计生档案管理存在问题及对策

冯向阳

1 计生档案管理工作中存在的问题

1.1 计生档案管理工作意识淡薄。在实际工作中，有许多工作人员包括一些领导干部没有认识到计生档案管理工作重要性，加上个别计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，档案资料收集不全、归档不及时现象经常发生。由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将临时工情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有妥善管理，出现漏管漏档、报喜不报忧现象。甚至有个别单位存在造假现象，严重损坏了计生档案资料真实性。

1.2 档案管理手段落后。当前计生档案管理工作以手工管理为主，较少运用现代化管理手段，影响了档案管理工作的正常开展。县以下的基层人口计生档案室普遍存在没有制定严格的档案管理规章制度；没有添置必要的档案保管设备，尤其是县人口计生单位的档案室均存在一房多用、办公用品质量低等现象，由此造成档案资料的污损、丢失等不可挽回的损失。

1.3 人员配备不足，整体素质不高。目前人口计生部门档案管理人员整体状况普遍存在学历水平、理论知识、专业素质较低等问题，信息化管理经验不足。在人口计生部门人才培养中，重点在技术服务专业人员的素质和能力的提高和继续教育，导致许多档案管理人员管理水平仍停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。

1.4 资金严重不足，技术指导缺乏。人口计生部门经费主要依靠财政拨款，经费来源中没有档案建设专项资金。调剂有限的办公经费杯水车薪，不能满足信息化工作需要。档案信息化建设涉及很多新情况、新问题，缺少相关业务指导，已成为制约人口计生部门档案信息化工作上水平主要瓶颈。

2 计生档案工作的质量管理及对策

计划生育档案质量管理工作的重要性越来越受到人们的高度重视。在新时期，如何积极适应现代计划生育档案管理的需求，探索新型和规范化的档案管理模式，已经摆在计划生育管理者的面前。

2.1 档案工作者首先要实现新的角色定位。在档案的手工管理时代，档案工作者主要充当着档案保管员的角色，负责对档案的保护、整理与提供访问文件。但在当前的档案信息化条件下，档案工作者必须尽快进行新的角色定位，努力提高自身素养，以适应新的工作环境。只有这样，才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。

2.2 加强宣传力度，提高档案意识。要采取多种形式，通过开展广泛持久的档案管理法规宣传教育，不断普及《档案法》等法律法规，全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识，增强对计生档案管理工作重要性认识，不断完善档案工作者业务水平。依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划，列入党委政府重要议事日程，在人力、物力和财力等方面给予全面支持和保障。

2.3 建立档案网络化管理体系，实施计生档案的分级管理。要充分认识做好档案工作的重要性，把档案工作作为一项重要工作，具体落实责任，明确专人，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化，有效保证工作的正常运转。要做到上下一心，共同努力。作为主导部门人口和计划生育档案管理领导小组，这是工作的主心骨；人口计生局各科室具体承担着计划生育工作各项任务，汇集着各方面资料，是关键；乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成一根根纵向线。这些纵向线要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约，纵横交错，配合联动，形成网络。完整的领导机构、优秀的工作队伍和强大的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要基础。

2.4 强化培训，提高基层计生档案工作者业务素质。培养高水平的档案专业人才，全面提升档案工作者素质，是档案信息化建设的一个重要条件。各单位可以通过继续教育形式普及信息化管理知识。采用在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等多种方式，使档案管理人员的知识结构以及业务水平适应档案信息化建设和发展的需要。

（作者单位：河南省人口和计划生育科学技术研究院 来稿日期：2013-12-20）