企业档案管理现代化的探讨

2014-03-17李慧

办公室业务 2014年23期

企业档案管理现代化的探讨

企业档案管理属于企业管理的一部分，在企业生产经营管理中发挥着重要的作用。不少企业缺少足够的档案管理意识，导致档案管理工作存在很多不足，难以适应企业的快速发展。因此，企业必须树立档案管理意识，将档案管理和企业发展目标有机的结合起来，以促进企业的全面、持续发展。

企业；档案管理；现代化

档案管理现代化是指利用现代科学技术理论、方法及手段实现档案管理工作的信息化与最优化，使其在企业管理中发挥出应有的作用。目前，国内不少企业重效益、轻管理，档案管理工作比较滞后，不利于企业的长远发展，因此，加强档案管理，实现档案管理现代化是企业面临的一项重要课题。

一、制约企业档案管理实现现代化的因素

（一）档案管理制度滞后

随着社会的发展，企业档案管理的内容与工作方式都有了新的变化。但档案管理制度却未及时更新、改进，导致档案管理工作滞后。档案部门中的硬件设施不完善，工作人员素质偏低都是常见问题。档案管理软件也缺乏实用性，不符合有关要求，功能不全、数据残缺。另外，企业内部未制定统一的标准，不利于部门之间的沟通协作。长此以往，企业档案管理的问题将日渐突显，并将严重制约档案现代化进程。

（二）档案人员业务水平不高

当前，档案管理人员的学历水平普遍偏低，管理理念滞后，管理方法陈旧。因此，他们无法将先进的管理技术运用到档案管理当中。高学历人才，特别是复合型人才都很稀缺。这在一定程度上制约了档案管理朝现代化发展。

（三）缺少资金支持

现代化的档案管理必须有足够的资金作为保障。档案管理的资金投入在很大程度上取决于企业领导的主观意愿。而不少企业领导往往只重视经营效益，而不重视档案管理。因此，划拨给档案部门的资金远远不够，难以满足档案工作的需要。特别是在一些中小企业表现得更为突出，档案管理设备老旧、工作条件极差。

二、企业实现档案管理现代化的对策

（一）转变观念，强化档案管理现代化意识

首先，企业管理者必须解放思想，转变观念，认识到档案管理现代化的重要意义，进一步强化档案现代化管理意识。然后，根据档案管理的工作特点，健全本企业的档案管理现代化机制。另外，可从企业年度财政预算中抽出一部分作为档案管理的专用资金，用于改善档案管理的硬件设施，并更新相关技术。

（二）进一步健全档案管理制度

首先，企业要根据自身档案管理现状来合理改进档案管理制度。在制定档案管理制度时，要充分考虑到制度的可操作性、合理性、规范性等，便于制度的贯彻落实。比如：档案管理要符合相关文件的形成规律与特征，保持文件之间的紧密联系，区别于各自的价值，以方便保存和使用。归档资料必须完整、齐全。在归档材料时，必须将每份文件的正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件分别立在一起，不可分开。另外，还应健全档案管理绩效考核机制，把薪资和考核结果相结合，督促档案人员增强责任意识，尽职尽责做好本职工作。

（三）创新企业档案服务方式

档案部门可利用企业网站制作相应的网页，上传相关档案资料，并积极宣传档案管理的意义，增强大家的档案意识。档案部门还应在网站上提供相关在线服务，以满足人们的多元化需求。企业员工可轻松进行网上检索，寻找需要的档案资料。另外，档案部门要积极和企业宣传部门交流合作，成立“电子档案数据管理中心”。该管理中心负责管理网站上所有企业的归档电子文件。同时，通过权限设置，让不同群体访问、查询相关档案资料，享受不同的服务，从而实现电子档案的资源共享。针对部分特殊档案，比如包括涉密内容的信息等，可形成相应的涉密档案网络审批制度，通过网上审批，确保档案信息的安全性。

（四）加强教育培训，提高档案管理人才素质

要实行档案管理的现代化，必须提高工作人员的业务素质。一名合格的现代化档案管理人才必须具有良好的政治思想素养，并掌握系统的专业知识，具有较强的现代管理理念。因此，档案部门在抓好日常工作的同时，还应加强对部门人员的业务培训，进一步提高他们的综合素养。一要定期开展业务培训。其中，要重点培养档案人员的档案意识，并学习相关档案法律法规。同时，要求他们熟练运用电脑开展日常工作，逐步实现档案管理的信息化。二要选取工作表现好的人员参加上级主管单位开展的业务培训班，提高他们的业务水平。另外，要挑选业务素质好、有实干精神的人员进入档案队伍，为档案队伍输送新鲜血液。