浅析人事档案管理如何与时俱进

浅析人事档案管理如何与时俱进

随着科学技术的发展进步以及相关人事制度的变革，人事档案管理中存在的问题逐渐凸显起来。人事档案包含着个人身份、学历以及相关简历，个人工资待遇、社会劳动保障和组织关系紧密相连，是记录一个人的人生轨迹的重要依据，也是一个人的切身利益的强有力的保障，对于人才资源的开发和利用也起着重要的参考作用。

人事档案管理；问题；与时俱进

一、目前人事档案管理的状况

1.人事档案管理人员变更频繁，致使档案管理工作环节薄弱，工作断断续续，给档案工作和档案移交工作造成了很大障碍，同时也影响了档案管理人员的主动性。

2.有些职工人事档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠，对职工人事档案管理的要求也不一样。

3.职工人事档案的内容不够详细，职工人事档案管理没能够正确充分反映出职工的个人经历、技术专长、技术职称、爱好、特长等内容。有些企业，尤其是私营企业的领导以为档案没用处，不给新录用的职工建立人事档案，职工新增的内容不能及时归档，导致职工的档案资料不准确、完整，导致职工不能按时退休、不能按时晋升职称。

4.职工人事档案管理人员的创新性不强随着社会进步与技术发展，知识经济不断发展，科学技术在各大行业之中不断发挥着重要的作用。而当下的事业单位的人事档案管理工作也需要不断发展变化以应对时代发展的需要。其中不断出现的新事物和新问题，都要全新技术应用加以解决。

二、人事档案管理的现状产生原因

1.当前社会和各类媒体对《档案法》的宣传十分有限，开展的档案管理的宣传活动及其少，导致企业获得职工人事档案管理知识的渠道狭窄，提高人事档案意识的途径太少。

2.我国目前的人事档案大多数是静态的资料描述，注重历史性和过去时的反映，不能很好地及时地反映当前职工的个人能力，在建立过程中信息收集方面透明度不高，职工很少能有机会了解到自己的档案信息，使职工忽视自己的人事档案在工作中所发挥的作用。

3.很多档案管理人员档案知识面窄，档案管理知识结构不合理，缺乏创新精神。当前的企业人事档案管理处于经验管理和收工管理阶段，这种管理越来越不能满足实际档案工作的需要。

三、现代社会发展的趋势，对职工人事档案管理工作的要求

1.人事档案管理工作是档案工作的重要组成部分，应该体现企业文化、为建立企业核心价值体系服务。

2.增强服务意识，为职工提供服务利用。从企业的选人到用人、留人、育人的主要途径是职工人事档案所提供的信息，所以人事档案管理人员要端正好态度，摆正位置，增强服务意识，改变长期以来的被动式服务，积极主动地为企业提供信息服务。

3.保管和利用好职工人事档案是档案管理部门的主要任务。一方面，要认真贯彻职工人事档案管理的工作标准，对职工人事档案进行规范化管理，明确分工和考核标准，保持良好的利用秩序。另一方面，采取备份保存制度，逐步将纸质形式转变为电子文件，发挥计算机技术在职工人事档案开发、利用中的优势。

四、顺应社会发展需求，使职工人事档案管理与时俱进的对策

1.建立科学合理的职工人事档案管理制度。在职工人事档案管理工作中，要及时把不适应新形势、新情况、新任务的规章制度进行改革，建立起新的、科学合理的职工人事管理制度。对人事档案收集归档要及时、准确、完整。

2.利用计算机网络信息技术对职工人事档案的内容进行分类，逐渐建立职工人事档案与养老保险、医疗保险、失业保险、再就业等系统化管理体系。通过科学化、规范化的职工人事档案管理为企业提供便利的服务，充分发挥人社部门的职能服务，提高办事效率。要提高工作效率就需要对人事档案实行计算机辅助管理利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术将档案资料整理输入计算机通过相应的技术处理将文字、图片、声像等资料转变成数据资料实现人事档案纸质与数据格式并存。

3.全方位分析职工人事档案，不放过职工人事档案中的学历水平、工资级别、技术专长、专业职称、职业性质、工作实绩、发明创造、奖惩、个人爱好、特长等；人事部门可依据人事档案中的详尽资料及时职工进行沟通，掌握职工各方面的最新动态，听取员工的想法和意见，对职工提出个人发展等方面的建议。

4.加强人员培训，提高人员素质，引进高素质的职工人事档案管理工作方面的人才。加强人事档案管理人员运用现代信息技术的学习和培训，使其适应新形势下的新要求，从传统的管理方法向现代化转变，实现档案现代化管理。不断加强现有档案人才培养及引进高层次档案专业人才补充企业人才队伍，从而为企业发展提供源源不断的动力。

五、结束语

职工的人事档案是记录个人学习、工作、工资变动、参加各项社会保险情况等原始资料，是证明个人学识水平、文化程度、工作年限、工作技能、功过奖惩和企业用人评判的重要依据。所以为了维护好职工切身利益、享受好各项福利待遇，应做好职工人事档案管理工作。现代的人事档案管理工作需要与时俱进，有创新意识，要注重档案管理工作的科学性和透明性并实现管理的信息化，这样才能够更有效的解决好管理过程中存在的问题。

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