网络环境下创新高校档案管理

王慧乐

随着网络技术在各个领域的广泛应用，作为传统文献领域的高校档案工作面临着前所未有的机遇和挑战。新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。

1 高校档案管理工作创新的必要性

近年来，创新的教学档案管理为高校有效教学工作开展提供了坚定保障，进一步提高了高校的教学质量。我国高校应该积极创新高校档案管理机制，减轻高校档案工作者的负担，为学校以后开展教学活动奠定指导基础。除此之外，必须加强教学档案的管理力度，客观加强老师对教学环节的严格要求，促使他们自觉提高教学水平。针对学生成绩、作业及试卷等档案进行工作归档，以此来规范学生们的学习，对于奖励方面，适当加强教学奖学金评选活动档案及学生开展活动档案的管理，为之后的教学档案归档做铺垫。

在目前高校内，创新的高校教学档案管理，为教学的优缺点、教学研究活动提供了重要的参考依据。高校的教学档案是学校教学的过程中形成的，主要记录着高校教学活动中的点点滴滴，彰显着高校的教学思想，为高校教学管理提供参考的依据，属于改革高校教学进程及教学质量的一手资料，更方便日后处理学校教学中出现的问题，并进行查证核对。各大高校应该针对不同的教学管理进行控制，控制教学管理力度的松紧，进行适度调整。

创新高校教学档案的管理，给高校规范学校科学办学提供第一手材料。上世纪九十年代初颁布的法律法规明文规定我国各大高校每年必须接受两次教学评估，根据不同情况出现进行分析研究，并制定出新的教学评估制度等（单方面的教学评估方式较多）。我国教学的评估活动无非是以高校教学档案的完整性、真实性及创新性等方面作为出发点进行评估。各大高校中评估得出的优异成绩，实质上讲均是来自学校教学档案的管理，由此可见，创新高校档案收集归档工作十分必要。

2 进一步加强档案管理创新体系建设

2.1 创新档案模式。随着近年来高校档案管理体制改革的进一步深化，逐渐将档案管理从其他部门分离出来，成为一个相对较独立的机构。同时，将档案管理与高校未来发展需要进行结合，逐渐实现档案管理工作的安全性和效率性。

2.2 创新档案管理思路。档案管理工作人员需要及时更新思想，与时俱进；要高度重视档案的保管利用工作，积极、主动地去服务；创新档案管理未来发展新途径，朝科学化、信息化宏伟目标努力。创新档案管理方法，积极改变档案管理方式，关注网络信息化的发展，及时更新设备，为利用者提供微笑式服务，促使档案管理资源达到作用最大化。

3 高校档案管理工作的创新对策

3.1 创新是发展的动力。创新是一个民族发展的不竭动力，因此，必须树立创新的意识及观念，融合建设、创新和服务为一体，共同发展和进步；档案管理是一项枯燥无味的工作，高校档案工作者必须有爱岗敬业的精神、丰富的档案管理知识经验和独立思考的能力等；必须培养创新性思维，要加强高校档案工作者的创新能力和自身的责任意识；处于全球化的经济时代，高校档案工作者必须掌握各种网络技术，了解全球化发展的趋势，增强自身的创新能力，吸取别人先进的、创新性思想，同时还必须有忧患意识，不能随心所欲；加强学校内部管理机制，针对高校档案工作者进行科学、创新知识传播，使其与时俱进，走向开拓创新的新道路。

3.2 创新高校档案收集归档的观念，促进教学档案价值的实现。本质上讲，教学档案的最大价值就是教学档案在教学过程中表现出来的公共价值。比如，教师个人档案，不仅对他本身具有重要的指导意义，对学校、学生及院校方面同样具有指导意义，值得学习和借鉴。当然，不同的老师对档案具有不同的认知，同时决定着教师对教学档案重要性的认识。当前，高校中出现“留学热”，大部分学生需要出国深造，办理手续时没有学校档案是无法达到出国的标准的，为此，我国各大高校中收集的档案不单单有汉语形式，还应该有英语形式等，这就需要高水平的英语人才的培养，为未来教育的发展作准备。

3.3 创新编辑研究，加强高校教学档案信息服务开发力度。近年来，随着我国教学档案需求的增加，很多高校的档案管理者开始打破传统的思想观念，积极创新和开拓新的管理方式，便于提供更好的档案服务。学校的档案部门应充分利用教学档案包含的信息，不仅要编制常见的编辑检索工具，还要根据不同种类的教学档案资料进行综合，编制出更多的、具有价值的信息，为教学提供充沛的信息资源。

3.4 创新高校档案的基础服务。高校必须针对档案管理进行服务创新，建立新型的服务方式、服务内容及服务手段等。还要针对高校档案利用者的研究与分析，不管是现有利用者的需要还是以后潜在利用者的需要，均需加强其重视，最大限度地满足其所需。

随着计算机及网络多媒体的广泛应用，建立数字化档案模式的趋势不可阻挡，是高校档案管理服务发展的必然性。根据学校实际情况适当地开设网络、在线咨询、移动等服务。另外，综合网络创新在网站上制作档案信息查看网页，设定一定的信息专栏、个人信息等，供利用者能够自主查询，简捷方便。所以，必须加强高校档案收集归档管理服务的创新，建立一套健全的档案收集归档管理机制，逐步完善对档案收集的管理。

3.5 创新多媒体的信息环境。随着计算机的普遍应用，由于高校档案工作者花费大量精力在建立电子档案上，软件设备较落后。要针对多媒体软件及时创新，扩大电子档案开发的利用率，推进教学档案数字化进程。数字化档案能够有效地控制档案信息，自动加强对教学档案的管理，完善档案信息，还可以使档案利用者以最快速度搜索到自己所需。

4 总结

高校教学档案收集归档工作是学校进行文件整理的重要部分，是高校档案整理工作的重要环节，具有十分重要的作用，因此，必须加强对高校教学档案工作的创新，制定健全高校教学档案工作的创新措施，加强对档案工作者创新思想的传播，规范高校档案管理工作，利用现代科技手段创新，健全档案内容，树立“以人为本”的科学发展观，加强服务意识，为高校档案工作提供良好的服务。

（作者单位：周口师范学院 来稿日期：2013-12-02）