新时期人事档案管理信息化建设研究

新时期人事档案管理信息化建设研究

档案是社会经济发展的基础性战略资源，人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。近几年来，随着信息技术的飞速发展，使得加强人事档案管理信息化建设迫在眉睫。因此，本文则重点探讨新时期人事档案管理信息化建设途径，以望起到抛砖引玉的作用。

人事档案管理；信息化；建设

人事档案管理作为国家社会公共信息管理的重要组成部分，是国家选拔培养干部、评审公务员、调节人员编制、拟定人才流动计划与政策的关键依据，只有与时俱进加强队伍建设，做好制度完善，才能够为各项工作的顺利开展提供便利。近年来，随着经济快速发展和人才流动等原因，人档分离、弃档情况时有发生，因此导致诸如死档、废档问题比比皆是，增加了档案管理的难度。因此，应深入分析问题的基础上寻找一条合理的解决道路，以利于人事档案工作管理。

一、人事档案管理现状

（一）管理意识有待增强

由于过去传统观念影响和档案工作本身的保密性与封闭性，使得在与时俱进提升认识方面略有不足，认识上的欠缺和限制使得管理上容易出现漏洞，易造成问题的产生，在工作中改革与创新力也略有欠缺。正是由于缺乏组织领导，思想认识不强，导致人事档案丢失现象严重，不利于后期的开发利用。

（二）信息化程度欠缺

从当前来看，人事档案管理缺乏自动化，大多人事档案为纸张形式的原件或复印件。其中有的人事档案使用次数较多，磨损较厉害，加上保存时间较长，损坏较严重；大多为手写，经过时间的洗礼，字迹逐渐模糊，已难以辨认；部分影像资料由于保存时间长，其中的数据已丢失，对后期的利用造成影响。因此，需要实现信息化建设管理。

（三）人员素质有待提升

人事档案管理本身的专业性和特殊性要求管理人员必须能够熟练掌握各类档案知识与技能，虽然现今人才吸纳步伐加快，但是在更新换代方面仍旧压力巨大，受人员不足、素质参差不齐等原因影响，在管理工作方面心力不足，造成诸多问题。人事档案工作目前管理由老中青三代共同努力，虽然一定程度上改革了管理现状，但是很多部分人才断层、专业高素质人才缺乏的现状并非一天可改，由此决定了人事档案管理完善的长久性与必然性。

二、人事档案管理信息化建设途径

（一）增强管理意识

人事档案管理人员应转变管理意识，摒弃传统管理理念，将人事档案管理实现信息化网络化作为管理目标，达到资源共享的目的。同时，加强组织领导，将其管理纳入到单位发展的一项基础内容中，作为战略性工作来进行，并制定切实可行的档案管理方案，加以规划与建设。成立相应的组织，明确各个组织人员的职责，精心设计组织任务，将人事档案管理工作落到实处。若有突发事件时，充分利用现有的摄像监控技术，及时知会，根据单位的用人守法诚信记录实施分类监管。

（二）实现信息化建设

首先，高清扫描。购买先进专业扫描仪、高倍数码相机，实现两者联合应用，重要是处理单位内部扫描仪不能够处理的文件，可采用高倍数码相机起到补充作用。根据档案管理实际情况，选择对色彩要求较高的扫描仪，可减少资源的浪费。同时按照文件的正确顺序，结合色彩的不同给予区别处理。一般情况下，应按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件来进行处理。其次，图像处理与储存。当完成人事档案的扫描工作后，进行图像处理，将其储存在档案数据库中。应做好人事档案图像的筛选工作，将有问题的档案挑选出来，并利用图像处理的技术对有问题的图像加以修改，做好标记，后重新扫描，提高档案信息的利用率。对于人事档案的裁边一般采用色彩模式，将多余的白边去除掉，缩小图像文件内的容量，进而减少电子档案的存储空间。再次，建立数据库。当人事档案转换为图像后，应建立相应的数据库，进而提供网络查询，实现资源共享。在此过程中由专业人员来建立，并予以完善。最后，还应做好人事档案管理的信息安全工作及信息备份工作，在文件格式的选择上建议使用PDF格式，避免数据内容的随意删改；做好计算机的安全防护工作，防治病毒侵犯。

（三）探索档案资源利用价值

在档案管理中，应用档案服务其他部门工作提供切实支持是档案资源开发利用的一个重要方面，要与包括公安、司法、工商、民政、银行、税收等部门在内的有关单位做好信息链接，发挥信息共享的优势，完善档案社会信用体系的构建。另外，还要加强补充档案的收集与管理，尤其是干部人事档案方面，要加强对其政治思想、业务能力、工作绩效、道德品质等方面资料的收集，确保及时反映个人状况，为干部人事管理服务。

（四）提高人员管理水平

一方面，加强道德素质的提高。应在日常工作中加强监督管理，逐步增强管理人员的责任意识、法律意识，树立“爱岗敬业、服务群众、严格管理”的观念，并严格遵守档案的法律法规，确保档案内容正确性，不得擅自利用权力查阅档案或泄露档案内容。另一方面，加强档案管理人员业务素质的提高。通过定期或不定期的培训人事档案管理，或派遣本单位人事档案管理人员到附近单位学习，进而将外单位的先进档案管理方法引入到本单位中。同时开展现代信息技术培训，学习网络化管理理论知识，掌握网络化管理技术与手段，进而提高管理效率。通过以上途径，最终提高人事档案管理人员的综合素质，真正做好档案管理工作，使人事档案发挥应有的作用。

总而言之，人事档案作为重要战略资源，在人事派遣上具有重要作用。当前信息网络水平的不断提升，使得人事档案管理信息化建设符合当前档案管理趋势。因此，本文通过转变档案管理意识、实现信息化建设、提高档案资源利用价值、提高管理人员水平几方面加以分析，旨在提高人事档案管理水平。

[1]朱广会.新时期人事档案管理信息化建设问题探析[J].价值工程,2010,29(6):81-81.

[2]甘秋歌.人事档案信息化建设探究[J].黑龙江史志,2013,(23):74-76.