“戴明环”理论在新疆油田公司档案管理中的应用

韩雪涛

1 “戴明环”理论

“戴明环”又叫“质量环”，是由美国管理学家戴明博士于1950年提出。最早应用于质量管理领域，但逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。“戴明环”理论主张对管理活动实施“计划、实施、确认、处置”的系统程序，而且随着新的管理理念、方法的注入又会不断赋予新的内容，实际上是一种永不停顿周而复始的持续过程，其实施的基本原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。（见图1）

“戴明环”最显著特点是通过大循环带动若干个小循环。如果将新疆油田公司看做一个大的戴明环，那公司内部人事部、勘探事业部、宣传部、财务部、档案科等就是一个个小循环，通过每一次循环后会产生阶梯式上升效果；通过每一次循环，解决好各个小循环中暴露出的问题，并将业已形成好的经验继续保留，总结设置出一定标准，再进入下一个循环周期，如此反复循环、不断提升就会让公司档案管理不断得到完善、规范。（见图2）

在每一个循环中，A始终是核心，只有通过“行动”才能提炼出标准，起着总结过往成功经验、布置下轮工作重点的“桥梁”作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）

2 “戴明环”理论的可行性

档案管理作为企业管理的一项基础性工作，既要继承前人先进的管理方法，也要与时俱进，把握新时期赋予石油企业档案管理工作提出的新要求。石油企业档案管理应该与整个企业管理总的发展基调保持一致，引入先进的管理理念和方法，在变中求不变，在不变中求变地持续改进。它包含了档案管理工作计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个阶段，其本身就是一个不断更新、不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。其工作流程：如图3。

3 “戴明环”理论在新疆油田公司档案管理工作中的应用分析

按照“戴明环”理论的理念，可将石油企业档案管理分为计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个方面，共同构成了石油企业档案管理一个完整管理体系。但相对于整个档案管理体系来说，其中四个部分又是相对独立的。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“计划——实施——确认——处置”循环提升（见图2），最终实现石油企业档案管理的近、中、远期目标，促进石油企业管理水平提升（如图4）。

3.1 P（Plan）阶段——计划。P阶段是明确某一阶段（一般以1年、3年或5年为一个阶段周期）石油企业档案管理所要实现的阶段性目标，以及为实现这一目标所制定的具体措施。首先是组建企业建档工作领导小组，抽调企业人事、办公室、档案科等部门人员组成；其次，是预先设计和印刷好本次档案工作中所需要的各种表格或者宣传品；再次是对参与本次档案工作的人员进行系统培训，使其尽快熟悉工作内容；最后是在集团上下进行全员动员部署。

新疆油田公司在对上一年归档的档案自查后发现许多新招录的员工（尤其是刚刚入职的大学生）档案不完整，诸如他们的在职学习经历、入职培训考核、社会实践等能够反映新员工综合素质的档案没有及时被收集。还有相当一部分档案材料记录或者书写不规范，如用铅笔填写、缺少印鉴章，等等（见表2）。

表2：某石油企业新招录人员档案质量影响因素频数频率统计表

针对以上出现问题，公司及时成立了新招录人员档案质量评查小组，由分管档案工作的副经理和办公室、档案科以及各部门的负责人共同组成，协调评查公司招录新进人员的档案情况，明确小组组成人员的评查职责，做到分工明确，各司其职，并以公司内部相关的评查要求为依据，再制定具体的评查措施。

3.2 D（Do）阶段——实施。D阶段，也就实施阶段，就是对第一阶段——P阶段所制定规划方案付诸具体实践，一般是通过把公司里面从事档案及档案管理人员、涉及档案用的器材物资等可有效整合利用的资源合理配置，确保计划阶段所设置各项目标任务。D阶段是“戴明环”理论核心。首先，要提高公司人事部门以及档案管理人员对新招录人员相关档案资料收集重要性认识。其次，要培育一支高素质档案管理人才队伍。与公司业务部门相比，档案管理较为枯燥，需要档案管理人员耐得住寂寞、耐得住清贫，是更多讲求奉献的一个岗位，公司要制定给予档案管理人员相对倾斜的激励措施以稳定这支队伍。再次，要与时俱进，不断拓宽公司档案归档范围。紧密结合新时期市场经济发展对于员工的诚信档案、员工阶段性培训档案、地质勘探资料以及人才立体评价的多方位参考的现实需要，围绕新时期石油公司经济效益、社会形象评判标准不断拓宽公司档案范围。最后，落实档案管理方面的相关奖惩制度，把定期巡查结果作为档案管理人员考核、评先评优、晋升的重要依据。

3.3 C（Check）阶段——确认。C阶段，即确认阶段，其主要工作重心就是对照第一阶段（P阶段）所确定的目标，确认第二阶段（D阶段）的落实效果，及时将档案管理制度在实际执行过程中发现的问题进行汇总确认。对于确认的结果不外乎两种，一种是实现了预期目标，还有一种就是尚未完成预期目标。对于达到了预期设定目标的，便可以将精力投入到下一阶段工作中。对于没有实现目标的，则要再从先前制定的计划措施是否超过了档案人员的实际操作技能或者是受公司客观情况所限制等进行分析。

新疆油田公司将公司的档案进行细致分类，把钻井工程、测绘、测井技术、地球物理（化学）勘探等纸质档案，岩心岩屑实物档案等采取精细化管理，并全部实现信息化管理，查阅利用方便，探索模块化管理模式，即根据不同档案管理特点，组建石油业务档案管理小组，抽调一线业务人员担当兼职管理人员，实现档案管理专业化，专业档案管理模块化，并把所有档案最终统一纳入企业档案科管理。但也存在业务档案“发现难、出口难”，即业务档案重利用轻保护，信息化程度较低等问题。要求管理部门从源头查找原因，并提出针对性措施加以应对。

3.4 A（Action）阶段——处置。处置阶段主要是对第三阶段（C阶段）两种确认结果进行细致处理，对于档案管理经验较好的及时提炼和推广，并对存在的问题及时总结，提出整改措施和方案，做到持续改进。在处置阶段仍然没有解决的问题，则可放入下一个“戴明环”继续循环加以解决。从某种意义上说，处置阶段也是为下一轮新的循环做好准备工作（见表3）。

表3：××石油企业解决钻井工程档案管理中存在问题一览表

首先，将在处置阶段发现的问题及时予以公布，让公司尤其是业务部门及工作人员及时了解在资料整理或者使用过程中存在的问题；此外，档案科及其管理人员要承担起“监督员”角色，及时与公司内部各部门保持沟通渠道畅通，督促其认真整改；其次，做好“协调员”角色，发现问题后要及时与公司各个部门，尤其是档案中存在问题的部门进行充分沟通，修正不规范行为，通过不断总结将发现的问题及时纠正。对于在这一阶段没有解决的问题不能束之高阁，应将其纳入下一轮持续改进，最终目的是推动企业档案管理质量不断提升，实现企业档案管理乃至整个企业管理制度化、科学化、规范化、标准化。如在表3中，对于上一阶段检查出来的“库房湿度较大”问题，要及时协调有关部门和人员采取措施整改，对于如“钻井档案归类不准确”等不能马上解决的问题，应将其纳入下一轮循环中，从计划开始，直至问题得到解决为止。

（作者单位：新疆油田公司档案中心 来稿日期：2013-12-02）