Word“邮件合并”功能在数据处理以及填写上的应用

夏晓明 王晶晶 / 日照市计量测试所

Word“邮件合并”功能在数据处理以及填写上的应用

夏晓明 王晶晶 / 日照市计量测试所

0 引言

作为计量工作人员，制作检定证书、检测报告是一项日常基本工作，其中难免会遇到一些数据的处理及填写。但是面对那些比较繁琐的数据，如果按传统方法来处理，将会费时费力而且差错率也不低。本文介绍Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，借助这个功能来处理那些重复而又繁琐的数据并填写在对应的表格上。

1 概述

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表，Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。

2 步骤

邮件合并的基本过程包括三个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。

2.1 建立主文档

主文档是指邮件合并内容中固定不变的部分，如证书或者报告的通用部分，规格型号、编号、生产厂家等项目名称。建立主文档的过程和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。唯一不同的是，如果要为邮件合并创建一个主文档，可能需要时间考虑一下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足要求（最基本的一点，就是在合适的位置留下数据填表的空间）。

2.2 准备数据源

数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，考虑使用邮件合并来提高效率正是因为已经有了相关的数据源，如Excel表格、Access数据库等。如果没有现成的，也可以重新建立一个数据源。

2.3 数据源合并到主文档

利用邮件合并工具，可以将数据源合并到主文档中，得到目标文档，合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。

3 应用

现举例说明一下该功能在计量工作中的应用，以Word 2003为例（如果使用其他版本，在界面上会有所差别）。

3.1 建立主文档

利用Word制作一份标准格式的检验报告，作为主文档。将文件保存为“报告模板.doc”（图1）。

图1 报告模板

3.2 准备数据源

利用Excel制作一份数据汇总表，作为数据源。据汇总表的第一行为表头，表头中的每一列对应“报告模板”中的每一个需要填空的项，将所有的内容输入到该Excel表格中，将文件保存为“数据库.xls”（图2）。

图2 数据库

3.3 数据源合并到主文档

打开保存在桌面的主文档“报告模板.doc”，依次点击工具→信函与邮件→邮件合并，在右边功能栏中会出现邮件合并的选择项，点击“下一步：选取收件人” →“选择另外的列表”，到此会弹出“选取数据源”的对话框（图3）。

图3 选取数据源

找到保存的Excel文件“数据库.xls”并打开，会弹出一个“选择表格”的对话框（图4）。

图4 选择表格

因为数据保存在sheet1中，打开sheet1会弹出“邮件合并收件人”的对话框（图5），点击确定。

点击“下一步：撰写信函”，在主文档的“报告编号”下面的空格处点击“其他项目”，弹出“插入合并域”对话框（图6），选取“报告编号”，点击“插入”。

图5 邮件合并收件人

图6 插入合并域

在“样品名称”、“检验类别”等项目下面的空格处重复以上操作，全部完成后会得到一个如图7所示的 “报告模板”。点击“下一步：预览信函”→“下一步：完成合并”。如果是需要打印的文件，则到此可以直接点击“打印”，在弹出的“合并到打印机”对话框（图8）中选出自己想要打印的内容。

图7 报告模板

图8 合并到打印机

如果需要完成合并后，将数据保存到各自的表格中，则点击“编辑个人信函”， 在弹出的“合并到新文档”对话框中选出自己想要保存的内容（图9），至此，邮件合并工作全部完成。