会计电算化对会计内部控制的影响

班丽平 贾树强

会计电算化是会计工作的发展趋势，会计电算化的发展又给内部控制带来了新的问题和挑战，文章主要分析会计电算化对内部控制的影响，并以此为基础探讨关于电算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题，以确保企业实行会计电算化后，系统能够正常、安全、有效地运行

一、建立电算化会计信息系统的内部控制制度

会计电算化使原有手工会计核算方法下的内部会计控制制度失去作用，它对会计内部控制工作提出了更高的要求。为了保证电算化会计信息系统的正常进行，预防、发现和纠正系统所发生的错误、舞弊和故障，及时提供正确可靠地会计信息，这就要求我们建立一整套适合电算化会计信息系统的内部控制制度，以保证会计信息真实、准确、完整和安全。

组织控制。实现会计电算化后，会计部门的组织机构和岗位分工必须进行重新调整，会计数据的处理将集中在计算机操作部门，要重新设计会计信息系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度。一是要进行部门之间的职责划分控制，各部门之间的不相容职责应当尽可能分离，划清各自的工作职责和业务处理范围。 二是要进行部门相邻的岗位分工控制，建立岗位责任制，明确职责，责任到人。 三是要建立并严格执行相应的人事管理制度，加强内部控制，对某些关键岗位要實行定期轮换制度。

特殊要求。要建立适应电算化会计信息系统的内部控制，应考虑到它对内部控制的特殊要求，主要体现在以下几方面：

计算机的使用改变了企业会计核算的环境，计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度；健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施；建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份；强化审计线索制，强化内部审计工作；建立进入网络环境的权限制。

二、会计电算化对内部控制的影响

电算化会计特征。电算化会计系统是指对会计数据的收集，存储，处理与报告使用会计信息的管理系统，该系统可分为三个不同层次机构，分别为不同管理服务。会计数据处理系统结构为操作层服务，会计管理信息系统结构为中层管理服务，会计决策支持系统结构，为高层服务，同事，会计管理信息系统又是企业管理信息系统的一个重要子系统，

人机交互作用的特征。会计电算化不仅具有核算的功能还具有治理和控制的功能，所以，他离不开人的交互作用， 是一个人机互动的“智能型”的管理系统。会计电算化是会计学进信息时代的发展，它是会计学、电子技术、财务管理学科互相交叉结合产生的管理技术，从某种意义上说，会计电算化是为了满足现代企业制度的需要，应用现代科技与方法对传统的会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新兴应用技术。

内部控制制度发生了变化。会计电算化改变了原有的手工记账会计组织体制，会计工作组织和会计岗位发生了变化。大中型企事业单位设置的会计部门由总会计师、财务数据准备组、系统操作维护组、财务管理组、会计管理档案组和系统研发组等组成。其中，财务管理部门是电算化会计系统的核心部门，岗位划分比原来更细，并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下，必须构建内部牵制制度

内部控制的形式和财务重点发生了变化。实行会计电算化以后，使会计内部控制的形式发生了变化，一些传统的内部控制形式已无存在的意义 。由于会计核算工作全部由计算机完成，整个处理过程分为数据录入、处理和输出三个环节，从录入会计凭证到输出会计报表输出，可以一气呵成。如果系统安全可靠，没有非法操和计算机病毒的破坏，是不会出现账账、账证不符、试算不平衡现象，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第577期2014年第45期-----转载须注名来源所以数据控制的重点转移到了数据录入环节。同时，计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术，使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制。计算机控制比人工控制更严格、更可靠，它可以克服人工控制的随意性。总之，在电算化会计条件下，会计内部控制方式已部分被计算机所取代。

三、建设会计电算化内部控制是会计发展的必然要求

手工记账方式有较好的直观性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。 会计数据直接记录在纸上，而且在长期的工作实践中已积累了大量的经验和管理制度。实现会计电算化后，就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度。

组织与管理控制。组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约的目的。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括出纳、会计核算、稽核、会计主管、会计档案管理等工作岗位；其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统维护人员从技术上保证系统的正常运行。 对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞等，有效地限制和及时发现错误或违法行为。

系统日常操作管理控制。系统操作控制主要表现为操作员权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行操作，不得超越权限操作其他系统。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件，规定交接班手续和登记运行日志；规定数据备份及机器的使用规范；规定软盘专用以防病毒感染等等。

系统维护控制。系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统维护控制就是针对这些工作而实施的控制。硬件维护主要包括定期进行检查并做好记录；出现故障要及时进行故障分析并做好记录。而软件维护包括定期维护、适应性维护和完善性维护。在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

数据和程序控制。数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全性进行控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。

总之，应用会计电算化，加强会计电算化的内部控制工作， 更好地利用会计电算化系统组织会计工作，提供准确，及时的会计信息，确保企业财产的安全，从而促进企业的发展，提高企业的经济效益。但是任何计算机系统都不是无懈可击的，企业应顺应会计电算化的发展同时，应建立和完善企业的内部控制制度，从而提升整个电算化的科学管理水平。

（作者单位：1.锡林郭勒盟医院；2. 中国农业银行锡林郭勒分行）