上海市徐汇区双档案移交的实践与探索

吕颜冰

1 上海市徐汇区档案局（馆）双档案移交的实践

上海市徐汇区档案局（馆）“双档案””移交是指将实体档案和数字档案同时移交档案馆。具体做法是移交单位要在区档案馆的指导和监督下负责将移交的档案通过外包公司或者其他形式（一般是外包形式）数字化，然后通过物理归档的介质传递方式（通常有移动硬盘、光盘、优盘）将数据移交给档案开发科，数据拷贝到外网电脑上经杀毒，技术人员将数据挂接到内网的档案信息管理系统的服务器上并导入数据库中，校对人员结合纸质档案目录校对系统中的数据，对于错误较多的则要求移交单位重新整理，最后数据核查无误后，清查数据后填写移交单，通过领导审核才能接收实体档案入馆。

由于移交档案的立档单位较多，需要接收的档案数量与数据量很大，工作任务非常繁重。为了保证接收工作的高效、高质，徐汇区档案局（馆）做了许多有效的工作：

首先，领导重视。徐汇区档案局（馆）领导非常重视“双档案”移交工作，局里领导一直关注数据挂接与检查进度和移交进度。一些领导在下班后还坚守岗位，等待一天的工作结束后检查服务器上的数据，磁盘列阵的存储量及剩余空间；2013年夏天上海40℃的高温天气较多，在这样炎热的环境下，局里几位领导亲临各个移交单位指导档案移交工作。

其次，前期指导。档案馆是按照一个单位数据检查完后正式接收完毕后才通知下一个立档单位移交的，如果错误较多就需要更多时间修改，这样减慢了其他移交单位档案的接收进度。为此，业务指导人员多次强调实体档案整理与档案数字化的要求，以便减少档案馆工作人员的重复劳动。前期指导的效果很明显：后来移交进馆的数字档案数据错误相比较早移交的数据错误明显少了许多，工作进度也快了，接收工作顺利开展。

最后，严格把关。在数据检查人员初步检查更正后按照一定比例（大概20%）抽查，对不符合要求、错误较多的则立即返工或中途返工，要求数字化公司重新做数字档案。这样就大大提高了进馆的档案质量，减轻了数据校对工作人员的压力，也给以后移交进馆的单位起到了标杆示范作用。

2 双档案移交过程中存在的问题

2.1 档案信息管理系统设计与需求不衔接。数字档案移交时需要将数据拷贝并挂接到档案馆的内网上，检查数据就要建设以档案信息数据库为依托的信息管理系统。档案信息管理系统一般是通过招投标方式外包给有关软件与数据公司，系统建设和维护工作则是以项目形式开展的，这样就存在外包风险和项目管理。一方面，档案人员缺乏信息系统设计的相关知识，在系统设计的前期不能清晰地表述需求，加上双方缺乏有效的沟通，这导致后期每每遇到新情况就需要修改系统，加大了成本、造成资源浪费。另一方面，档案馆与特定的外包公司形成了长期的合作和利益关系，由于“马太效应”和“路径依赖”的存在，档案馆宁愿一直与同一家公司签订合同，即使该公司服务不尽如人意，也不愿意换一家公司。这导致设计出来的系统既不能满足快捷获取数据的需求，成本也不小。

2.2 技术不成熟与唯技术论的矛盾。数字档案移交时会出现一些由于技术上的原因导致的低效率与不端正的工作态度。一方面，技术不成熟造成领导不信任不使用网络途径数据传输方式。物理归档方式可以采用在线传输也可以采用离线归档即采用存储介质拷贝。档案馆采取移动硬盘、光盘、优盘拷贝数据不仅是因为数据量比较大，通过在线传输的时间比较长，而且网络传输存在黑客截取信息的不安全因素。所以即使有了更为便捷的在线数据传输方式，领导也不愿意承担数据被拦截或泄露的风险。另一方面，唯技术论观念的存在影响了正确的工作态度。唯技术论认为技术可以解决一切问题，解决技术问题后大部分常规工作都可交由程序完成，而档案工作人员的工作只是做数据挖掘和数据分析。这种观点是十分有害的，要想改善工作状况，必须从管理与队伍建设着手，档案工作人员必须认清档案工作的性质和基本状况，踏实做事。

2.3 接收的档案量多但比例不协调。行政工作中产生的文书档案占了绝大部分，而关于城市记忆或者社会记忆的档案较少。这源于在鉴定时往往给予行政类档案较高级别，而小看甚至不屑于那些不起眼的关于社会记忆档案。目前，徐汇区档案馆内网管理系统数据库中主要有文书档案、电子档案和专题档案，文书档案占了绝大部分，电子档案进馆目前还没有全面开展起来，专题档案包括党政机关、区里各个街道以及个别学校的干部档案、知青档案、独生子女档案、婚姻档案等。这些分类在一定程度上是合理的，但是，就内容上和保管年限上而言各个部分的比例还不协调。

2.4 风险管理和成本效益意识不足。没有建立一套严格的、全面的档案实体及档案数字化的保密制度与风险控制制度，也缺乏严格执行。拷贝数据时有的存储介质没有经过杀毒就插入内网的电脑；工作人员在核查数据时随意交谈有趣的档案内容，不够严肃；扫描元数据不及时上交会导致数据泄露和原始凭证遗失；一些人员没有注意与外包公司签订项目合同的截止日期，这会导致外包公司人员拖延时间，既耽误了其他单位档案进馆的时间，也增加了成本。另外，因为前期的档案实体整理工作制度不严格、强调数量忽视质量的指导思想导致检查疏忽、错误较多、重复劳动、成本增加。实体档案的质量是数字档案质量的前提和基础，试想，在数据出现错误的时候如果连实体都没有整理好，那么，数字化的档案到哪里去查证呢？如果在一开始就重视初次整理质量，尽量减少错误，就不会因为不规范而重新返工，不仅加大了成本，拖延了任务完成时间，无形中也助长了移交单位的不满情绪。

3 改进意见与措施

3.1 建立项目管理与监理小组。由于信息系统的设计与维护是按照项目开展的，设置项目管理与监理小组可以了解技术外包公司的工作情况及工作进度、明确双方签订的合同内容、双方责任及项目时间。通常，监理应该是独立的第三方，但是考虑到资金与人员编制情况，这里的项目监理小组成员可以由档案局（馆）的相关人员、外包公司相关领导组成以及邀请其他区或者市里的档案工作领导组成。这些专门小组人员不仅要具备行政管理知识，也要有具备技术知识的人员组成。确定人员构成后，要制定明确的事前、事中、事后计划与控制管理策略，必须严格执行监理职责。

3.2 制定完善的管理制度。管理的制度化与规范化可以减少不必要的重复劳动、提高工作效率，严密的管理组织与严格的管理制度能明确部门职责。档案实体整理是数字档案的前提，只有档案实体整理实现了有序化、条理化、系统化，才能保证数字档案的质量。因此，要严格要求档案实体整理质量效果，档案整理要减少粗心造成的重复劳动。这一方面会减少档案人员的工作量，另一方面会降低移交单位的成本，因为错误太多档案部门会让这些单位重新返工。另外，在档案数字化时要严格尊重原有整理顺序，不可轻易打乱次序。

3.3 创新工作机制。徐汇区档案局（馆）与上海师范大学档案学系已有多年的学习与实习实践的合作关系，今后还需要在“产学研”一条龙链条上继续挖掘积极因素，推动资源整合上努力。学校领导强调在创新的同时，高校也要回归服务社会的本职，应依托和挖掘人才与智力资源，积极参与和推动社区的文化与社会事业发展。档案局（馆）与其将档案业务工作外包给非档案专业人员做，不如把机会给这些高校的学生，形成产学研合作基地。这样一方面可以节约成本，加强与高校教师科研的合作关系，把档案工作实践中的难题拿出来与档案专业理论扎实的老师进行讨论，这样能使得工作更为科学，提高工作质量，另一方面，也加强了学生对档案工作的认知，使理论与具体实践相结合，及早感知档案事业情况与自身的兴趣所在，做好自身的职业规划。

3.4 完善队伍建设。人员、管理与技术是档案工作的三个支撑因素，而人员是最具积极主动的因素。由于档案部门的人员编制较少，数据校对工作部分一般采用外包形式，聘请外部人员协助做好工作。档案部门人员一般不直接参与具体的数字化与校对工作，只是宏观上给予指导和抽查结果、监督与检查、协调与沟通。面对数字档案移交出现的新情况、新问题，对于档案馆的在编人员而言，一方面，要完善其知识结构，加强日常技术、安全的培训及其考核，加强与系统设计人员的需求沟通。另一方面，要实现档案工作人员观念的转变。要改变以行政利用为中心的观念，树立档案信息资源作为社会记忆载体的宏观意义的观念。

3.5 改善档案鉴定工作。档案有三期鉴定论，即归档鉴定、进馆鉴定、馆内鉴定。其中馆内鉴定又包括用级鉴定和期满鉴定。在接收档案时属于进馆鉴定阶段。作为国家综合性档案馆，接收范围过小，种类单一，党政机关的档案占大多数，缺失关于普通老百姓具有社会记忆性质有关活动的档案，这种现实状况与开放档案为民生利用的初衷是大相径庭的。进馆的接收鉴定要切实以丰富馆藏种类、留存社会历史变迁的存史作用为宗旨，平衡行政查考和公民个人档案的比例，平衡各保管期限档案的比例。

（作者单位：上海师范大学人文学院信息管理系 来稿日期：2013-12-16）