关于知识管理促进企业档案管理思考

2014-03-17乔淑美

办公室业务 2014年23期

关于知识管理促进企业档案管理思考

在知识管理背景下，企业档案管理也要向知识管理模式创新发展。作为重要知识来源，企业档案是实现知识价值的首要条件，也对企业知识产权保护有一定的实践意义。本文以知识管理视角下，如何完善和拓展企业档案管理，创新档案管理技术流程及强化智能化服务意识做出浅析。

知识管理；企业档案管理；优化思考

市场经济形势下，知识信息化发展尤为重要。企业档案作为技术创新、科研创新、企业生产创新的真实记录，实现科学化、标准化的意义不言而喻。因此，企业要实现知识化管理，应该强化职能意识，完善管理职能、积极向智能化服务迈步。

一、传统企业档案管理面临的挑战

档案管理作为重要的信息资源，对企业发展有重要推进意义。在服务现实记录历史的同时，已经通过数字化技术实现了网络浏览和网络检索。但传统档案管理无法适应经济时代发展，没有从根本上转变观念，没有实现真正意义上的信息化数字化。因此，从形式上认知档案管理，才能发挥其应有的作用。首先，企业对档案工作不够重视，不能认识到档案管理工作的重要性。在企业改革过程中，档案机构往往是被重点淘汰的对象。其次，档案管理工作经费不足，不仅工作人员没有积极性，还导致管理工作落后于信息时代发展。最后，缺乏系统性管理，导致档案与电子文件管理不当。在企业重组过程中，档案资料由于没有统一的管理，导致资料分散，材料利用率较低，难以推动企业发展。

二、企业档案管理与知识管理

作为新管理概念，知识管理是建立在以知识为主的基础上，合理利用档案资源提升内部知识识别、收集运用能力，通过合理的共享机制，实现企业智慧提高和竞争能力。同时，知识传播获取、储存共享的目的就是为企业创新添加原动力，实现收益最大化成本最小化。

（一）知识管理在企业档案中的作用

作为企业活动的记录者，隐性知识是企业档案管理的主题，也是企业知识资源的核心组成部分，有助于企业档案共享传递。当知识有了传递过程，才有应用价值。随着知识应用范围扩大，档案价值也随之扩大。如：发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效保护知识产权。同时，企业档案反应出整体企业文化，不仅具备一定的知识框架，也成为企业价值观和企业战略的一部分。

（二）知识管理是企业档案工作心方向

顺应经济时代发展要求，档案管理工作也要实现以知识经济为主的现代化技术管理体系。作为社会系统中占据主导地位的知识管理，有提升企业核心价值和竞争力等优势，知识管理从促使企业档案管理创新，在一定程度上使传统操作方式向现代化技术转换，为企业深度发掘知识价值。

（三）知识管理是企业档案管理必然趋势

企业档案管理拓展实现智能化服务，也能看成是知识管理的重要组成部分。档案人员的身份也从保管员向知识保护者咨询者转换。因此，企业档案管理者应积极投身于优化馆藏资源的工作中，合理利用数字化手段，完善档案馆数字化建设。对于现今企业档案管理技术来说，信息化发展是不然之路，实现智能化服务可以通过知识导航、知识库建设实现。同时，工作人员素质也是提升档案分析处理能力的关键。

三、知识管理视角构建档案管理模式

面对挑战和机遇，档案管理应该适应知识经济，为知识经济服务，发挥经济时代档案管理的作用。作为典型的显性知识，档案管理符合知识管理规律，也是企业档案管理发展的必然趋势。企业档案管理实施知识管理能让资源得到一定程度上的优化，解决了不切实际的分类问题，也能让“知识类档案”减少了处理错误的机会，实现档案管理上的统一创新。

（一）构建档案知识资源管理目标

随着信息化发展，档案管理者思想也要不断改变，其目的在于档案知识资源信息化、资源化，更有利于搜索、查询、分类保存。充分分析管理决策过程，设立订阅机制，对未来知识型文档设计模板，方便员工收集获取知识资源。同时，构建并配备支持员工考试及事务工作相对应的分类知识库，使员工充分了解制度形式和制度环境。依托网络资源，实现分等级的访问权限。

（二）集中化构建知识资源库系统

知识档案管理的目标是集资源库收集、资源库委托、应用功能系统等功能与一身。知识资源管理方案可以设计为知识资源管理中心和知识资源管理团队，推进和完善知识资源管理体系。

（三）企业实施档案知识资源管理的必要条件

由于档案知识资源管理步骤明确，包括制度调查、软硬件完善以及技术资源和人才资源，首先要制定实施目标，以一定的网络基础设施作为核心前提建立保障体系及档案知识管理机制。