浅谈对企业办公室管理的认识

姚圆圆 平凡

摘 要：对于企事业单位或者是机关来说，办公室都具有非常大的意义。办公室管理在一定程度上具有一般办公室管理特点，同时也具有一定的独有规律。企业办公室管理是为了更好的管理企业的行政事务，同时也是办理行政事务的一个过程，这个过程是为了更好的保证企业的决策更加合理。对企业办公室管理知识进行掌握能够更好的促进企业发展，同时也能更好的提高企业的管理水平。

关键词：企业发展；办公室管理；作用

在企业中，办公室的作用大，作为企业中比较常见的工作机构，其能够更好的帮助领导进行工作，同时也能更好的协调企业中的各种关系，对于企业发展至关重要。企业的办公室无论是何种级别的都是具有服务、执行以及管理职能，同时，也还具备一定的政治性和综合性。在企业中，办公室因其独特的性质在企业发展过程中具有很大影响力。在企业中，为了更好的保证办公室的功能得到最好的发挥，对其工作人员要求也是非常高，这些人员在政治方面一定要成熟，具备良好的协调能力，同时在综合素质方面也要非常好。在工作中，要具备非常好的责任心和事业心，这样在进行任何工作的时候才能更好的完成，同时，一定要保证其品质是非常好。企业在发展过程中对办公室的工作也提出了很多的要求，其工作人员在工作中要做好办公室中各项基础管理工作，按照规章制度进行办公，对出现的各项工作都要完成好，这样才能更好的保证办公室在企业管理中发挥更大的作用。通常在办公室人员比较少的情况下，办公室的工作人员也要做好服务策划工作，这样能够更好的提高其服务的水平，为企业的发展提供更好的保障。

1 做好团结协调工作

办公室在企业中是一个各种矛盾集合的部分，因此，在日常工作中一定要和各个部门都做好协调工作，这样才能在工作中更好的处理好各种关系，更好的发挥办公室的作用。在企业中，对于各个部门，办公室要做到帮助、配合以及协调，这样才能更好的完成工作，同时，也能更好的保证各项工作得到更好的完成。为了更好的实现办公室的责任，对办公室管理试行科学化非常必要，这样能够更好的促进企业发展，办公室科学化管理具有以下几个方面的优势。

1.1 办公室管理的科学化关系到上层领导的决策水平

在企业中，领导人员的主要工作职责就是决策的正确性，因此，在进行决策的时候其正确性对企业的管理以及发展都是具有很大的影响。在企业决策过程中，要想保证其非常合理，就要进行企业发展过程中各个方面的研究同时，对掌握的各种信息进行分析和判断，这样才能在进行决策的时候掌握更多的信息，保证决策的正确性。在企业发展过程中，办公室的作用就是更好的辅助决策的正确性，因此，在企业发展过程中也能更好的对相关的信息进行收集和传递，这样能够更好的保证管理的科学性，同时也能更好的辅助决策，能够为领导人员的决策提供必要的信息，提高企业决策的水平。

1.2 办公室管理的科学化关系到管理系统的协调运转

管理系统是一个非常复杂的联系网络，在这个网絡中，办公室的作用就是更好的联系各个方面，因此，办公室是一个综合的办事机构，同时也能更好的对各种信息进行掌握，这样能够更好的协调各个部门之间的关系，同时也能成为各个部门之间联系的桥梁。办公室在企业发展过程中为了更好的实现各个部门沟通和联系的顺畅，一定要保证办公室的作用得到发挥。办公室在管理方面更加的科学化能够更好的发挥其作用，这样能够更好的处理各种关系，同时也能更好的使领导和各个部门之间进行沟通，这样在整个管理系统中也能更好的进行协调和运转。

1.3 办公室管理的科学化直接影响着机关的办事效率和服务质量

在企业中，办公室主要承担的是公文处理、会议处理和信息处理等方面的工作，因此，在日常的工作中也是要面临着很大量的工作的，因此，在进行管理的时候一定要更好的保证管理的科学化，这样能够避免出现混乱的情况，同时也能避免出现工作效率低的情况，因此，在进行科学化管理的时候能够更好的将办公室中各项工作的轻重缓急进行划分，同时在忙碌的工作中要做到忙而不乱，这样能够更好的提高办公室的服务质量，同时在工作中也能避免出现更多的问题。办公室在管理过程中能够更好的协助领导人员找到各种问题，并将其进行解决，这样也能避免出现各个部门之间的矛盾，同时在办公效率以及服务质量方面也能进行提高。

2 办公室管理职能的转变

适应新形势的要求，实现办公室传统职能的转变和创新是办公室工作的需要，更是企业发展的需要。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，也是一个政党永葆生机的源泉。”“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实践没有止境，创新也没有止境。”办公室作为一个单位的神经中枢，起着沟通上下，密切左右，协调内外的重要作用。做好办公室工作必须要有创新的工作思路、创新的工作措施。加强学习，创新工作思路，增强创新能力。

2.1 高度重视学习，拓展创新思路学习能提高人的精神境界

改变人的知识结构，增强人的各种技能，培养人的创新能力。创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。在知识经济社会，办公室人员应清醒地认识到不加强学习并不断更新认识就无法胜任工作。未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维，实现我们的创新。

2.2 创新思维方式，增强创新能力

创新思维是创新能力的核心，有新思路才能有出路。要提高创新思维能力，就是要解放思想，胸怀全局，勤于思考，勇于实践。

2.3 梳理规范工作流程，为执行力运作提供科学的规则准绳

梳理与提炼办公室关键业务流程。在领导的牵头下，调动和组织全体办公室人员，群策群力，对关键业务流程进行梳理与提炼，既使办公室人员在任务执行时有章可循、有法可依，又可加深其对办事流程的认识，调动积极性与责任心，用流程来推动任务的执行，而非事事靠领导推动。确定办公室执行流程的核心内容。以关键业务流程中的最小执行单元为单位进行解剖，剔出执行链中不必要的冗余环节，明确经优化后的执行流程的核心内容，使之具体化、步骤化，以避免执行者到处是重点，盲无边际。确立持续改进的办公室流程优化机制。办公室业务流程建设是一个持续不断的动态完善过程。因而，惟有采用广泛认可的SDCA循环等科学模式对其进行持续改进，并形成制度化予以长期坚持，才能为构建更加简约、快速、高效的流程提供保证。

3 结束语

在经济和社会不断发展过程中，企业发展面临的问题也是非常多，为了更好的发展企业，企业管理制度要进行必要的革新，这样才能更好的适应时代的变化。在企业中，办公室管理面临的挑战也是非常大，在这种情况下提高企业的核心竞争能力，才能更好的发展企业，同时也能更好的促进办公室管理更加的科学化，这样能够更好的保证企业获得更加长远的发展。

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