国企档案队伍现状与思考

黄宗凯

党的十八届三中全会明确指出：要深化干部人事制度改革，建立集聚人才体制机制，充分发挥人民群众积极性、主动性、创造性，鼓励地方、基层和群众大胆探索，及时总结经验。因此，在全面深化改革中加强队伍建设，充分发挥每个人的主观能动性，也将是一项尤为重要的内容。那么，如何加强企业档案队伍建设，推进企业档案工作发展，必将成为档案部门一个无法回避的新课题。

1 档案队伍的现状

中原油田自1994年6月起，在全国率先建立起了“专业化管理、区域化服务”的档案管理体制，油田档案事业也得到了前所未有的发展。1995年以来，油田档案馆曾连续四届荣获“全国档案工作先进（优秀）集体”称号，先后荣获“中国石化档案工作先进单位”及“河南省档案工作示范单位”等多项荣誉称号。20年过去了，当初326人的队伍，现在只有182人，但是案卷却从100多万卷增加到360余万卷（件）。工作压力大、后劲不足成为制约油田档案事业创新发展的重要因素，主要表现在五个方面：

1.1 结构老化，活力不足。企业定员逐年核减，内部人员流动缓慢，只能靠退休、调离实现自然减员，档案队伍呈现年龄结构老化的局面。由于年龄的原因，多数人喜欢平淡安逸的生活，工作活力明显不足。

1.2 人才断档，接替不足。一是专业人才断档。由于受经营成本控制的影响，人才引进严重受限，尤其是油田非主干专业人员的引进更是少之又少。中原油田档案管理处自2000年接收两名大学生后，十几年再未分配大中院校学生，至2012年经过多方协调后才新接收两名院校学生，专业人才短缺。二是中层干部断档。由于油田实行了女50岁、男55岁退出现职领导岗位的干部用人制度，因此，以女性占主导地位的档案部门，女干部自然递减比例远远高于其他部门。油田档案管理处的女员工占到员工总数的89%，特别是一些人员相对较少的档案室，目前半数以上的档案室是由一名“70后”的室主任，带领着几个“60后”，甚至“50后”的老同志在工作。

1.3 思想固化，创新不足。经过近20年的历练，一些当初的档案新兵几十年形成的经验模式、工作习惯、思维定式早已固态化，即便还存在着不完善的地方，他们也不再太愿意听取他人的意见，创新并超越自己更是十分困难。在中原油田从事档案工作二三十年以上员工达到近40人，这些人虽然有着自己一套特有的工作经验，是企业档案宝贵人才资源，但也存在因循守旧、安于现状、创新不足问题。

1.4 工作量大，配备不足。按照国家档案局每万卷档案配备1名专职档案人员的规定，中原油田专职档案人员配备明显不足。目前，油田有各类档案资料360多万卷（件），而现有专职档案人员仅182人。过去主要是手工整理工作量大，装订案卷、抄写目录、拟写卷名等，而现在档案保管的工作内容复杂，电子整理工作量超过实体整理量，纸质文件材料与电子文件双套制，规范整理、数据录入、目录打印、原文挂接等，远比过去繁杂了很多。另有一些施工企业工作流动性很大，专职档案人员配备严重不足，加之工程项目档案整理工作量繁杂，只能实行业务外包，委托档案整编公司进行整理，造成前期整理与后期保管衔接不畅。

1.5 比例失调，更新不足。一是男女比例失调。在国有企业，档案队伍大多是女多男少，女性员工在档案部门是主体，注重细节忽略宏观，造成性格差异上的不足。二是员工层次失衡。受历史原因的影响，文化程度低的人较多，有从操作岗位转行的，有科班出身的，有部队转业的，有研究生，也有初中生，原始身份差异较大，存在着思维、知识、专业、修养、素质等方方面面的差别与距离，致使专业知识、专业技能的更新参差不齐。如，有的员工是计算机专业毕业的，有的电脑基本操作都不会。这些员工无论从接受新生事物的能力上，还是具体工作，都有着很大差异，知识更新无法统一推进。

2 企业档案队伍建设的几点建议

档案管理是企业管理工作的重要组成部分，档案队伍更是企业员工队伍中不可或缺的成员之一。因此，加强企业档案队伍建设，不仅是档案部门自己的事情，也是企业人力资源工作中的一项重要内容。面对深化企业改革的新形势，总结过去经验，着眼长远发展，笔者认为，国有企业档案队伍建设应从五个方面加以改进。

2.1 营造创业干事的良好环境。企业档案是企业宝贵的无形资产，保管好、利用好这些档案，就是留住了企业的昨天，也为创造企业的明天提供了资源保障。因此，要把档案工作当成企业不可缺少的一项事业，尽量把它做好、做大、做精，让更多的人了解、理解、喜欢档案，形成蒸蒸日上的事业氛围。只有这样，人们才能觉得档案工作有意义，档案事业前途光明，使越来越多的人愿意把青春和汗水奉献给兰台。再者，要保护好档案人员的切身利益，提高其薪酬待遇，提高其社会地位，让大家有归属感、荣誉感、自豪感，始终保持创业干事的信心、决心和勇气。

2.2 保持队伍结构的合理性。企业档案队伍建设，如同档案一样，是一项连续性的工作，要有计划、有步骤地进行。档案队伍结构一定要合理，呈循序渐进式，要从年龄、职别、性别、专业、层次等几个方面综合考虑，制定出人员最佳配置方案，提交人力资源部门进行定岗、定员。一是坚持传统的“老中青”配置，一个5人的档案室，最佳比例是“1∶2∶2”。二是要进行“传帮带”，当好“伯乐”。注意培养年轻干部，给他们一个平台，从专业技能、综合素养、未来发展等方面加以锻炼，建立个人主观愿景和组织培养目标相结合的方案，让他们学有目标、干有劲头，这样才能更好地发挥出每个人的潜质。三是要做好档案队伍后续力量意见书，绘制模拟后备人才库，建立人才缺失报警机制，以“一拖二”的方式，即一个岗位有两个后续力量的准备，相互间传递压力、互相促进，又能避免青黄不接的现象。

2.3 搭建员工素质提升的平台。要从关注员工成长入手，给员工创造一切学习提升的条件和机会，搭建成才的多个平台，进行“宝塔式”的培养，即初期广泛学、中期定目标、后期促成长。一是“撒网式”培养。采取学历教育、岗位培训等形式，多渠道地进行档案管理知识、实用操作技能、相关专业知识、档案编研工作、公文与新闻写作等培训，人人参加，个个学习，统一考核，使基础性的起步培养达到100%，确保每个人都能掌握两门以上专业技能，适应档案工作基本要求。二是选拔式培养。定期开展技术比武、劳动竞赛、知识比赛、演讲比赛、制度宣读等活动，多视角、全方位地进行各类人才选拔，制定人才分类培养计划，将管理型、技术型、专业型、学术型人才进行针对性培养，打造“业务技能尖兵”、“技术应用高手”、“档案管理能手”等，确定后续目标。三是提升式培养。派出综合素质较高且有一定潜力的员工外出参加专项学习，进行高层次的提升培训，再次选拔、筛选，逐步培养出一批懂专业、善管理的档案复合型人才，形成队伍建设的中流砥柱。

2.4 建立奖勤罚懒的长效机制。广泛调动员工工作积极性，促进人才培养，最有效的手段是建立必要的奖惩机制，鼓励为主，批评为辅，起到奖勤罚懒的作用。一是绩效考核。开展工作指标量化考核，建立有效竞争和激励约束机制，制定岗位责任制，规范工作流程，细化考核标准，出台奖惩办法，每月核定工作数量、质量，多劳多得，要在薪酬中加以体现，激发员工的工作积极性。二是定期评价。半年或全年进行一次员工综合评价，评价内容包括获得荣誉、获奖成果、论文论著、宣传稿件、参加活动、技术比武、解决本专业的能力等多个方面进行量化打分，考核结果分为“优秀”、“称职”、“基本称职”和“不称职”四个格次，对考核不称职的降级使用，连续三年以上考核为优秀的可以晋升一个岗位级次。三是创新奖励。为了防止工作的程式化、陈旧化，无功即是过，对工作中有贡献的人一定要进行奖励，一事一奖，以保护和鼓励员工的创造性。诸如上级表彰、学术研究、应急工作，等等，只要作出一定贡献者，可给予一次性奖励。金额不必太多，但作用不可小视，有助于员工在专业理论、技术能力、综合素质等方面的全面提升。

2.5 树立品牌效应意识。档案人员的素质决定着档案管理的质量，档案管理的质量决定着档案馆（室）的生存与发展。尤其是在企业改革重组的关键时期，面对机构变动中档案队伍归属的敏感话题，以及现今各种私营、民营体制的档案队伍并存的复杂形势，档案委托保管将成为一种趋势，档案收费服务也将变为现实。它像一把“双刃剑”，在提高档案部门收入的同时，又在检验着档案管理的质量，对档案服务提出了更高的要求，档案工作也将暴露在公众的监督之下。过去那种企业只移交档案，不过问保管质量的情况将一去不复返。所以说，一个档案馆（室）的信誉、形象、实力的优劣，未来将决定自己的命运，树立品牌意识，获得最佳效应，将成为今后企业档案队伍建设的一个重要课题。

总之，国有企业档案队伍建设是一项长期而持久的工作，它不仅是提高企业档案管理水平的先决条件，更是企业档案长足发展重要保障，只有创造好的环境、提供好的平台、树立好的形象，才能建设一支高水平、高素质、高效率档案队伍，才能更好地推动企业档案事业的健康、科学、有效发展。

（作者单位：中原油田档案管理处 来稿日期：2013-12-20）