高校管理信息化建设有效策略研究

2014-03-21蔡德红

鞍山师范学院学报 2014年3期

蔡德红

(鞍山师范学院教育科学与技术学院，辽宁鞍山114007)

计算机技术与通信技术的快速发展已渗透到人们生活的各个领域，高校管理也应与时俱进，管理创新与教育创新并重，在管理实践中确立现代管理思想，努力实现高校管理信息化，提高高校管理人员素质，实行信息化高校管理模式和运行机制，推进高校管理改革进程，改善高校管理效能。

一、高校管理信息化建设迫在眉睫

教育信息化时代的到来，高校管理作为支持和服务教育活动的重要环节，其现代化与信息化建设已迫在眉睫。高校管理在先进的技术和方法所提供的便捷基础上，带给我们更多的应该是价值观念的更新和思维方式的变革，是高校管理创新的前提，从而带动整个高校的发展。

(一)共享管理信息资源为高校管理服务

信息技术广泛应用于高校管理，使高校管理职能得到更好的发挥，改革与创新高校管理目标使高校培养出具有信息时代特征的高素质人才，为培养创新型人才开展高校各项工作;高校是科学研究的阵地，树立信息化科研管理机制，为产生更多、更好的创新型研究成果服务。高校对教师和学生的管理工作涉及诸多部门，例如人事处、教务处、科技处、财务处、学生处等都有很多相同数据的采集需求，高校管理信息化信息资源共享将给管理人员带来不言而喻的便利，避免管理人员重复性工作，避免浪费不必要的人力与财力，工作效率得到大幅提高。

(二)高校管理规范化是高校管理工作的重点

信息技术的普及，软件开发技术相对成熟，管理信息系统广泛应用于高校管理，实现高校管理方式信息化，将大量的管理信息进行系统管理，让信息的采集、分类、存储、加工、共享成为轻而易举之事。高校管理信息化为实现高校规范化管理提供保障，高校繁杂的事务处理工作要求做到统一执行标准，规范成绩管理，简化选课管理等，确保管理流程规范化是实现公正、公开、公平地执行统一规章制度的保障。

(三)调动管理人员积极性，促进高校创新发展

信息技术将高校管理工作进行了重组，管理人员的数量和分工都发生了变化，组织机构的科学设置将对工作效率产生重要影响，重复、繁琐的工作经过简化更高效、更灵活，充分体现高等学校知识劳动者的智慧。思想和理念是实施改革与创新的基础，高校实行信息化管理是一种理念，真正将其应用于实际工作中才能够将高校管理工作信息化做到实处，使信息化为高校管理服务，用科技的力量将管理人员从繁杂的日常事务中解放出来。依托高校管理信息化建设，精简高校组织管理机构，合理划分管理人员工作职责，扩大其工作范围，避免由于工作人员分工过细，工作范围过窄而造成的组织机构间的重叠、工作效率降低等问题，进而调动管理人员的积极性和创造性，为高校创新发展提供更大的空间。

(四)高校管理信息化为领导科学决策提供依据

管理人员是信息化管理的主要参与者，信息化管理对管理人员提出了更高的要求，树立良好信息意识、创新精神，加强信息化管理工具培训，提升信息化管理水平是管理信息化实施的保证［1］。真实、有效、及时的信息源是领导科学决策的依据，需要快速、准确收集大量基础数据，以供统计、处理和分析。如果依靠管理人员手工完成数据统计则耗时、费力;如果单凭表面现象，领导依据经验做决策则有判断失误的可能。

二、高校管理信息化建设的制约因素

新时期高校办学规模逐步扩大，同时高校管理信息化建设的软、硬件技术基础日趋成熟，现代化的高校管理对高校发展带来巨大的推动作用，但仍存在不尽如人意的方面需要我们认真面对。

(一)高校管理信息化建设缺乏长期性

高校信息化管理的结果能够产生显著的效益，而信息化建设过程中会遇到多种多样的问题和困难，不可能一蹴而就，如没有制定明确、长远的规划，建设中将导致建设进展缓慢的现象，领导不重视，管理人员积极性差等问题。建设过程需要系统性、完整性、科学性的保证，没有按部就班的建设就没有预期的理想蓝图［2］。

(二)观念上重视程度不够影响高校管理信息化建设

习惯于传统管理工作方式的人员对信息化管理工作持怀疑态度，排斥新的信息化管理工作方式，组织管理人员学习信息化管理技术，了解信息化管理的便利，掌握信息化管理流程，树立高校管理信息化意识，从本质上认识到信息化管理带给我们的影响，使管理人员愿意，乐于使用信息管理系统完成管理工作，使管理工作真正实现信息化。

(三)工作方式的改变制约信息化管理工作的开展

学习新知识的惰性是高校信息化管理中存在的一个普遍性问题。要完成管理信息化必须掌握一整套新技术，与原来的管理工作方式差别巨大。转变过程中管理工作出现的差错更是给信息化管理工作的推进带来强大阻力，管理人员很容易放弃新的信息化管理工作方式而半途而废。而管理人员繁忙的工作性质限制了学习新技能的时间和机会，成为高校管理工作信息化建设的制约因素。

(四)孤立的信息系统制约信息化管理工作成效

工作效率是管理工作的生命线。例如高校对学生进行各类考试报名的信息采集，学生自行上报信息，表格中经常会出现姓名输入错误、身份证号码有误等情况，通常工作人员需要逐一校对，如果各部门能够从教务处学生信息库当中调取相关信息就会轻松解决上述问题。信息化管理系统强调各部门、各模块间的信息共享，以减少工作任务，简化工作流程，容易获取所需信息，而信息系统间的联系是隐性的，不经过专业人员的指导管理人员很难掌握其使用要领，形成管理信息化建设工作中的一条鸿沟。

(五)组织管理制度对高校管理信息化建设的制约

纵向层次的组织管理结构限制了高校管理信息化工作的推进，组织管理部门的交叉可以简化工作内容，同时给服务对象也带来便捷，由于组织管理结构的限制使得信息共享无法实现，信息化工作流程形同虚设;同时由于高校工作制度特殊性，高校管理人员更新频率高，流动性强，使得刚刚熟悉业务的人员离开管理岗位，给高校管理信息化建设带来重重困难。

三、高校管理信息化建设的有效策略

(一)制定长期建设规划是高校管理信息化建设的基础

管理信息化是一项创新性的工作，高校管理信息化建设不是一项短期行为，要做好打持久战的思想准备，由管理信息化建设的自身特点决定了这项工作开展要分阶段、分层次进行，逐项带动，进而完成管理全面信息化建设工作［3］。避免孤立的管理工作给管理信息化建设产生的制约，排除各部门沟通不畅带来的信息化管理重复建设问题。技术部门、管理人员、领导者、任课教师等全体高校工作参与者都需要参与到管理信息化建设工作中来，从思想上、行动上配合信息化管理工作，制定长期建设规划为持续开展此项工作奠定良好的工作基础。

(二)管理人员与技术人员良好沟通是高校信息化管理的前提

管理信息化工作具有发展性，在这一过程中管理工作由表面的信息化到逐渐深入的信息处理，将使管理人员的工作化繁为简。管理人员熟悉管理工作，各个环节的任务、关联以及配合都需要与技术人员进行良好的沟通，以使得信息化管理工具能够实现日常管理工作需要，技术人员也需要了解管理人员的工作要求以完成技术实现。

(三)管理人员信息化工作能力是高校管理信息化建设的保障

目前，高校管理人员同样具备高学历、高层次，因此他们已具备较高的信息素养，为高校管理信息化提供了可能，其参与高校的信息化管理工作只需要熟悉工作流程，学习信息化管理工具的使用方法、技巧，以更快、更好地适应高校管理信息化。同时高校的人事制度使得管理人员流动性较大，需要提供以老带新等传帮带的方式使新加入管理队伍的人员尽快掌握信息化管理技术，适应信息化管理的工作方式。