论汇文系统中验收图书的新体验

包海艳

摘 要：图书验收工作是图书馆整个业务中非常重要的一个环节，文章重点介绍了手工验收和计算机验收清点同时进行的工作方法，并分析了这种方法的优点及使用此方法验收人员应具备的素质。

关键词：汇文系统 图书验收 验收清点 验收员素质

图书馆业务外包是指图书馆从图书选定后到上架的全部业务过程交给图书经销商（或发行者）完成的一种新型的供货方式，包括从采购验收、图书加工、图书编目、典藏到上架的全过程，它是图书馆采购招标竞争日益白热化的产物。目前，多数高校图书馆实行图书馆业务外包，图书馆业务外包不仅缩短了图书从采购到流通的加工周期、提高了图书馆工作效率，而且还使图书馆工作人员从烦琐的图书加工业务中解放出来，从事其他业务工作。然而，图书馆业务外包也带来一些不容忽视的问题，不仅需要我们认真、仔细地做好图书验收工作，而且还需要对其进行不断的探索，不断改进验收方法，有效解决业务外包带来的问题。

一、图书验收工作新体验

1.保证到馆新书是本馆采购图书

无论是目录采购还是现场采购图书，首先必须保证书商发货到馆的新书都是本馆采购图书。因此，书商的每批发货清单都需要与本馆的采购清单进行查重。如果两个清单完全重复表明书商发货清单中的图书都是本馆采购图书，书商可按照此发货清单配书、加工数据。如果两个清单不是完全重复的，则从书商的发货清单中删除那些不属于本馆采购清单的图书记录，并通知书商尽快配齐本馆采购清单中的其他图书，确定发货清单中的图书全部都是本馆采购图书，才能进入图书加工工作阶段。

2.手工验收与计算机验收清点同时进行

新书到馆后就要对其进行验收。图书验收过程中可以将手工验收和计算机验收清点有效结合，具体工作方法如下：

（1）拆包。拆包后将一包图书直接放在书车上，交给验收人员进行手工验收和计算机验收清点。

（2）验收人员将书推到计算机前，翻开每册图书检查是否有污、损、装订质量差、倒页、残页、受潮发霉等现象，同时查看图书的物理加工结果，如盖章是否符合要求、条码（与财产号一致）及书标是否覆膜、是否埋磁条等等。对于质量有问题的图书全部挑出来，在挑出来的书上标明哪个书商、哪一批、哪一包中由于什么原因要求退货等信息；对于物理加工有问题的图书采取相应的补救措施，并记录下来，通知书商下次注意。

（3）进行计算机验收清点。从每种图书中选择一册，利用ISBN号在汇文系统中进行验收清点。

汇文系统采访模块中设有图书验收清点功能，选择好图书的供货书商、图书批次之后，通过扫描ISBN号可对采购图书的所有复本进行验收清点，如图1所示。

在验收清点的过程中，根据到馆图书的实际情况需要认真核对系统中清点的图书单价、复本量及包清单上的图书单价和复本量。如果系统中清点到的图书单价或包清单上的图书单价与图书的实际价格不同，不仅要修改包清单上相应图书的单价，而且还需要修改系统验收数据中的图书单价，保证计算机清点的图书单价、包清单上的图书单价与图书的实际价格相同；如果一包书中有进行退货处理的图书，不仅要在包清单相应图书记录上标记退货、退货几册，重新核算该包清单上的图书种数、总册数及总价格，而且还要在系统中根据退货图书的财产号对其进行取消清点操作，保证该批图书计算机清点到的总册数、利用包清单合计的总册数与实际验收的总册数完全一致。

（4）进行验收清点统计。统计时，认真比较每批图书计算机验收清点到的总册数、总价格是否与利用包清单合计的总册数、总价格相同。如果两个统计结果相同，说明该批次图书验收清点正确，可以进行下一步操作；如果两个统计结果不同，或计算机清点时没有修改图书单价、没有对退货图书进行取消清点，或利用包清单合计的图书总册数、总价格有误，需要根据具体情况反复计算、核对，直到计算机清点的结果与利用包清单合计的结果完全一致。

（5）确认统计数据准确无误之后，记录并打印统计结果。打印统计结果时需要注明供货书商、图书批次、清点到的图书种数、总册数、总价格及财产号段等信息。而对于取消清点的图书，要从系统验收数据中删除对应的图书复本或删除验收记录，不仅保证了每一批图书的验收数据完全符合验收清点到的实际情况，并且也释放了退货图书占用的财产号，为查询财产号缺号工作带来了方便。

二、手工验收和计算机验收清点同时进行的优点

1.手工验收和计算机验收清点同时进行，可以使系统验收清点到的图书单价和复本量随着手工验收的变化而动态变化

传统的图书验收步骤是先进行手工验收，手工验收结后再进行计算机验收。手工验收时对于单价有误和质量有问题的图书及时处理，在包清单上详细记录正确的图书单价及进行退货处理的图书复本；计算机验收时再根据包清单上的记录情况及图书的实际情况，修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理的图书复本。这种验收方法无法做到系统验收数据中图书单价及复本量随着手工验收的变化而动态变化。

手工验收和计算机验收清点同时进行，不仅在包清单上详细记录了正确的图书单价、退货的图书复本，而且及时修改了系统验收数据中的图书单价、取消清点了退货处理的图书记录。这样就做到了系统验收清点的结果随着手工验收的变化而动态变化，随时保持系统验收清点结果与包清单验收结果的一致性，而且也为检索、核实每册图书的验收情况提供了方便。

2.手工验收和计算机验收清点同时进行，可根据其验收清点的结果给书商付款

手工验收和计算机验收清点结束后，可从系统中随时检索、核实验收清点到的每种图书单价和复本量及每批图书的总册数和总价格，并且这些数据准确无误。给书商付款时，只需要验收到的图书总册数和总价格。

3.打印验收清点单可以制作图书馆财产账本

制作馆藏财产账本时，可根据各馆的实际需求设置打印验收清点单模板中的MARC子字段，并按照财产号升序进行排序，导出Excel文档，设置好Excel文档的打印格式打印即可，如图2所示。

三、验收人员素质

手工验收和计算机验收清点同时进行，虽然给图书验收工作带来了方便，但是对验收人员提出了更高的要求。验收人员不仅要仔细核对每种图书的价格、复本量是否与包清单上的记录情况一致，而且还需要熟练掌握使用汇文系统进行验收清点的工作方法，需要掌握修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理图书复本的技能，甚至需要熟悉汇文系统采访模块和编目模块中的所有功能，并做到准确无误。故作为图书验收人员，不仅要做到爱岗敬业、认真仔细、任劳任怨，具备高度的责任心和一丝不苟的工作作风，而且还应具备过硬的业务素质，能熟练地掌握和使用本馆的文献管理系统，能利用计算机准确地处理和验收进馆的各个文种和各种载体文献，并且善于利用验收模块的优点，不断努力提高图书验收工作质量和工作效率。

结束语

图书验收工作是图书馆整个业务工作中非常重要的一个环节。图书验收工作的好坏不仅直接关系到图书采购工作的质量及图书馆藏书建设，而且也关系到服务读者的效果及图书馆购书经费的有效利用。作为图书验收人员，我们应该积极总结每次验收工作经验，不断探索和改进验收方法，努力做到更快、更好、更高效地完成各项验收任务。

参考文献：

[1]王静华.实施外包业务的高校图书馆验收工作.图书馆工作研究，2010（10）：102～104.

[2]吴恺凯.高校图书馆素质探讨.浙江高校图书情报工作，2006（5）：37～39

[3]钱澄澄，唐梅，高琳琳.浅谈高校图书馆的图书验收工作.无限互联科技，2012（2）：101～102endprint

摘 要：图书验收工作是图书馆整个业务中非常重要的一个环节，文章重点介绍了手工验收和计算机验收清点同时进行的工作方法，并分析了这种方法的优点及使用此方法验收人员应具备的素质。

关键词：汇文系统 图书验收 验收清点 验收员素质

图书馆业务外包是指图书馆从图书选定后到上架的全部业务过程交给图书经销商（或发行者）完成的一种新型的供货方式，包括从采购验收、图书加工、图书编目、典藏到上架的全过程，它是图书馆采购招标竞争日益白热化的产物。目前，多数高校图书馆实行图书馆业务外包，图书馆业务外包不仅缩短了图书从采购到流通的加工周期、提高了图书馆工作效率，而且还使图书馆工作人员从烦琐的图书加工业务中解放出来，从事其他业务工作。然而，图书馆业务外包也带来一些不容忽视的问题，不仅需要我们认真、仔细地做好图书验收工作，而且还需要对其进行不断的探索，不断改进验收方法，有效解决业务外包带来的问题。

一、图书验收工作新体验

1.保证到馆新书是本馆采购图书

无论是目录采购还是现场采购图书，首先必须保证书商发货到馆的新书都是本馆采购图书。因此，书商的每批发货清单都需要与本馆的采购清单进行查重。如果两个清单完全重复表明书商发货清单中的图书都是本馆采购图书，书商可按照此发货清单配书、加工数据。如果两个清单不是完全重复的，则从书商的发货清单中删除那些不属于本馆采购清单的图书记录，并通知书商尽快配齐本馆采购清单中的其他图书，确定发货清单中的图书全部都是本馆采购图书，才能进入图书加工工作阶段。

2.手工验收与计算机验收清点同时进行

新书到馆后就要对其进行验收。图书验收过程中可以将手工验收和计算机验收清点有效结合，具体工作方法如下：

（1）拆包。拆包后将一包图书直接放在书车上，交给验收人员进行手工验收和计算机验收清点。

（2）验收人员将书推到计算机前，翻开每册图书检查是否有污、损、装订质量差、倒页、残页、受潮发霉等现象，同时查看图书的物理加工结果，如盖章是否符合要求、条码（与财产号一致）及书标是否覆膜、是否埋磁条等等。对于质量有问题的图书全部挑出来，在挑出来的书上标明哪个书商、哪一批、哪一包中由于什么原因要求退货等信息；对于物理加工有问题的图书采取相应的补救措施，并记录下来，通知书商下次注意。

（3）进行计算机验收清点。从每种图书中选择一册，利用ISBN号在汇文系统中进行验收清点。

汇文系统采访模块中设有图书验收清点功能，选择好图书的供货书商、图书批次之后，通过扫描ISBN号可对采购图书的所有复本进行验收清点，如图1所示。

在验收清点的过程中，根据到馆图书的实际情况需要认真核对系统中清点的图书单价、复本量及包清单上的图书单价和复本量。如果系统中清点到的图书单价或包清单上的图书单价与图书的实际价格不同，不仅要修改包清单上相应图书的单价，而且还需要修改系统验收数据中的图书单价，保证计算机清点的图书单价、包清单上的图书单价与图书的实际价格相同；如果一包书中有进行退货处理的图书，不仅要在包清单相应图书记录上标记退货、退货几册，重新核算该包清单上的图书种数、总册数及总价格，而且还要在系统中根据退货图书的财产号对其进行取消清点操作，保证该批图书计算机清点到的总册数、利用包清单合计的总册数与实际验收的总册数完全一致。

（4）进行验收清点统计。统计时，认真比较每批图书计算机验收清点到的总册数、总价格是否与利用包清单合计的总册数、总价格相同。如果两个统计结果相同，说明该批次图书验收清点正确，可以进行下一步操作；如果两个统计结果不同，或计算机清点时没有修改图书单价、没有对退货图书进行取消清点，或利用包清单合计的图书总册数、总价格有误，需要根据具体情况反复计算、核对，直到计算机清点的结果与利用包清单合计的结果完全一致。

（5）确认统计数据准确无误之后，记录并打印统计结果。打印统计结果时需要注明供货书商、图书批次、清点到的图书种数、总册数、总价格及财产号段等信息。而对于取消清点的图书，要从系统验收数据中删除对应的图书复本或删除验收记录，不仅保证了每一批图书的验收数据完全符合验收清点到的实际情况，并且也释放了退货图书占用的财产号，为查询财产号缺号工作带来了方便。

二、手工验收和计算机验收清点同时进行的优点

1.手工验收和计算机验收清点同时进行，可以使系统验收清点到的图书单价和复本量随着手工验收的变化而动态变化

传统的图书验收步骤是先进行手工验收，手工验收结后再进行计算机验收。手工验收时对于单价有误和质量有问题的图书及时处理，在包清单上详细记录正确的图书单价及进行退货处理的图书复本；计算机验收时再根据包清单上的记录情况及图书的实际情况，修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理的图书复本。这种验收方法无法做到系统验收数据中图书单价及复本量随着手工验收的变化而动态变化。

手工验收和计算机验收清点同时进行，不仅在包清单上详细记录了正确的图书单价、退货的图书复本，而且及时修改了系统验收数据中的图书单价、取消清点了退货处理的图书记录。这样就做到了系统验收清点的结果随着手工验收的变化而动态变化，随时保持系统验收清点结果与包清单验收结果的一致性，而且也为检索、核实每册图书的验收情况提供了方便。

2.手工验收和计算机验收清点同时进行，可根据其验收清点的结果给书商付款

手工验收和计算机验收清点结束后，可从系统中随时检索、核实验收清点到的每种图书单价和复本量及每批图书的总册数和总价格，并且这些数据准确无误。给书商付款时，只需要验收到的图书总册数和总价格。

3.打印验收清点单可以制作图书馆财产账本

制作馆藏财产账本时，可根据各馆的实际需求设置打印验收清点单模板中的MARC子字段，并按照财产号升序进行排序，导出Excel文档，设置好Excel文档的打印格式打印即可，如图2所示。

三、验收人员素质

手工验收和计算机验收清点同时进行，虽然给图书验收工作带来了方便，但是对验收人员提出了更高的要求。验收人员不仅要仔细核对每种图书的价格、复本量是否与包清单上的记录情况一致，而且还需要熟练掌握使用汇文系统进行验收清点的工作方法，需要掌握修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理图书复本的技能，甚至需要熟悉汇文系统采访模块和编目模块中的所有功能，并做到准确无误。故作为图书验收人员，不仅要做到爱岗敬业、认真仔细、任劳任怨，具备高度的责任心和一丝不苟的工作作风，而且还应具备过硬的业务素质，能熟练地掌握和使用本馆的文献管理系统，能利用计算机准确地处理和验收进馆的各个文种和各种载体文献，并且善于利用验收模块的优点，不断努力提高图书验收工作质量和工作效率。

结束语

图书验收工作是图书馆整个业务工作中非常重要的一个环节。图书验收工作的好坏不仅直接关系到图书采购工作的质量及图书馆藏书建设，而且也关系到服务读者的效果及图书馆购书经费的有效利用。作为图书验收人员，我们应该积极总结每次验收工作经验，不断探索和改进验收方法，努力做到更快、更好、更高效地完成各项验收任务。

参考文献：

[1]王静华.实施外包业务的高校图书馆验收工作.图书馆工作研究，2010（10）：102～104.

[2]吴恺凯.高校图书馆素质探讨.浙江高校图书情报工作，2006（5）：37～39

[3]钱澄澄，唐梅，高琳琳.浅谈高校图书馆的图书验收工作.无限互联科技，2012（2）：101～102endprint

摘 要：图书验收工作是图书馆整个业务中非常重要的一个环节，文章重点介绍了手工验收和计算机验收清点同时进行的工作方法，并分析了这种方法的优点及使用此方法验收人员应具备的素质。

关键词：汇文系统 图书验收 验收清点 验收员素质

图书馆业务外包是指图书馆从图书选定后到上架的全部业务过程交给图书经销商（或发行者）完成的一种新型的供货方式，包括从采购验收、图书加工、图书编目、典藏到上架的全过程，它是图书馆采购招标竞争日益白热化的产物。目前，多数高校图书馆实行图书馆业务外包，图书馆业务外包不仅缩短了图书从采购到流通的加工周期、提高了图书馆工作效率，而且还使图书馆工作人员从烦琐的图书加工业务中解放出来，从事其他业务工作。然而，图书馆业务外包也带来一些不容忽视的问题，不仅需要我们认真、仔细地做好图书验收工作，而且还需要对其进行不断的探索，不断改进验收方法，有效解决业务外包带来的问题。

一、图书验收工作新体验

1.保证到馆新书是本馆采购图书

无论是目录采购还是现场采购图书，首先必须保证书商发货到馆的新书都是本馆采购图书。因此，书商的每批发货清单都需要与本馆的采购清单进行查重。如果两个清单完全重复表明书商发货清单中的图书都是本馆采购图书，书商可按照此发货清单配书、加工数据。如果两个清单不是完全重复的，则从书商的发货清单中删除那些不属于本馆采购清单的图书记录，并通知书商尽快配齐本馆采购清单中的其他图书，确定发货清单中的图书全部都是本馆采购图书，才能进入图书加工工作阶段。

2.手工验收与计算机验收清点同时进行

新书到馆后就要对其进行验收。图书验收过程中可以将手工验收和计算机验收清点有效结合，具体工作方法如下：

（1）拆包。拆包后将一包图书直接放在书车上，交给验收人员进行手工验收和计算机验收清点。

（2）验收人员将书推到计算机前，翻开每册图书检查是否有污、损、装订质量差、倒页、残页、受潮发霉等现象，同时查看图书的物理加工结果，如盖章是否符合要求、条码（与财产号一致）及书标是否覆膜、是否埋磁条等等。对于质量有问题的图书全部挑出来，在挑出来的书上标明哪个书商、哪一批、哪一包中由于什么原因要求退货等信息；对于物理加工有问题的图书采取相应的补救措施，并记录下来，通知书商下次注意。

（3）进行计算机验收清点。从每种图书中选择一册，利用ISBN号在汇文系统中进行验收清点。

汇文系统采访模块中设有图书验收清点功能，选择好图书的供货书商、图书批次之后，通过扫描ISBN号可对采购图书的所有复本进行验收清点，如图1所示。

在验收清点的过程中，根据到馆图书的实际情况需要认真核对系统中清点的图书单价、复本量及包清单上的图书单价和复本量。如果系统中清点到的图书单价或包清单上的图书单价与图书的实际价格不同，不仅要修改包清单上相应图书的单价，而且还需要修改系统验收数据中的图书单价，保证计算机清点的图书单价、包清单上的图书单价与图书的实际价格相同；如果一包书中有进行退货处理的图书，不仅要在包清单相应图书记录上标记退货、退货几册，重新核算该包清单上的图书种数、总册数及总价格，而且还要在系统中根据退货图书的财产号对其进行取消清点操作，保证该批图书计算机清点到的总册数、利用包清单合计的总册数与实际验收的总册数完全一致。

（4）进行验收清点统计。统计时，认真比较每批图书计算机验收清点到的总册数、总价格是否与利用包清单合计的总册数、总价格相同。如果两个统计结果相同，说明该批次图书验收清点正确，可以进行下一步操作；如果两个统计结果不同，或计算机清点时没有修改图书单价、没有对退货图书进行取消清点，或利用包清单合计的图书总册数、总价格有误，需要根据具体情况反复计算、核对，直到计算机清点的结果与利用包清单合计的结果完全一致。

（5）确认统计数据准确无误之后，记录并打印统计结果。打印统计结果时需要注明供货书商、图书批次、清点到的图书种数、总册数、总价格及财产号段等信息。而对于取消清点的图书，要从系统验收数据中删除对应的图书复本或删除验收记录，不仅保证了每一批图书的验收数据完全符合验收清点到的实际情况，并且也释放了退货图书占用的财产号，为查询财产号缺号工作带来了方便。

二、手工验收和计算机验收清点同时进行的优点

1.手工验收和计算机验收清点同时进行，可以使系统验收清点到的图书单价和复本量随着手工验收的变化而动态变化

传统的图书验收步骤是先进行手工验收，手工验收结后再进行计算机验收。手工验收时对于单价有误和质量有问题的图书及时处理，在包清单上详细记录正确的图书单价及进行退货处理的图书复本；计算机验收时再根据包清单上的记录情况及图书的实际情况，修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理的图书复本。这种验收方法无法做到系统验收数据中图书单价及复本量随着手工验收的变化而动态变化。

手工验收和计算机验收清点同时进行，不仅在包清单上详细记录了正确的图书单价、退货的图书复本，而且及时修改了系统验收数据中的图书单价、取消清点了退货处理的图书记录。这样就做到了系统验收清点的结果随着手工验收的变化而动态变化，随时保持系统验收清点结果与包清单验收结果的一致性，而且也为检索、核实每册图书的验收情况提供了方便。

2.手工验收和计算机验收清点同时进行，可根据其验收清点的结果给书商付款

手工验收和计算机验收清点结束后，可从系统中随时检索、核实验收清点到的每种图书单价和复本量及每批图书的总册数和总价格，并且这些数据准确无误。给书商付款时，只需要验收到的图书总册数和总价格。

3.打印验收清点单可以制作图书馆财产账本

制作馆藏财产账本时，可根据各馆的实际需求设置打印验收清点单模板中的MARC子字段，并按照财产号升序进行排序，导出Excel文档，设置好Excel文档的打印格式打印即可，如图2所示。

三、验收人员素质

手工验收和计算机验收清点同时进行，虽然给图书验收工作带来了方便，但是对验收人员提出了更高的要求。验收人员不仅要仔细核对每种图书的价格、复本量是否与包清单上的记录情况一致，而且还需要熟练掌握使用汇文系统进行验收清点的工作方法，需要掌握修改系统验收数据中的图书单价、删除退货处理图书复本的技能，甚至需要熟悉汇文系统采访模块和编目模块中的所有功能，并做到准确无误。故作为图书验收人员，不仅要做到爱岗敬业、认真仔细、任劳任怨，具备高度的责任心和一丝不苟的工作作风，而且还应具备过硬的业务素质，能熟练地掌握和使用本馆的文献管理系统，能利用计算机准确地处理和验收进馆的各个文种和各种载体文献，并且善于利用验收模块的优点，不断努力提高图书验收工作质量和工作效率。

结束语

图书验收工作是图书馆整个业务工作中非常重要的一个环节。图书验收工作的好坏不仅直接关系到图书采购工作的质量及图书馆藏书建设，而且也关系到服务读者的效果及图书馆购书经费的有效利用。作为图书验收人员，我们应该积极总结每次验收工作经验，不断探索和改进验收方法，努力做到更快、更好、更高效地完成各项验收任务。

参考文献：

[1]王静华.实施外包业务的高校图书馆验收工作.图书馆工作研究，2010（10）：102～104.

[2]吴恺凯.高校图书馆素质探讨.浙江高校图书情报工作，2006（5）：37～39

[3]钱澄澄，唐梅，高琳琳.浅谈高校图书馆的图书验收工作.无限互联科技，2012（2）：101～102endprint