探析新形势下的事业单位档案管理存在的问题

2014-03-17韩英

办公室业务 2014年23期

关键词：现代化事业单位档案管理

事业单位的发展已相当成熟，正逐步向着现代化、规范化的轨道前进，作为单位内部管理系统的档案管理工作也面临着转型的挑战。本文将着重从事业单位档案管理的问题以及相应的解决办法对事业单位的档案管理问题进行探讨。

新形势；事业单位；档案管理；问题

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理被重视程度不够

很多人认为，认为档案管理工作只是简单的文字保管工作，不需要耗费太大的人力物力，也不需要频繁的更新换代和资金投入。殊不知行之有效的档案管理正是企业效益的重要保证。正是由于一些人对于档案现代化管理缺乏正确的认识，仍然采用传统陈旧的档案管理方式，导致档案的管理工作依旧杂乱。这些都会影响了事业单位的工作效率。

（二）档案管理硬件设施不齐全

许多人认为所谓的现代化档案管理，不过是把传统的以纸质为主的记录转化为用电脑记录。其实档案管理工作远不止做表和文档这么简单。正因如此，公司企业往往会忽视硬件设备的投入，设施不齐全。有些档案馆馆室狭窄潮湿，引起档案材料的虫蛀或霉变……，等等一系列的直接后果就是无法为单位提供高质量、高效能的服务。

（三）事业单位档案管理工作缺乏专业部门和现代化人才

档案管理要实现现代化首要的任务就是实现人才的现代化。档案管理工作要求从业人员能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。而在现在的大多数事业单位中，档案管理人员没有系统的学习过档案管理专业。正是由于从业人员不具有专业性，认为档案工作就是简单的资料收集和整合，所以导致档案管理工作迟迟没有取得长足的进步。此外还有相当一部分的事业单位没有专门的档案管理部门，被合并在其他部门之下。由于人才和部门缺乏专业性，无法把握企业的档案管理全局，导致一些重要的资料流失，无关紧要的档案反而被留存下来。

（四）事业单位档案管理信息化、网络化进程推进缓慢

档案管理现网络和信息化是档案管理工作大势所趋，也是最终的发展方向。但从现阶段来看，事业单位的信息化进程是比较滞后的，大多数档案的主要功能仍然是资料的留存而非共享，产生的效益较低。档案管理的信息化不仅仅是更新几台现代化设备那么简单，而是要物以致用，要发挥电子网络所特有的信息共享功能。

（五）电子档案自身的安全问题

档案管理脱离纸质媒介是发展的必然趋势，但由于电子档使用了特殊载体，因此大大增加了信息安全的风险因素。电子档案的安全主要分为两个方面，一是传输过程的安全性，也就是网络安全性问题，网络传输一方面使得信息在大范围内广泛传播得以共享，但同时网络黑客和无孔不入的计算机病毒也给档案管理带来了巨大的安全隐患。另一类风险指的是电子档案一般以光盘和磁盘为载体，这一类载体的性能不稳定，不具有人为可控性，容易出现档案失真等突发问题。

（六）对于档案管理没有形成健全的评估体系

很多企业对档案管理没有形成健全的管理体系，未执行岗位责任制，对档案的管理工作欠缺了解和准确分析。

二、如何促进事业单位档案管理更好发展

（一）提高档案管理人员的专业素质，实行岗位责任制度

要想做好企业的档案管理工作，必将对工作人员的素质提出越来越高的要求。首先是要将档案管理部门独立起来，安排专人负责该项工作，实行岗位责任制。再者就是要对已经上岗的档案管理人员组织定期培训，既包括专业知识培训也包括安全意识、信息共享意识的培养。在今后吸纳新的档案管理人员时，应着重招聘那些具有长期工作经验、系统学习了档案处理知识的人才。

（二）加快硬件设施的完善，由外到内逐步推进现代化

设备的现代化更新需要资金支持，应当唤起企业管理层对于档案工作的重视。要及时配备档案现代化所必有的互联网设备、扫描仪、计算机、光盘刻录机等现代化的办公机器设备，要充分利用现代科技，特别是光盘技术、微缩技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快推动档案管理的信息化规范化进程。

（三）严格规范事业单位的档案管理制度，逐步实现规范化管理

档案管理规范化的目标是要建立最符合企业运营至于的档案管理流程，指定与之匹配的评价标准。并且在标准最终确定之前，充分吸取采纳其他相关部门的意见，促进各部门之间的协同合作和相互监督。

（四）采取相关措施做好事业单位档案的安全性防护工作

事业单位应保护知识产权和商业机密。对于一些特殊载体，尤其是通过互联网渠道传输的档案文件，更要重点防护。加强对电子档案的保管，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，做好防尘防潮灯相关工作。同时谨慎起见，对于关键文档还要做好数据备份工作。