办公自动化系统在我院公文处理工作中的应用

乔 艳，任在方，黄佩佩

（中日友好医院 院办公室，北京 100029）

公文处理工作在我院管理工作中发挥着重要作用。在我院信息化程度不断提高的过程中，旧的公文处理方式已逐渐不能适应医院发展的要求。随着医药卫生体制改革的深入开展、科学技术和医疗水平的快速发展，医院信息化管理已成为提高医院整体素质和衡量综合竞争力的重要标志之一[1]，通过引进先进的信息化管理工具和管理手段来提高医院工作的质量和效率已经成为大势所趋，而实现办公自动化便成为现阶段许多医院管理的重点目标[2]。

1 方法

1.1 选择试点

2011年12月我院引入办公自动化系统（Office Automation，OA）。2012年11月，在为期一年多的反复调研基础上，我院启用了办公自动化系统公文管理模块，以院内签报类公文为试点，开启公文处理电子化办公的历程。

1.2 院内签报类公文电子处理办法

公文处理由传统的人工传递纸质文件的形式转变为计算机网络传递电子文件的形式。电子签报流程在系统中被设定为默认流程，各环节操作者完成处理后，点击“提交”即可瞬间传递至设定流程的下一环节。

1.2.1 电子签报流程的设定

表1 主要角色分工

以公文处理工作实际要求和传统公文处理方式中人工传递流程为基础，分析流程中各关键节点的工作人员的角色分工，设计电子签报流程（见表1）。

1.2.2 电子签报流程的核心

电子签报流程的核心为两个信息平台——院办总平台和各部门分支平台。分支平台是指公文在各部门内部运行的信息小平台，主要承担公文收发员和部门负责人之间的公文传递；院办总平台是指公文在所有部门及领导之间运行的信息大平台，主要承担院办与各部门及院领导之间的公文传递。院办公文收发员作为公文流程管理的督办员，通过院办总平台的角色权限功能，实时了解公文运转整体情况，承担整个电子签报系统内全院公文运转的流程管理和流程督办工作：需要加急办理的，随时督促办理；处理延迟超时的，及时催办提醒；特殊情况不能在默认流程上正常传递的，根据具体情况进行流程修改和管理。

1.2.3 电子签报流程设定、管理过程中的注意事项

流程设计中，保证院领导和各部门负责人在电子公文处理工作中的操作尽可能简单便捷，避免进行复杂的流程管理。我院电子签报流程中，他们仅需在阅完文件后直接在“批示”栏签署相关意见并点击“提交”即可，各部门公文收发员会根据领导批示内容进行下一步流程管理。

需要多部门会签的公文，院办公文收发员根据院办主任签署意见加签给会签部门时，应选择“串发”，而不是“并发”，由此保证各会签部门依次收到待办公文；后面部门会签时，可参照前面已会签部门意见。

1.3 运行前期人员培训工作

优化的系统及人员素质是实现办公自动化的基本保证[3]，办公自动化系统公文管理模块的终端用户分为院领导、部门负责人和公文收发员三大类，针对不同角色、不同权限、不同操作要求的差异，我院在启用办公自动化系统的过程中，进行了分层次、有侧重的进行办公自动化系统操作规范培训。培训方式采取现场讲解与模拟演练相结合，对于公文收发员的培训，主要侧重于公文格式、行文规则以及系统流程管理基本操作，而对于院领导和部门负责人的培训，则采用“一对一”的精准培训，确保每位管理者都能全面了解系统功能并准确掌握操作方法。特别是上线初期，加强医院管理者和中层管理者的系统知识普及和培训工作尤为重要，因为各级领导作为自动化系统重要的使用者，不仅是流程中重要的节点，更是推动系统使用的主流[4]。

同时，对全院公文处理工作者每日登陆OA系统处理待办公文的时间和频次提出具体要求，在提升工作人员专业素质的同时，确保公文质量和办公自动化系统运行的有效性。

1.4 运行中不断改进完善

办公自动化系统正式启用后，利用系统的流程分析功能，院办定期、不定期对全院公文处理工作情况进行统计、分析。通过分析公文运行时长、各节点处理时长，及各部门和各公文处理人员已办、待办公文数量等相关数据，科学客观评估各部门、各公文处理人员公文处理工作的质量和效率。对于处理效率较低及流程管理较多问题的部门及个人，帮助寻找问题关键所在，提出改进建议。

1.5 由点及面广泛应用

下一步，医院将启用办公自动化系统的发文管理、收文管理等功能，将电子化办公模式推广到更为广泛的公文管理工作中，全面提升医院公文处理工作水平；同时，医院将为院领导和部门负责人开通院外电子办公权限，实现办公人员无论何时何地，只要能连接互联网就可以登录系统进行公文处理，即使不在院内、甚至出差在外都不会耽误办文工作，突破办公时间、空间的限制，进一步增强公文处理的时效性。

表2 办公自动化系统公文处理工作满意度调查

2 结果

2.1 工作效率显著提高

通过互联互通的计算机网络功能，只需工作人员点击电脑键盘、鼠标即可完成公文的收发流转、跟踪催办、检索查询、分类归档等工作，简便易行，提高了工作效率。

2.2 节约了物资、人力及时间成本

以电子公文形式为介质（保密文件除外），可实现公文管理的无纸化办公，减少纸质文件的传递节约了大量纸质、笔墨资源，告别书面登记、人工传递等繁琐、重复的手工劳动方式，节省了人力和时间，降低了办公成本。

2.3 方便了查询和监管

在办公自动系统中，流程中各环节处理者只要输入公文文号、发文者姓名、文件名称等任一公文要素进行搜索，便可即时快捷查询公文当前处理情况。同时，院办信息总平台统筹协调、监管调控，可实时追踪了解公文处理进展，及时催办、督办，使我院公文处理工作的监管能力得以加强。

2.4 实现了公文电子归档

公文处理完成后，报文部门公文收发员通过点击“公文归档”即可瞬间完成电子归档。填补了传统公文管理电子档案的空白，为日后查询、统计等工作提供了很大便利。

2.5 提升了满意度

2013年10月，我们对院领导、部门负责人及公文收发员开展了办公自动化系统公文处理工作满意度调查。结果显示，各项满意度均在97.4%～100%（见表2）。

我院启用办公自动化系统公文管理模块一年以来，系统运行稳定。办公自动化系统的实施，实现了公文处理工作流、信息流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为公文处理人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台[5]，实现了办公自动化和医院管理的现代化，为推进我院数字化医院建设、实现医院发展大战略奠定了坚实的基础。

[1] 胡桂周，许统亮.医院办公自动化建设对提高管理工作的意义[J].科学管理，2011，26（2）：94-95.

[2] 张德宏，徐柏林，原明明，等.浅谈OA系统在医院管理中的作用[J].卫生行政管理，2011，29（18）：139-140.

[3] 周源.医院办公自动化实施方案[J].医疗设备信息，2007，22（2）：63-65.

[4] 孙文桥，石磊，栾艳，等.办公自动化系统在医院管理中的实现[J].医学信息学，2012，25（3）：7-9.

[5] 朱迎阳，李莉，徐靖，等.OA系统在医院工作中的应用[J].医学信息学，2012，25（6）：47-48.