关于医院学科档案建设的思考

2014-03-17吴鹏举

办公室业务 2014年23期

关于医院学科档案建设的思考

作为新时期医院学科知识的结晶和各种信息的综合，医院的学科档案建设对医院的发展具有十分重要的意义，其不仅是学科发展决策需要，更是新时期医院不断发展的决策依据。所以，重视和加强新时期医院的学科档案建设，成为了医院发展过程中至关重要的一环，本文以医院学科档案的内容入手，为其在新时期的建设进行了积极探讨。

医院；学科档案；建设；思考

在新时期的医院发展中，所谓学科档案，及时医院发展中形成的各类图表录音、公文等载体档案，这些文件档案是新时期医院进行科研实施及医疗等活动的基础依据和信息来源，在新时期的医院发展中，重视和加强对医院学科档案的建设，对医院发展方面的决策等具有十分重要的作用，基于此，应转换现代档案管理的内涵，克服传统档案管理模式形成的弊端，转变以往的档案建设模式，由以往的原始信息记录为主转变为新时期的法律凭证和历史查考作用，并用资源管理模式代替库房模式管理等等，全面推动新时期医院学科档案建设，促进我国医院和医疗事业的发展。

一、医院学科档案的基本内容

（一）统计数字汇聚

此类医院学科档案是对医院研究问题、全院情况以及进行工作等的总括，其本身是作为证据和工具的作用存在，这种数据可供研究问题、撰写报告以及制定计划和总结经验等时进行查询，按照其包含的内容，可将其范围分为档案参考资料和综合性记载资料两种类型。

（二）组织沿革档案

此类医院学科档案是对医院所属体制、人员编制以及组织机构变革等的系统记载，囊括了科室设立到科室学科发展壮大的全过程，是后续总结、了解和研究学科发展轨迹的重要参考资料，其主要包括两种形式，分别是图例表格和文字叙述，内容方面包括了科室文书工作制度、科室诊疗范围、性质和任务以及科室文书工作制度及变化等等。

（三）科室人员档案

此类医院学科档案是对医院科室内普通医务人员、及学科负责人的职称、学历、学位、奖惩去情况、从业考核以及岗位分工等方面的影像、文字资料，可为科室培养和使用专业技术人员、选拔人才以及晋升职称等提供依据。

（四）大事记

此类医院学科档案简要地记载了科室或医院某一时间段的重大事件，其按照事件顺序进行记录，可为本部门工作总结、检查以及工作统计等提供依据，主要从两部分得到内容，分别为大事时间和大事记述，在其内容方面，包括科研成果、重点项目以及技术改造等等情况。

（五）科学研究档案

此类型档案关乎医院的发展前景和方向，囊括了医务工作者的科研课题、科研获奖情况，国家级、军队、省部级科研申请书、研究生的毕业论文、试验记载等等，是医院文献资料中的重要组成部分。

（六）医疗档案

此类医院学科档案是医院医疗活动不可或缺的重要资料，包括住院人次数、门诊人次数以及手术例数等相关数据，有两种形式，分别是电子病历档案和病历档案。其在作用方面主要体现为反映医疗功能工作的真实状况，能对最近的医疗信息、市场动态等进行及时的反映，这种档案必须具有及时性、精确性以及简洁性。

除上述医院学科档案类型外，还有学术交流档案、人才培养档案和制度建设档案，共同构成了新时期医院的学科档案体系，在医院的发展中起着重大的作用。

二、对促进新时期医院学科档案建设的思考

（一）建立规章制度，规范档案管理

基于当前医院发展中，学科档案对医院的主要性，应当在其管理和建设中建立严格的档案管理制度，实践中，以医院的学科档案的实际情况为依据，医院档案部门进行档案规章制度体系的制定，包括的内容有档案工作的考核、奖惩制度、工作任务等。除此之外，也应当界定归档范围以及整理要求，避免出现记载内容缺失档案的出现，力求档案的完整性，使得规范化的档案管理行为为医院学科档案的管理带来制度上的保证。

（二）档案的接收和收集方面

作为新时期医院学科档案建设中保证档案真实、完整性的重要步骤，档案资料的接收和收集对医院的发展意义重大，在具体的实施过程中，通过对分散在各科室、个人等资料实施汇总，将其交由档案管理部门统一管理，并在第二年内进行整理后向档案室归档，在此基础上，在后续的应用中遵循文件材料形成的特点和规律进行利用及保管，对于医院发展中需要移交的档案，要在材料按规定收集完整并整理好的前提下，实现向相应单位的移交；除此之外，对于档案立档单位等组织的沿革等检索工具，应根据医院的实际情况和需要，由负责人员随同档案进行一并接收，保证档案的完整性。

（三）档案的整理和分类方面

为了实现新时期医院学科档案材料的系统化、有序化以及规范化管理，档案的整理和分类工作必不可少，在收集资料工作完成的基础上，依据政策法规、质量标准等实施对档案资料的系统化门类整理，具体的工作包括归档前的基本编目和归档后对资料及文件的分类、编制档案号，在进行档案分类的时候按照行成和处理的年度来进行，一般文件归入文件形成年度，另外，对于专门年度的文件及跨年度的文件，在区分年度方面按所涉及的具体情况来进行；分类工作实施方面还要按照形成或承办的机构来进行；还有一种方式就是按内容所反应的问题进行档案文件的分类，确保档案反映内容等的有序化和合理性。

（四）档案的展现和保管方面

在新时期医院的发展中，根据其本身或是科室业务的需要，将档案资料按照一定的主题进行系统化的陈列，这就是医院学科档案的展现，其作用在于展示和介绍有关档案的成分和内容，经过对这些集中系统的材料进行参观，使得对医院的档案相关方面形成有效地宣传作用，为医院的更好发展打下基础。设置安全的库房和硬件设施来对档案进行管理，这一过程叫做对档案的保管。其过程分为两步，第一步为用专门的档案装具按照编号进行顺序排列，完成此步骤后，依据相关的档案保管规定进行保管，此为第二步，并要达到国家的要求，确保其使用价值和收藏价值。

（五）提高信息化归档管理

随着当前我国经济和科技的不断发展，信息化管理体系的建立已去趋近成熟，医院应进行档案的信息化管理，全方位促进学科档案管理的高效性，通过网络化方式提供信息服务，全面促进档案信息的开放、查询和利用，在实施信息化归档管理中，应根据档案的各个组成部分对计算机应用的需要，依托电子计算机技术，实现相关的档案信息资源库的建立，并在后续的应用中逐步收集和录入档案资料，实现档案资源的共享和对其的网络化管理，此外，为保证数据的安全性及无丢失情况的出现，可采取异机备份、光盘备份等方式，使得档案信息的安全得到保障。

（六）建设一支高素质的专业数字化档案管理团队

近年来的医院发展中，数字化的档案建设对档案管理人员提出了跟更高的要求，基于此现状，急需建立一支高素质的专业数字化档案管理队伍，为此，医院可从企业内部挑选一些有潜力的职员进行培养，重点训练其与档案管理系统相关的计算机操作技能，只有这样，才能培养出符合医院发展且具备高素质数字化管理技能的管理人才，并将这些复合型人才在进行专业化管理培训的基础上组建起一支高素质的档案管理团队，进行医院数字化学科档案管理，为促进新时期医院学科建设及医院的更好发展提供有力保障。