EPC总承包项目竣工资料的整编和管理

熊瑶

（中国瑞林工程技术有限公司，江西南昌 330031）

EPC总承包项目竣工资料的整编和管理

熊瑶

（中国瑞林工程技术有限公司，江西南昌 330031）

从总承包方的角度，对EPC总承包项目竣工资料的整编依据及组成进行了介绍，归纳了竣工资料整编和管理的工作思路，分析了在EPC总承包项目竣工资料的整编管理过程中普遍存在的问题及产生的原因，并提出了相应的防治对策。

总承包项目；竣工资料；整编依据；工作思路；质量管理

0 前言

建设工程竣工资料是真实记载和全面反映工程施工活动全过程及质量状况的一项重要文件，是工程建设档案的重要组成部分,也是建设工程进行竣工验收的充分且必要条件。而在EPC总承包项目中，总承包单位是工程竣工资料整编和管理工作的组织者和最终责任者,承担着对施工分包单位竣工资料的指导和审核职责,以及对竣工资料的收集、整理、编制、组卷及移交工作。以下从总承包方的角度对EPC总承包项目竣工资料的整编和管理工作做一简要分析。

1 竣工资料的整编依据和组成

大型工业建设EPC总承包项目涉及面广,形成的工程资料种类多、数量大,为保证工程竣工资料的完整性、准确性、系统性、统一性和规范性,总承包单位对工程施工过程资料的分类整编和组卷内容范围要严格按相关规范、标准的规定和业主的归档要求进行。

1.1 整编依据

在工程资料编制前,要按《建筑工程施工质量评价标准》、《工业安装工程施工质量验收统一标准》等对工程进行准确的划分[1],并形成具体的单位(子单位)、分部(子分部)、分项(子分项)工程划分表,同时根据《建设工程文件归档整理规范》[2]及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》[3]等,制定工程资料组卷(册)目录表,并及时下发到各施工分包单位,同时对施工过程资料的编制要求进行必要的技术交底和培训。

1.2 竣工资料的组成

竣工资料一般按设计子项划分为单位工程,每个单位工程应由设备技术资料、施工文件、竣工图和竣工验收文件四大部分组成。设备技术资料应包括设备(产品)清单、设备(产品)说明书、操作手册、安全操作说明及相应技术附图等;施工文件应包括土建(建筑与结构)工程、专业安装工程、室外工程;竣工图应包括综合竣工图、专业竣工图;竣工验收文件应包括工程竣工总结、竣工验收记录文件、财务文件和声像、缩微、电子档案文件。其中,设备质量资料编入相应施工文件中。

2 竣工资料整编和管理的工作思路

2.1 统一填写、分类、组卷划分标准

为避免工程资料文件出现填写不规范,填写内容与实际不符,文件遗漏、重复或用表错误,文件无所归属等无序状态,必须在开工前或初期,根据业主及监理对工程资料的编制要求和相关规范、标准的规定,结合工程项目的具体实际对各分(子)工程进行合理划分,并对工程资料的收集范围、整理标准、编制要求、组卷目录及资料移交等事宜统一标准,发至各施工分包单位,并通过召开会议、技术交底或培训的方式提高各施工单位对工程资料整编和管理工作的认识,明确具体的工作程序、内容、方法,从而提高工程资料的整编、立卷及竣工验评工作的效率。这也是质量控制与管理和质量验收的必要前提和基本条件之一。

2.2 实时监控

在工程项目建设过程中,总承包单位应将工程资料管理工作融入工程建设全过程,并与工程实体质量同等重视。在检查工程质量、安全和进度的同时,同步检查工程资料的编制、管理情况，使之与工程进度同步,尽可能杜绝“回忆录”式的资料。同时,总承包单位在制定工程进度计划时，应将工程资料各阶段的报验、报审、报检和整编组卷列入工程同步进度计划中,并将其作为重要的节点来控制,在资料整编过程中应加强实时监督检查,并制订奖罚制度[4]。

2.3 质量管理

竣工资料作为工程建设的重要组成部分,其是否齐全、规范和真实反映项目工程的实际,直接关系到建设工程日后的维护、使用和质量追溯。因此,要提高和保证竣工资料质量,除统一标准、明确责任和对完成情况实时监控外,总承包单位还应对其资料收集、整理、编制、组卷的质量进行重点管理,严把质量关。否则,不但影响整个工程的验收,而且还失去或降低了归档管理意义。

3 普遍存在的问题及产生的原因

3.1 普遍存在的问题

以某大型有色冶炼项目竣工资料整编、组卷过程为例,可以发现不同程度地普遍存在于EPC总承包项目竣工资料的整编和管理工作中的一些问题：1)项目不完整或重复；2)资料不完整或重复，主要反映在检验批、隐蔽工程记录、施工及质量检查记录、工程质量检验记录、施工试验记录等施工文件方面；3)资料形成错误多,主要反映在项目名称填写不一致,时间逻辑错误，内容不完整、不真实、不准确,生效标识不符合规定,复印件字迹不清等方面。4)资料编制不规范、不全面、不完整、不及时；5)资料用表不当,填写不规范、不真实、不能正确并及时记录和反映实际施工过程；6)审核、签字手续不规范。

3.2 原因分析

1)对竣工资料不够重视。在工程建设过程中,很多人尤其是主要管理者头脑中仍然存有“重工程实体、轻工程资料”等一些错误思想认识,即从根本上忽视了项目资料在工程建设中规范质量行为、指导施工组织、监控工程质量、记录建设史实、方便日后利用的本质和作用。

2)工程资料管理人员业务水平不高。鉴于大型EPC总承包项目都具有工程内容多,建设周期长,其资料形成领域广泛、记录形式多样,时效性、专业性强。这就要求配备的工程资料管理人员工作经验丰富、技术业务素质较高、较全面,且具有较强的责任心。然而目前很多建设项目,参建单位往往会指派不熟悉或不懂工程管理和工程技术业务,不熟悉具体工程内容的资料员来承担工程资料的管理工作。这种职责的错位与缺失,直接导致了工程资料“先天不足”的情况。

3.3 防治对策

1)提高认识明确责任。为确保工程资料的质量和完整性,总承包单位需配备懂工程、有一定专业知识和经验、责任心强的专职资料管理人员,确定资料管理工作的领导及相关编审人员的岗位职责，并与各施工分包单位建立合同及相应规章制度的约束机制，明确资料管理工作的考核措施、编制要求和工作程序,做到资料管理既有规可依，有章可循，有标可参，又有据可查，有责可律。

2)加强培训提高素质。为提高资料管理的质量、效率，保证工程资料真实性、准确性和及时性，总承包单位一方面应对工程技术和资料管理人员进行必要的资料整编及其管理知识培训,另一方面应对专职资料管理人员适当进行工程专业知识培训，培养出既懂工程技术、工程施工管理，又懂工程资料管理，具有较强业务管理能力,能够适应和满足现代化工程项目资料管理所需的高素质综合性管理人才。

3)同步完成确保质量。在项目实施前或初期,总承包单位工程资料管理人员就应参与其中,并在工程设计、设备采购、工程施工各阶段密切配合各专业设计、采购、施工管理工程师等同步收集整理并编审工程相关资料，尤其在工程施工过程中协助并指导施工分包单位同步完成相应工程资料工作。工程资料管理人员要始终参与整个工程的建设和竣工验收全过程,对不符合设计和规范、标准的工程资料要及时进行修改补充完善,从源头保证资料编制的质量[5]。

4)规范管理集中整编。由于在EPC总承包管理模式下,所形成的工程资料数量多,内容繁杂,要保证竣工资料的质量并能够顺利移交业主,在工程资料整编、组卷的后期可采取定期集中办公方式,各施工分包单位技术负责人及资料管理人员各司其职相互配合,以提高竣工资料的质量,进而达到立卷科学,标准统一,分类合理,完整合规。

4 结语

工业建设项目竣工资料的整编和管理是一项复杂和系统性工作,它不仅要求相关管理人员应具备较全面的专业知识、管理能力和业务素质,更需要具有较强的责任心和积极主动、一丝不苟的工作态度,同时也需要各参建单位领导的重视和工程管理人员的密切配合、相互协作,还需要建设单位资料档案管理部门的帮助和支持。EPC总承包单位的资料管理人员只有参与到项目建设的全过程中,全面指导、督促检查各分包单位对工程资料的整编、组卷等工作,认真把好审查、验收关,才能确保竣工资料符合相关规范标准和业主的要求,及时顺利移交归档。

[1]蔡胜利.有色金属工业安装工程质量检验评定标准[EB/OL]. (2012-09-01)http://wenku.baidu.com/view/dc02a9c19ec3d5bbfd0a 740b.html.

[2]GB/T50328-2001,建设工程文件归档整理规范[S].

[3]DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[4]郭子岩.海外设计施工总承包项目资料特点与竣工资料编制探究[J].城建档案,2013(10):59-61.

[5]高晓雷.浅谈项目竣工资料管理[J].科技致富向导,2013(29):180.

Compilation and Managem ent of Construction Com pletion Data of EPC General Contracting Project

XIONG Yao
(China Nerin Engineering Co.,Ltd.,Nanchang,Jiangxi 330031,China)

From an angle of the general contractor,this paper introduces the compilation basis and composition of the construction completion data of EPC general contract project,summarizes the work ideas for the compilation and management of the completion data,analyzes the common existing problems in the compilation and management process of the completion data of the general contracting project and the reasons,and proposes corresponding prevention countermeasures.

general contracting project;construction completion data;compilation basis;work ideas;quality management

F406.2

B

1004-4345(2014)02-0051-03

2013-04-22修改返回：2013－12－30

熊瑶（1986—），女，从事项目管理工作。