对高校档案馆以信息化建设促进业务建设的几点思考

2014-03-17张斌

办公室业务 2014年23期

本文分析了高校档案馆因未能正确处理好信息化建设与档案业务建设关系而出现的几个主要问题，提出了信息化建设应立足档案业务建设，围绕学校要求和社会需求，有计划、分步骤开展，达到以信息化建设规范档案业务，用业务建设促进信息化建设的目标。

高校；档案信息化建设；业务建设

随着网络技术、数据库及多媒体技术日渐成熟和广泛应用，世界各国的档案工作正朝着数字化、网络化的方向发展。采用现代信息技术，提高档案管理和利用的水平，加快档案信息化建设，是当前高校档案管理工作改革发展的必然趋势。我国高校档案信息化建设从二十世纪九十年代开始，进入新世纪以来发展速度加快，少数综合类高校已基本建成数字化档案馆，多数高校的信息化建设也已启动，档案信息化成为全国高校档案工作普遍的热点。

作为业界同仁，大多数高校档案馆建馆时间较短，尚处在业务转型和职能转轨时期，存在档案业务基础薄弱，对档案信息化建设认识存在偏差、建设规划不明确等问题，影响了信息化和档案业务建设。本文拟从高校档案信息化建设存在的几个问题出发，探讨构建业务建设和信息化建设相互促进的工作思路。

一、存在的主要问题

（一）对档案信息化建设认识存在偏差

认识档案信息化的过程是教育思想、教育观念转变的过程，是以信息化为切入口对现实问题进行分析的过程。由于缺乏一套完整的理论，对信息化建设的认识存在偏差，工作中突出表现在片面追求数字化，把档案文献的数字化、档案信息网络化的建设等同于档案信息化的建设等方面。许多档案馆在缺乏实施标准和指标体系指导情况下，档案基础工作准备不足，片面追求档案工作的“现代化”、“信息化”，追求纸质档案数字化的速度、进度、完成量，片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化。

（二）信息化建设“软件”基础薄弱

高校档案馆的职能定位主要是为教育教学工作服务。独立建馆之前，高校档案的利用主要集中在工作查考上，对档案信息服务要求不高，既没有对档案信息深度挖掘的动力，也没有提供有特色信息服务的压力，档案数据库建设严重滞后，更谈不上整合所有档案信息数据库之后的二次档案信息数据库建设。以北京高校为例，大多数高校的信息化建设停留在纸质档案数字化、档案的案卷目录和归档的文件目录数字化的阶段，有本校特色的档案数据库建设仍处在规划设计阶段。

在已经建立OA系统的高校中，档案的数字化和电子文件的采集、接收程序建设落后。一是数据不完整，一些高校只录一些基本数据。二是数据不准确，数据输入时只图简单、省事，没有仔细核对检查，造成有的数据不准确。三是数据失真，对更新数据没有及时修改补充，造成数据不能反映现实情况，失真情况严重。四是档案目录建设不完善，影响了数据库的查全率和查准率，降低了档案管理信息系统的使用率和可信度，延缓了信息化建设步伐。

（三）档案信息开发不深入

目前，信息化技术发展的重点已经从技术向信息开始转变。档案信息开发不深入，仍停留在目录录入、数字化扫描上。目录数据库建设、档案数字化虽然是信息资源开发的重要组成部分，但重“建设”，轻“利用”，难以发挥信息化建设对档案工作的促进作用。如果档案信息开发工作中只注重改变档案信息的存储方式——从传统纸质档案保管转化为数字化、网络化保管，而非寻求转变带来的信息利用方式的改变——从手工检索查阅转变为随时随地网络检索查阅；不能从对简单的档案信息查考转变为对档案信息资源的深度挖掘，发挥档案信息的学术价值和社会价值，那么信息化建设就成了一道摆设，失去了它真正的意义。此外，各种档案管理软件中，没有一种能够在档案编研方面发挥作用的，还需要人工操作来完成。这是档案信息开发不深入的外部因素。

（四）适应信息化建设的组织管理结构尚未形成

组织管理是指通过建立组织结构，规定职务或职位，明确责权关系等，以有效实现组织目标的过程，是一项系统性的工作。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它的有效开展与人力、财力、技术、政策、观念等一系列组成要素和环境要素密切相关。建设目标能否实现，取决于各项要素的质和量对这些必备要素的组织状况，而后者在很多情况下乃是成功的关键。

目前，高校档案馆的工作流程和运行机制是建立在对纸质档案管理的基础之上。信息化建设一般通过设立信息化建设岗位或者信息化科室开展，任务集中在档案馆网页维护上，没有深入开展信息化建设的动力和能力，对档案业务促进不明显。档案馆的管理者要以这些要素为对象，研究最优化、最有效的组合方式，根据建设目标和实际需要制定并采取一系列务实的组织管理措施。

二、对策和方案

档案管理者要有档案业务和信息化建设统筹发展的意识，应围绕信息化主线，构建新的档案管理机制。以业务重组为抓手，优化工作流程。制订信息化建设规划，明确发展路径，有计划、分步骤做好特色数据库建设。加强人员在信息管理方面的培训，走档案业务和信息化建设相互促进之路。

（一）统筹规划业务建设和信息化建设

根据学校发展的需要，制定信息化建设目标，拟定建设路径和时间表。构建新的档案信息管理机制，优化工作流程，确定信息化建设需要的档案基础业务标准和规范，将档案业务建设的重点统一到为信息化建设打基础、做铺垫上来。在日常工作中，强化工作人员检索意识，提高档案著录标引水平，强调对档案信息资源的分析和挖掘，加强与各部门的业务衔接，实现档案工作环节前置，为信息化建设打基础。

（二）调整管理方式和工作流程

信息化建设第一个阶段标志性成果就是改变过去馆藏纸质化的状态，实现馆藏档案的数字化。馆藏档案数字化意味着，档案管理由传统的物理管理为主向逻辑管理为主转变。这必将带来分工和流程的变革，给传统纸质档案管理的工作流程和管理方式带来巨大冲击。因此，要积极适应这种变化，探索建立以档案信息分析、挖掘和利用为重心的组织架构，不断优化工作流程和管理方式。

（三）建立档案信息利用开发机制

档案信息资源开发反映了档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作。高校档案馆主要是为学校决策和广大师生服务。首先，要立足馆藏实际，加大编研力度，以建立专题数据库为目标，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应建立在满足用户需求基础上，强调效益原则。实际工作中需要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系，尤其应积极开展网络服务，发展网络信息用户，利用网络优势，方便、快捷地同信息用户建立点对点联系，随时向用户提供特定需求信息。

（四）加强档案馆网站信息功能的建设

随着高校信息化工作的发展，电子文件的接收越来越多，档案馆要适应变化，将工作重点逐步转移到档案信息的整理、组织、分析和深度研究挖掘上来。档案信息化建设的核心是信息资源开发，而信息资源开发的最终目的是提供利用。网站建设要体现出这点，即充分发挥出档案部门的信息服务功能。档案馆网站既要在档案宣传，工作交流上发挥作用，更要满足多方面的信息需求，发展档案的综合服务功能。要逐步增加能够上网的档案信息数量，使广大师生员工可以直接通过计算机上网查询到需要的档案信息，既提高了工作效率，还能提高档案馆的知名度和社会声誉。

（五）推进特色档案信息数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。高校办学特色突出表现在人才培养和学科建设上，档案数字化和数据库建设要有针对性的放在反映馆藏特色的教学和科研档案信息上。其中，人才培养目标、重点学科建设、专业设置和实验室建设、科学研究水平和重大科研项目等，应成为数字化重点，尽可能齐全、系统化地将这些档案数字化。其次，要将高校档案馆中有长远利用价值的，例如学籍档案、成绩档案、科研成果档案、师资档案等档案信息，这些是档案数字化重点和后期编研核心。

对馆藏的纸质档案进行数字化处理，是数据库建设的基础，可以从三个方面开展：一是案卷目录数字化，将案卷目录、归档文件目录输入档案管理系统，建立档案目录数据库，这是首要工作。条件成熟可以推进文件级目录数据库建设。二是专题数据库建设。对档案信息进行分析加工，对学校经常使用的基本数据信息优先进行数字化处理，尤其要抓好对档案信息的挖掘工作，编制诸如机构设置状况数据库、干部任免数据库、教师职称晋升数据库等，更好满足需求。三是在专题数据库建设取得经验的条件下，稳步开展全文数据库，多媒体数据库建设，为最终实现数字化档案馆打基础。

（六）加强信息管理技能培训

建设数字化档案馆意味着传统管理方式和工作流程将发生变化。例如，档案征集可以在网上完成，或者以电子文件的形式将档案移交到档案馆。由于缺乏统一标准，档案信息格式、结构的不一致，不兼容，无法转换，给档案工作带来麻烦。因此，信息化建设要求档案工作者必须具备相当的计算机和电子文件管理知识，否则将不能胜任新的工作要求。

大多数高校目前已经建成校园网络，并由网络中心负责全校网络的日常运行工作。档案馆在人才引进和培训方面应该将重点放在档案信息采集加工、数据库建设、档案信息的分析和利用等方面，将网络运行的具体任务交给网络中心处理，主要在档案信息的处理和利用上加强培训力度，更好发挥档案馆的信息服务职能。