浅析提升油田企业档案服务质量的对策

倪玉红

（河南油田分公司第二采油厂，河南，南阳 473000）

档案是企业非常珍贵的历史资料，一种特殊的信息知识。档案在企业发展过程中扮演着特殊角色，起着不可替代的重要作用。因此，提升企业档案服务质量，充分发挥其价值，具有非常重要意义。

近年来，虽然油田企业档案信息传播服务工作在改革发展的过程中取得了一定成就，但同时也存在一些不足，制约了档案信息传播服务工作的有效开展。单纯依靠档案室提供档案信息传播服务远远不能满足科研生产和油区群众对档案信息的需求。油田企业要想更加全面、更加深入地参与国内外市场的激烈竞争，企业生产经营决策的针对性和有效性取决于决策信息的质量和正确性，需要比以往更多、更准确的信息。在这种情况下，赢得领导的重视，完善档案管理制度，加强档案队伍建设，加大档案信息开发力度是当前油田企业提升档案服务质量的主要对策。

一、赢得领导对档案工作的重视

档案服务工作成效发挥如何，不仅取决于档案人员的努力程度，更主要地取决于领导的重视程度。领导对档案工作的认知和重视程度，决定着对档案工作的定位和走势。

任何一个单位的任何一项工作要做好都必须得到领导的重视。唯有领导重视，这项工作才能顺利有效开展。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在单位内部无足轻重，是个“摆设”。这会严重削弱档案的作用发挥。因此，新形势下，档案人员必须发挥主观能动性，以自己的实际行动去争取、去赢得领导的重视，为做好档案服务工作铺平道路。要加强档案工作宣传，经常把有关文件、材料给领导传阅，让领导在脑海里留下档案的印象；要着重宣传档案的经济价值和社会价值，充分展示档案产生的实实在在效果，引起领导关注和兴趣，增进领导对档案的理解和支持，进而启发领导从战略发展的高度思考档案工作，推动档案管理运行体系的不断优化，推动档案工作环境和软硬件不断改善，为档案服务工作快速有效推进创造良好条件。

二、建立健全档案工作管理制度

档案服务作用要充分发挥，就必须建立一套与企业发展相适应的档案工作管理体系、管理流程和管理规范，确保档案工作的制度化、科学化，资料的连续性、完整性和保密性。

完善档案管理体系。档案工作是一项系统工程，要按照《档案法》要求，结合单位实际，与企业发展同步推进档案管理工作，建立一套全体员工共同遵守的办事规程或行动准则，明确职能部门、各个单位职责以及档案专兼职人员职责，构建层层负责的档案工作机制，使得档案管理工作有章可循，避免出现漏洞和断档。如在第二采油厂从无到有、从小到大的发展过程中，随着时间的推移积累了大量丰富的原始资料，为企业的管理和发展提供了宝贵的依据，也真实地展现了企业发展的过程。为了更好地服务于油田发展改革稳定、生产经营建设这个大局，构建了以厂档案室为中心、以机关各职能科室和三级单位的档案信息员为基础的档案信息管理体系。

规范档案基础资料。企业档案室围绕企业中心工作和企业发展需求，利用一切手段，规范档案基础资料，不断丰富档案信息资源。明确档案收集归档的范围、类别和形式，各负其责地多方位、多渠道地收集档案资料，并按要求及时移交入库。档案进库前，要组织人员对照标准逐次逐条地对进行审查，做到档案规范收集归档。对于已入库档案，要定期进行检查和维护；对于早期不规范的档案，要集中力量重新整理、分类、组卷、编目和装订；对于极个别有不完整的档案，要及时进行补签和抢救，确保档案资料高质量、高标准的规范入库。［1］在档案整理过程中，要根据资料特性，对各种门类和载体的档案进行分类管理，为今后的档案工作分类检索、综合编研、深度开发奠定基础。

严格确保档案安全。档案安全是档案管理中的一个重要环节。要坚持做好库房温度、湿度记录，及时进行降温和除湿，定期进行清理，不断改善和优化档案保管条件，杜绝库房出现霉变、虫咬、乱堆杂物、档案丢失或损毁等现象。同时，要关注档案信息安全防范，特别是科研企业的材料、图纸、数据等档案信息，要严格做好保密工作。要采取定期维护系统、安装网络防火墙、文件加密防护等多种方式，提高档案信息安全性能，确保宝贵资料不丢失、不泄密。

三、加强档案工作队伍建设

随着档案服务工作的深入开展，对专业档案人才有了更多的需求。长期以来，企业档案管理从业人员专业性都不强，真正的专业性人才很少，现有档案人员普遍存在着专业知识不足、业务能力不够、工作经验缺乏等问题，这严重制约了档案工作的发展。

配齐配优档案人员。企业要重视档案人员选拔，在物色人选时，要精心考评与档案职业要求相吻合或较接近人员，选择思想素质和文化素质较高、热爱档案事业、责任意识强，既耐心细致又勤奋踏实的人员从事档案工作，确保配置最佳档案工作人员，并尽可能保持企业档案队伍的相对稳定。

提高档案管理人员业务素质。档案管理人员必须具有相关知识和娴熟的技术，采用自学、跟师、内部办班、外派培训、参观交流等方法，开展综合培训，提高档案人员在档案整理、鉴定、编研等业务能力，推动档案人员业务水平的整体提高；提高档案人员的相关文化知识如信息学、图书情报学、博物馆学、传播学、社会学，以及计算机管理等现代化设备的操作技术等。要注重业务骨干的培养，争取培养一批档案工作的业务带头人。

深化档案服务创新。档案人员要积极顺应企业发展的新形势，积极探索创新档案服务工作，主动介入企业发展，建立咨询服务平台，改进服务方式，丰富服务手段，提高服务水平，逐步成为档案综合服务的复合性人才。

四、加大档案信息开发力度

档案从业人员要按照企业发展战略部署，综合开发档案信息，积极拓展档案服务功能，促进档案价值得以最大限度挖掘。

扩大档案信息技术成果。计算机技术和信息技术的快速发展给档案管理带来了巨大变化。档案工作要主动利用先进的计算机技术、网络技术和电子信息技术，改变传统的手工操作方式，将保管对象由单一的纸质档案拓展为纸质档案和电子档案并重的存贮方式，推进档案的计算机一体化管理，逐步建立企业档案的数字化信息库，从而推动档案信息共享。同时开发电子档案的检索和管理，为档案的开发利用提供更方便、更快捷的服务。

大力推进档案信息编研。企业档案是企业发展的宝贵财富。它囊括了上级有关机关文件、本机关文件。为了最大程度地挖掘企业档案的信息资源，要加强档案信息的编研工作。档案管理部门要根据生产建设的需要，针对不同时期的工作重点和要求，充分做好档案资料的编研工作。选题要直接服务于经济建设、精神文明、群众生活等，不要仅局限于文字材料，还有涵盖图片、影像等，推动档案编研工作的发展，推动和实现档案价值的最大化。［2］

档案工作是一项功在当代、利在千秋的事业。档案服务工作对于推动企业发展具有十分重要作用，必须全面加强档案服务工作，想方设法做好收集、保护、管理、利用、开发这些无价资产的工作，将档案价值有效体现到企业生产经营活动中，从而推动企业长期稳定发展。

［1］张蓉.新时期企业档案管理问题及对策分析［J］.科技资讯，2013（31）.

［2］蔡慧娟.浅谈档案编研工作者的素质和能力［J］.决策探索，2013（22）.