图书馆档案员在高校合并后的角色

汤春香

高校合并后，图书馆馆藏资源总量增加，人才队伍得到了壮大，用户需求发生变化，图书馆的档案管理也随着这些管理的变化而跟着有所改变。图书馆的档案管理，是图书馆信息管理的一个重要内容，合并后高校的办学水平的提高，对图书馆的档案管理也提出了新的要求。

1 合并后的高校图书馆档案管理现状

图书馆是高校办学的基本条件之一，高校合并，图书馆也实现了合并办馆，其目的在于最有效地利用原有资源。要想合理有效地利用图书馆的馆藏资源，首先要以高校图书馆的档案管理为切入点，需运用现代观念和技术，搞好高校图书馆的档案管理，使图书馆的档案建设步入一个新台阶。但合并后的高校图书馆对档案管理工作并没有给予足够的重视，在大多数人的思想中，并没有意识到图书馆档案管理的重要性，在工作中，图书馆的工作人员对档案管理的思想意识薄弱，致使合并后的高校图书馆的档案管理工作存在不少问题。

1.1 未能科学地进行管理。从管理模式上来说，许多图书馆还没有统一的档案资料室，资料分散在下属部门或个人手中，很难体现全面性。从管理制度上来说，档案收集和管理制度还未全面建立，凭个人自觉性难以保证收集的完整和质量。从管理标准上来说，传统的“数字法”、“字母法”难以适应将来本科图书馆的更复杂的工作要求。从管理形式上来说，不是未设立档案管理岗位就是岗位职责不明确，既没有专业的背景又缺少专门的培训，一些固有的思想和落后的方法更难以适应信息化的趋势。

1.2 档案信息服务模式单一。目前，很多高校虽然或合并，或升本，虽然对图书馆的投入也有了一定的力度，但对档案信息服务的模式还是停留在对档案资料的登记和保存方面，没有考虑如何多方面地在档案信息上扩大服务模式，为高校读者提供的阅览和咨询等层次较低，服务模式单一，不能为合并后的学校发展和读者提供高质量的档案管理服务。

1.3 缺乏思想上的重视。据了解，许多学校档案室会从图书馆抽取相关资料进行存档，而图书馆本身却不做档案管理的要求。实际上，学校抽取的只是图书馆相关的一些部分，更多反映图书馆工作、变化、活动等内容的珍贵资料像普通办公文件一样存放。

1.4 存档内容不够系统。边建芳认为，研究图书馆档案应该包括政文、业务、人事、科研、基建设备、党总支建设及其他七个方面，黄美英则将其分为上级机关主管部门的文件材料和本馆形成的文件材料两个大的方面。尽管看法不同，但其主旨是一致的，即图书馆档案应具备反映工作的全面性、连续性特点。事实上，许多图书馆问题在于：第一，收集比例不协调，偏重某一类档案，忽略其他档案；第二，档案资料存在断档或缺档情况，连续性缺失；第三，没有进行案目登记，没有分类立卷或进行档案加工，管理与利用缺乏体系性规划。

2 图书馆档案员在工作中的作用

2.1 弥补了综合档案室档案员的不足。在高校的日常管理中，存在大量的档案，其内容丰富、数量种类繁多，工作面广、量大，任务艰巨，仅靠专职档案人员难以完成，图书馆档案的管理，就必须依靠图书馆档案员来做好档案的收集、整理等日常繁杂的工作。

2.2 弥补了综合档案室档案员专业单一的不足。图书馆档案员比较透彻地了解和掌握本部门档案收集的来源、内容及其形成规律，他们对各自在工作中形成文件材料的来龙去脉最为清楚，也最容易收集整理，对这些材料的使用价值也有较多的了解，有利于资料的完整收集和组合，便于查阅，易于利用。

2.3 图书馆档案员为高校合并后的档案整理做了大量的、前期的、基础性工作。图书馆档案员把即将合并的高校图书馆工作当中积累的不同文件资料，按其问题及其形成特点，进行合理的整理、分类；及时查找缺少的资料，以保证归档案卷质量的统一和完整，解决了高校档案室档案员组卷的准确性，方便了综合档案室档案员的工作。

3 充分发挥合并后高校图书馆档案员的作用

合并后的高校，从档案员自身来说，应当注重自身素质的提高，这就要求将职业培训、继续深造、终身学习贯彻到具体工作中去。一方面，图书馆加强对档案人员的政治思想和职业道德方面的教育，以提高政治素质和职业道德；另一方面，还要加强对图书馆档案人员的业务培训和业务指导，鼓励他们自主学习、参加交流、积累经验，从而全面、系统地了解档案工作的基础常识和工作方法；再一方面，组织信息技术技能的学习，熟悉档案工作相关的软件、硬件使用，以适应信息时代档案工作的需要。

3.1 提高图书馆档案员的综合素质。图书馆档案工作人员必须不断学习，全面提高职业道德素质、业务素质，并要敬业、爱岗，热爱此项工作，加强自我修养的锤炼，不为名，不为利，甘为人梯，自愿奉献，为自己所从事的事业贡献一切。

必须具备良好的道德品质和高尚的情操，忠诚于本职工作，对工作极端负责，认真履行本职工作的社会责任、经济责任、道德责任以及法律责任并热爱自己所从事的专业，要认识并体会其意义所在；要勇于探索、创新、改革，对待本职工作必须实事求是，作风正派、清正廉洁，处事公道；要胸怀宽广，谦虚谨慎，团结同志，互相尊重，爱岗敬业，用自己高度的责任心，在平凡的工作岗位中脚踏实地、兢兢业业、默默无闻地为高校图书馆的建设贡献自己的力量。

3.2 提高图书馆档案员的业务和技术水平。图书馆档案工作是“养兵千日，用兵一时”实践性很强的工作，基础工作做得如何，将直接影响学校综合档案室的工作。

合并后，具有较高业务素质的工作人员总数将会增加，图书馆对于关键技术岗位和管理人员的确定将会有更大的选择余地，图书馆人才短缺的局面得到部分缓解。这种状况有利于图书馆实行竞争上岗和优化组合，使工作人员自觉提高职业道德水平和业务素质，并且培养了工作人员的竞争意识和心理承受能力，为图书馆向现代化管理方式的转变创造条件。

3.2.1 用全新的理念弘扬终身学习档案管理理论知识，加强档案管理意识，增强专业能力。档案工作是一项繁杂而枯燥的工作，它以默默无闻、埋头苦干为该工作的特点而闻名于世。作为一名高校图书馆档案工作者，不仅要学习相关的知识和档案专业知识，还要掌握现代科技知识和一定的写作知识，增强交往能力，能适应高校图书馆方方面面的需求。了解国际最新信息和档案管理的最新成果及动态，尤其是电子技术在档案系统中的应用，已成为每一个档案工作者必需的知识和技能。要发扬敬业精神，敬业表现为对本职工作的业务熟练、精益求精，很多知识是从工作中积累而来的，档案专业人员只有具有较高的业务知识，才能够更好地工作。

3.2.2 加强兼职档案员的继续教育培训，为他们创造条件并有计划地选送出去进行业务深造，优化知识结构。举办不同类型的培训班，对他们进行业务知识和技能的不断培训；组织在职人员到自动化水平高、管理水平先进的单位参观学习和交流；用政策和措施激励档案工作人员潜心于专业研究，自学成才，以促进图书馆档案事业的快速发展。

3.2.3 图书馆档案员要深入到各部门了解档案员对档案工作的要求，征求他们对档案工作的意见，并有针对性地主动和他们交流档案管理与方法的学习和研究，相互了解彼此档案管理的方针政策、管理制度，提高业务水平，互相辅佐工作，使全校范围内的档案工作得以顺利开展，没有漏洞。

3.3 建立一支基本稳定的图书馆档案员队伍。高校合并后，学校的教学和科研力量得到加强。教师的整体素质大大提高，国家对合并学校的教学科研质量有较高的期望和要求。高质量的信息自然成为教学科研人员最迫切的需求，他们对图书馆的依赖性增强，图书馆的地位在无形中提高。形势迫使教学科研人员从读者角度要求学校加强图书馆的建设，以保证教学科研工作的顺利开展。另一方面，合并提高了高校的声誉，地方政府也会大力扶持合并高校事业的改革和发展，因此，合并后的地方高校将更多地得到社会援助和地方政府的投入，其中也包括对图书馆的投入。

高校图书馆档案管理水平要提高，关键在于有一支稳定的、精干的、有较强专业能力的档案管理队伍。邓小平同志指出：“任何事情都是人干的，没有大批的人才，我们的事业就不能成功。”事业要发展，要上档次，人才是关键。高校必须重视培养和定岗一批稳定的图书馆档案管理队伍，从政治思想、业务水平和服务意识诸方面进行培训，形成专业化、知识化的人才梯队。

4 结语

高校图书馆档案员的工作是图书馆的基础，这个基础性的发挥，对加强高校图书馆的管理，提高学校的办学质量，深化高校教学改革同样具有重要意义。

（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2013-12-18）