企业数字档案室建设困境与对策

李贵平

1 企业数字档案室建设面临的困境

企业数字档案室建设是档案信息化建设的重要环节，也是企业信息化进程中的重要环节。企业数字档案室在建设过程中出现的问题及困境引起了企业档案工作者的关注。

2004年，刘永玲、计媛媛在《数字化档案室建设要点》一文中将档案信息安全与防护、知识产权意识、技术过时问题、电子原件与纸质设计成品一致性、完整性保障等问题视为企业数字档案室建设中亟待解决的“瓶颈”。茆荣珍2005年在《大学图书情报学刊》中发表的《数字化档案室建设论》一文中也持几乎完全相同的看法。

随着企业数字档案室建设的推进，到2012年，毕荭在《数字化档案室建设的实践与探索》一文中将信息安全、电子文件挂接和数据备份列为企业数字档案室建设面临的重要问题。认为：“信息安全问题是数字化档案室建设的重要问题，如果不引起重视，出了问题，会造成企业的重大损失，也会阻挠数字化档案室的发展进程。”“电子文件挂接正确性问题是数字化档案室建设的最基本问题”，并强调“数据备份是数字化档案室建设的有效储备”。同年，田芳在《数字化档案室建设中的瓶颈》一文中则将“资金不足，设备落后；复合型人才缺乏；缺乏实用、有效的档案数字化管理软件；档案著录的质量不高”列为企业数字档案室建设的“瓶颈”。

归纳起来，企业由于性质、规模、信息化基础以及对信息化依赖程度的差异，面临的问题与困境有相同之处，也有不同之处，更多的是不同之处。

2 企业数字档案室建设的解决之道

企业数字档案室建设面临的问题不同，采取的措施与方法也各不相同。

例如，“首钢”作为国有大型企业，其数字档案室建设过程中则采用了主动出击、加强宣传、提高认识；制定基本原则、提供建设标准、开展应用培训；开展试点、树立典型、以点带面、逐步推广的策略。因为自“首钢”从北京迁出后，“‘首钢的产业布局、产品结构、产权结构等都已经发生了重大变化。各单位档案工作水平参差不齐，数字档案室建设不适合全面在‘首钢铺开。为此我们决定开展试点、树立典型，以点带面，逐步推广数字档案室建设。在数字档案室建设方法步骤上划定为准备阶段、试点阶段、实施阶段、验收阶段，使建设单位准备充分、方法得当、操作科学”。

浙江舜宇集团采用的则是制定分步工作目标，制订周密的工作计划，营造良好的工作氛围，搭建信息资源共享平台，培养专业人才队伍的数字档案室建设策略。其核心是“三步走”计划。一是根据国家方针、行业规定、通用规范，联系相关法律规定，从管理、业务、技术三方面建立和制定各项制度，包括电子文件归档制度、档案数字化规程、档案安全保密制度等。二是按照满足公司现实需要并适度超前的原则，做好服务器、终端、扫描仪等硬件设备和管理软件的配置。三是开展档案数字化工作，建立覆盖集团公司各类常用档案的目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体数据库；加强目录数据库、数字化档案的备份工作，采取内外网物理隔离、数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息的绝对安全。特别是搭建的信息资源共享平台，“规划设计档案信息管理系统置于各应用系统的后端，与各应用系统实现无缝连接，保证档案信息管理系统成为整个集团各应用系统信息流程的终点。同时，在企业档案信息管理系统中搭建网上信息采集、归档、共享平台，实现网上档案信息资源有效整合和共建共享的功能”。

再如，舟山烟草系统在数字化档案室建设中强调健全的档案管理网络和管理制度；加强投入，完善设施设备；加强人员培训。另外，还有企业认为提高认识，落实资金；加强人才培养，打造一支高素质人才队伍；选择适宜档案室的档案管理软件是解决数字化档案室建设中瓶颈的有力措施。

3 结语

在推进企业数字档案室建设过程中，一定要从企业的实际情况出发，依托企业信息化的基础，以为企业服务为根本出发点，积极稳妥地推进企业数字档案室建设。

（作者单位：中原油田档案馆采油院档案室 来稿日期：2013-12-16）