新制度下高校人事档案管理与发展

席杰

随着高校人事制度的一系列变革，在实际工作中出现了许多新问题、新情况，给高校人事档案工作带来不少的困扰。因此，如何应对新问题，解决新情况，就成为当前许多高校人事档案工作者亟待解决的课题。

1 新制度下高校人事档案管理中存在的不足

1.1 人事档案管理制度落后。高校人事制度已经改革为聘用制和岗位管理制度，但是，高校人事档案管理工作制度还没有及时地改变。

人事档案管理制度相对落后，体现在以下几个方面：（1）管理制度不健全。在高校人事档案收集阶段缺乏保密机制，档案资料在递交、检查、审核等必要程序上容易出现问题，导致资料泄密；在档案归档、查阅阶段也缺乏相应的监督管理制度，致使入档材料处于堆积状态，甚至发展成档案材料丢失、不完整等情况。（2）管理手段落后。目前，许多高校人事档案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理设备与先进的管理手段，部分高校不愿利用网络传输档案资料，有的还习惯于传统笔记手写。

1.2 人事档案管理人员工作意识落后。（1）身份观念依旧。在传统人事档案管理中，总存在一种对档案所属人身份不同采取不同态度的工作观念。容易造成干部档案齐全、完整性较高、保存较为完好；而一般工人档案则出现失真、遗失现象。（2）档案管理意识淡薄。一是领导不注重档案管理队伍的建设与稳定，造成人员配备不足，管理知识缺乏；二是广大职工普遍对人事档案归档内容、管理范围及档案管理工作重要性等缺乏全面深刻的认识，导致对应归档材料不能及时送交档案部门管理，造成人事档案归档不全现象。这不仅违反管理规定，也给利用工作埋下隐患。（3）岗位竞争意识不强。许多从事高校人事档案管理工作者，总觉得自己的工作比较有保障，特别是在本单位工作时间较长的职工，似乎觉得高校工作是一种“铁饭碗”，无形中形成一种消极对待工作的态度。

2 新制度下高校人事档案管理的应对策略

2.1 改进工作方法，完善材料整理。（1）规范人事档案管理制度，实现高校人事档案管理标准化。高校人事档案管理工作标准化就是要对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制，以获得最佳档案管理效益，严格把好档案进口关、出口关，严格制定收集、整理、归档、借阅等工作规则，确保档案材料齐全、完整、真实。（2）充分利用现代科技手段，实现高校人事档案管理数字化。档案数字化是数字社会时代要求，数字化意味着精确、缜密、高效和快捷。把计算机网络等现代科技手段运用到高校人事档案管理中去，建立和完善人事档案数据库，实现实体档案计算机辅助化管理，采用较为先进的现代信息存储技术推进电子档案管理，实现网络相互连接以及资源共享。

2.2 强化工作意识，提高工作质量。（1）淡化身份观念，增强岗位意识。高校人事制度改革，实现了由“身份管理”向“岗位管理”转变。岗位管理能够淡化身份观念，在人事管理中也不再有干部与工人身份的区别；在实际工作中，从事档案管理工作的职员也应增强岗位意识，对所有类别的工作人员档案资料同等重视，并注重对以往忽视的工勤员工各方面人事材料的收集与整理，完善高校全体教职员工人事档案的管理和服务工作。（2）加强政治学习，提高专业素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，档案管理人员是人事档案工作的主体，起主导和支配作用。提高人事档案管理人员的思想政治素质、业务技能素质以及职业道德修养，是提高人事档案工作质量的基础。高校人事档案工作人员务必充分认识到人事档案工作的重要性，在实际工作中做到实事求是、严谨细致，不仅要对历史负责，而且要对高校每位教职员工负责。（3）提高竞争意识，清除怠工现象。自高校实行人事制度改为聘用制后，校内众多岗位都是按需设岗、遵循竞聘上岗原则实施。人事档案工作在整个社会中都有极其重要的作用，务必设立岗位，而从事高校档案管理工作的教职员工则需竞聘上岗参加工作。高校档案管理工作的负责单位，也应该加强对人事档案工作人员的激励、考核，认可且重视人事档案管理工作人员的劳动与付出，激发人事档案管理人员的积极性，从而消除历史遗留下的怠工现象。

（作者单位：河南大学 来稿日期：2013-12-18）