图书馆办公室工作人员不仅要为图书馆各项日常事务服务，而且还要对各个部门业务运行情况进行掌握，随时解决图书馆运行规律和各个部门运行特点，为在全面协调解决各种矛盾中，寻找到最有效的解决方法。而且随着高校图书馆社会化服务趋势的加强，图书馆和图书馆之间、图书馆和社会公众之间的联系也不断加强，图书馆办公室工作人员更是要具有专业的公共关系知识，熟练掌握各种公关技巧。

3.4 做好财务与后勤工作

办公室是高校后勤管理部门，负责了整个图书馆日常运行中的固定资产购置管理、设备管理、物资供应和经费使用等工作，为图书馆其他部门提供坚实的后勤保障。因此，办公室要根据图书馆实际需要，制定合理的经费使用计划，根据工作需要，及时做好物资采购，确保物资正常供应。在设备维护中，做好设备保养，指导其他工作人员正确操作机器设备。在固定资产管理中，根据图书馆现有空间状况，不断美化环境，为全校师生创造良好的阅读环境。

参考文献

[1] 康捷健.图书馆的常规管理[J].四川图书馆学报，2009（1）.

[2] 陈红月.如何发挥图书馆办公室的作用[J].图书与情报工作，2008（2）.

[3] 相前.高校图书馆办公室在管理服务中的作用和服务方法变革探析[J].河南图书馆学刊，2012（3）.