合同管理在招投标及项目施工中的运用

2014-03-12尹晓娟

烟台职业学院学报 2014年3期

关键词：交底过程施工

尹晓娟，郭豫

(1.山西建筑职业技术学院，山西太原030006;2.烟台职业学院，山东烟台264670)

合同管理在招投标及项目施工中的运用

尹晓娟1，郭豫2

(1.山西建筑职业技术学院，山西太原030006;2.烟台职业学院，山东烟台264670)

招投标市场不断地深入，带动了众多企业从工厂化生产模式迅速转向项目化生产模式。在招投标以及项目施工中合同管理起着重要作用，是施工企业获取经济效益的其中一个重要因素。本文从在招投标中合同管理的影响和运用以及在项目施工中合同管理的影响和运用方面进行探讨。

合同管理;招投标;项目施工

建设项目招投标的过程其实就是谈判和订立施工合同的过程，在招投标文件中包含了施工合同的主要条款，而施工合同的主要组成文件中包括招标文件，二者之间互为主要内容，关系密切。招投标是一个建设项目施工的开始，能够确保建设项目有序、公平地进行。在整个项目建设过程中合同管理贯穿始终，能够确保合同的有效性、约束性和权威性。从中不难看出，合同与招投标与项目施工密切相关，因此合同管理对于招投标以及项目施工有着很大的影响，其有效运用是非常重要的。

1 合同管理与招投标

1.1 招投标中合同管理的影响

合同管理与招投标二者之间的联系密切，施工合同是有效控制施工进度、资金投入、工程质量的法律性文件。在实际操作中，合同管理如果与招投标相脱离，将会给项目施工后期带来弊端。一般说来施工企业编制投标文件中“技术标”、“商务标”的部门与项目管理、项目施工合同管理是由不同职能的部门来实施的。一旦招投标成功，如果签订好的施工合同转发给项目经理只是以文件形式，而没有具体实施。如此便会导致施工合同的技术交底流于形式，不能对施工合同进行有效的跟踪实施，从而使得招投标管理和合同管理严重脱节，不能有效进行项目的建设。

另外对签订的施工合同根据招投标文件、合同文本等进行审查管理，也会产生对招投标较大的影响。没有经过审查的合同签订之后常常存在许多问题，并且由于签订行为不规范，时常引发工程质量、资金、工期等方面违约的现象，从而导致国家、企业许多不必要的经济损失。而在签订施工合时，先进行严格的审查，可以尽量避免或减少合同签订后带来的许多纠纷，确保招投标的成功以及后期建设的顺利实施［1］。

1.2 招投标中合同管理的运用

在实际工作中，招投标中合同管理的运用，要做到以下几点:一是合同管理参与招标文件的审查;二是合同管理参与招标活动的全过程;三是合同管理参与招投标项目后期的管理。

合同管理参与招标文件的审查，要做到合同管理部门在招投标过程中与招投标部门密切配合，一起合作审查工程施工的招投标文件。合同管理部门提前介入能够有效地发觉招投标文件中合同存在的许多问题以及不足，如此一来我们便可以在招投标过程中使用答疑的方式向业主提出，从而在避免中标后因为招标文件中合同文本不够合理、不够完善导致后期项目施工过程中出现不必要的矛盾和纠纷。

合同管理应该参与招标活动的全过程。配合参加较大工程的开标以及现场勘察，在开标会上，发包方要宣布标价，而每一个投标企业都要宣读投标书等，在这些内容中有很多都表示了招投标当事人对将来签订合同条款的部分真实意思。以合同管理人员的身份参加开标，能够全面地掌握招投标过程当中的第一手资料，对合同的审查将更加有利，并且使合同更具有真实性、可靠性以及合理性。参与现场勘察，并对现场情况进行了解，这是由于在合同中存在许多条款涉及到施工现场的条件。合同管理部门对一些现场情况进行了解与掌握，有利于对合同当事人的不同意见进行调解，从而起到达成一致意见、协调关系的作用。

合同管理应该参与招投标项目后期的管理。这就要求我们好好配合招投标项目回访工作的进行，对招投标成果进行巩固。在回访过程中，必须根据施工合同、投标书、招标文件等资料，对建设项目的合同履约进行检查，并且建立行之有效的考核制度，对合同履行中出现的矛盾和纠纷及时进行调解、处理，还需要对双方的合同意识进行强化，督促其自我约束和强化内部管理，从而使合同履约率得到提高。通过检查、监督施工合同履行的情况，建立工程招投标跟踪管理档案，并将其作为今后招投标的重要参考资料。

2 合同管理与项目施工

2.1 项目施工中合同管理的影响

合同管理对于项目施工过程有很大的影响。任何一个项目的施工过程都与一系列的承发包合同相关。通过对承包内容、工期、价款、质量标准和范围等合同条款的制订并履行，承包商和业主可以在合同环境下调整和控制施工项目的运行状态。通过合同管理工作，可以规范施工过程中的各项事物的管理，使施工顺利进行。

合同管理可以使承发包双方更好地享有权利和履行的义务。可以这样说，施工合同是承发包双方享有权利和履行义务的法律基础。通过承发包双方职责、义务和权力的明确，可以对承发包双方的责任风险进行合理分摊。并且施工合同一般来说都对承发包双方基本的义务和权力的关系进行了界定。如发包方必须及时参加中间验收和隐蔽工程验收，必须按时支付工程进度费用，及时办理竣工结算和及时组织工程竣工验收等。承包方则应该按照批准的施工组织设计和施工图纸组织施工，提供符合的约定质量标准的产品给业主等。从中可以看出施工合同对施工过程中的事物进行了规范，对合同进行管理工作，能够保证合同对施工过程的有效影响，使承发包双方更好地享有权利和履行的义务，从而使项目施工的顺利进行。

另外，合同管理可有效处理项目施工过程中的各种矛盾和纠纷。建设项目一般都具有建设周期长、参建单位众多、合同金额大以及项目之间接口复杂等特点。因此在履行合同的过程中，承包商与业主之间、承包商与分包商之间、不同承包商之间以及材料供应商与业主之间不可避免地产生各种矛盾和纠纷。施工合同作为合同中特定的一种类型，一经签订便具有法律效力，因此施工合同可作为处理这些矛盾和纠纷的法律依据。承发包双方在施工合同中事先作出的各种承诺和约定，如不可抗力条款、合同的索赔和反索赔条款以及合同价款调整与变更条款等，都可以作为调整处理这些纠纷和矛盾的主要依据和尺度。因此对合同进行管理能够使其发挥应有的法律效力，对施工过程中的各种矛盾和纠纷进行有效的处理［2］。

2.2 项目施工中合同管理的运用

在招投标过程中签订了合同，为了确保施工合同实施的有序进行而不是合同管理在项目施工过程中流于形式，为了使项目施工中的各项事物的管理处于受控状态，合同管理在项目施工中的有效运用可以通过完整而有效的合同实施保证体系的建立、合同实施过程控制的加强、合同变更管理的加强以及合同索赔的注重来实现。

完整而有效的合同实施保证体系的建立，能够保证顺利实现合同目标。而要建立一套完整而又有效的合同实施保证体系，则要注意加强合同管理人员的培训、投标项目以及合同交底、规范合同管理工作程序的建立、报告和行文制度的建立、文档系统的建立、监督管理的履行、重大合同审查管理这几个方面。其中需要注意加强合同管理人员的培训是因为合同管理人员素质的高低会对合同管理的质量产生直接影响。通过学习培训，合同管理人员能够掌握与合同相关的知识以及合同在项目施工中的应用，并且对合同管理以及项目索赔进行掌握。而在投标项目以及合同交底方面要注意在交底完毕后，要实行目标管理。另外也要注意到项目部是交底的重点，合同在公司交底完毕后，项目部应进行二次交底。建立规范的合同管理工作程序则要注意建立定期或者不定期的协调会制度，因为在项目施工过程中，合同管理工作中有许多日常事务性工作;还要注意针对一些经常性的工作订立工作程序，使各方面的关系得到较好的协调，使施工合同的实施工作规范化、程序化，管理人员能够有章可循。报告和行文制度的建立，这是合同的要求，也是项目施工管理的需要，可以使项目施工活动有据可依。文档系统的建立，对日后项目的索赔与反索赔产生重大的影响，需要注意一点:项目的原始资料都是产生于合同的实施过程。而监督管理的履行，可以防止违约行为的发生。对重大合同(如工程建设合同、设备购买合同等)的审查管理，能够有效地维护企业的合法权益［3］。

合同实施过程控制的加强，对合同管理在项目施工的运用产生影响。在合同实施过程中合同实行控制的其中一个重要环节就是合同实施控制。合同实施过程控制的加强，需要注意:按照合同对项目施工目标进行有效控制、加强合同实施过程中的信息管理、跟踪和监督合同的实施、建立完善的规章制度。在按照合同对项目施工目标进行有效控制时应该把总目标分解并落实到项目各部门，从而形成目标体系，注意要始终围绕总目标严格执行。加强合同实施过程中的信息管理，要从三个方面进行，首先要明确信息流通的路径;接着是项目计算机信息管理系统的建立，进行资源共享;三是对信息的流入及时进行处理。跟踪和监督合同的实施，这是受自然条件、社会等外界因素以及项目施工周期长导致的各种变化的需要的影响。建立完善的规章制度，要做到管理职责明确、程序规范、层次清楚，使施工合同的签订、履行、考核以及纠纷处理都处于受控状态。

合同变更管理的加强以及合同索赔的注重。其中合同便跟管理的加强主要是根据工程合同频繁变更这一特点提出的。承包商在履行合同阶段应该仔细研究合同中相应的条款，发现是基于合同差异的地方，同时还要注重资料的积累与收集，将这些作为合同变更的依据。而合同索赔的注重主要是合同实施的索赔和反索赔管理。在索赔与反索赔过程中应该注重合法性、客观性和合理性。