国有企业资产变更与产权变动档案处置工作思考

杨梅英

（新疆有色金属工业集团公司 乌鲁木齐 830000）

国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和属国家所有。随着我国经济体制改革的不断深化，随着现代企业制度的不断完善，国有企业兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作制和与外商合资、合作经营以及承包、租住等资产与产权变更的形式不断出现，在此过程中，如何妥善处置企业档案，避免国有资产、集体资产的流失，维护企业利益，确保企业档案完整与安全，已经成为一个日益突出的问题。

1998年，国家档案局出台《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，成为企业资产与产权变更过程中处置企业档案的法律依据和工作规范。

1 国有企业资产与产权变动档案处置应遵循的原则

⑴维护国家安全和国家利益，保守国家机密和企业商业秘密，防止档案散失。国有企业档案中含有企业的商业秘密、科研秘密、知识产权秘密等，一些军工企业的档案还会包含国家军事机密的内容，在资产与产权变动档案处置工作中要特别给予重视，确保国有企业档案载有的军事、经济、技术秘密得到妥善保护，确保上述档案的安全及企业知识产权不受损失。

⑵区别情况，依法、合理处置。要根据各类档案的具体情况区别处理，不能搞一刀切，要分析各类档案的保存价值、使用查考价值、日常利用情况、保管期限长短等特点，合理合法给出各类档案的去向。既要考虑发挥企业档案社会历史记录的特点，又要保证档案经济技术信息资源的功能，使留存的档案能够产生最大的社会效益和经济效益。

⑶维护档案安全，便于有关方面对档案的利用。企业档案记载企业的各项经济活动和社会活动，是企业发展历史的真实记录，是企业科研技术财富的长期积累，既有经济价值，也有社会价值。维护资产与产权变动企业的档案安全完整齐全，有利于对企业历史的记载和后续企业的生产经营活动。

⑷有利于企业保持经营管理的连续性。企业资产与产权变动后，除破产关闭这种情况外，无论企业是兼并、出售、股份制改造等形式，后继的经营生产活动都会继续进行，应合理处置资产与产权变动企业档案，既保证破产企业的合法权益利益，又应该使后继企业的经营管理、人员管理、科研生产活动等工作顺利开展。

2 国有企业资产与产权变动档案处置中存在的难点问题

⑴企业领导档案意识淡薄。企业领导档案意识淡薄是资产与产权变动企业档案处置工作的难点问题。领导的档案意识高低直接决定着他们对企业档案处置工作的重视和支持程度，而领导的重视是搞好资产与产权变动企业档案处置工作的保证。资产与产权变动企业档案处置工作是一项繁重、琐碎、复杂的工作，需要企业领导从人员、资金上给予支持与保障。在企业生产经营发生困难前途未卜时，企业领导先裁减档案机构和档案人员，使得档案工作人手紧张，档案人员人心浮动，许多工作难以开展。有的领导在日常工作中就对档案工作漠不关心，听之任之，档案流失现象严重，工程技术人员手中握有大量有价值的档案没有归档，当企业面临关闭破产时，这些档案成了个人寻找出路的砝码。

⑵企业档案工作基础薄弱。企业档案工作基础薄弱，档案一直没有实行集中统一管理，档案工作制度不完善不健全，历年来形成的各种门类、各种载体的档案没有归档，或归档后也没有进行规范的整理和保管。会计档案、科研档案、项目档案分散在相关职能部室和人员手中，一直没有归档。人事档案资料散失严重。人员分离过程中管理制度欠缺，借出的档案没有归还就办理了离厂手续。档案家底不清，账物不符，目录不全，档案管理工作处于混乱状态，给档案处置工作带来了大量的工作，为企业的后继工作带来很多困难，制造了很多麻烦。

⑶档案处置工作在企业资产与产权变动工作中处于后置地位，档案部门在企业资产与产权变动工作中处于被动地位，没有参与到这项工作的全过程中，档案人员往往处于听呼听唤的状态。

⑷参与国有企业资产与产权变动档案处置工作的人员对相关的法律法规政策不熟悉，对企业档案所具有的法律价值、经济价值、社会价值认识不足。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》是国有企业资产与产权变动档案处置工作的规范性文件，对如何处置企业资产与产权变动后档案起圭臬作用。在企业资产与产权变动档案处置工作中还应遵守《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》、《破产法》、《会计档案管理办法》、《干部档案工作条例》、《流动人员从事档案管理暂行规定》等法律法规规范中的有关规定。

3 国有企业资产与产权变动档案处置中重点工作

3.1 鉴定

对资产与产权变动国有企业留存的档案进行鉴定的根本目的是实现档案的优化。要根据档案处置前后全宗变化，档案保存价值、使用价值，产权变动后企业的生产经营情况，保管档案所需的人力、物力、资金状况，企业人员分流状况等因素，及时合理鉴定档案的去留去向，剔除没有保存价值的、到保管期限的档案，保留真正有用的部分。资产与产权变动的国有企业应对档案鉴定工作给予足够的重视，成立企业档案处置工作小组，对要处置的档案，按“随实体归属”、“应进馆”、“可销毁”、“双方协商”等几部分区分，尽快完成档案鉴定工作，及早确定档案流向。

3.2 确定流向

国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行：

⑴随实体归档档案：与企业基建工程和设备仪器相对应的档案，随基建工程、设备仪器实体归属。

⑵应进馆档案：生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。声像档案、实物档案全部进馆。

⑶协商处理档案：产品、科研档案（其中含专利、商标、专有技术等档案）按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理。

⑷可销毁档案：已到保管期限的各类档案和失去保存利用价值的文件材料由原企业销毁处理。

⑸其他类档案处置：会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行；人事档案按《干部档案工作条例》、《流动人员从事档案管理暂行规定》执行。法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定处理。

国有企业资产与产权变动的形式有多种，因此在实际工作中，可根据资产与产权变动的具体方式，在确保档案安全完整的前提下，采取最合适的档案处置方案。

3.3 档案销毁、移交、进馆环节

资产与产权变动企业档案管理部门在移交前要清理家底，做好移交档案准备工作，提供档案总目录和分类目录。要按照档案流向分别编制销毁档案目录、进馆档案目录、移交档案目录，并做到帐物一致，账目清晰。

对拟销毁的档案应造具清册，经企业领导人和企业资产清算机构负责人审核，企业主管部门批准，同级档案行政管理部门备案后，方可销毁。销毁档案需两人以上监督，并在销毁清册上签字。

移交档案工作应该由交接双方的代表和档案管理人员在企业档案处置工作小组在场监督下进行，各类档案目录一式三份，由交接双方和企业档案处置工作小组负责人签字，分别保存在交接双方和改制企业主管部门及所在地行政管理部门，以备日后查考，三份目录具有同等效力。进馆档案的移交方式与此类似。

3.4 费用问题

国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，由原企业或接收单位支付，破产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付、破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。

3.5 档案利用工作

档案的利用借阅工作一般采取“谁拥有谁使用”的原则。

《国有企业资产与产权变动档案处置办法》中规定：

国有企业实行承包、租赁的，可以按有关规定查阅利用；承包租赁期间形成的档案，由承包、承租方按国家有关规定负责收集、整理、保管，承包、租赁期满，向发包、出租方移交，并拥有使用权。与外商合资、合作的企业，由中方控股、中方管理的，其合资、合作前的档案属国家所有，可作为独立全宗，保存在新企业，供其使用。国有企业的下属企业与外商合资合作的，合资合作前的档案属原企业；合资合作后的档案需另立全宗，合作期满终止合同后，档案由中方保存，可根据外方需要，给其提供复制件。

会计档案的查阅办法按《会计档案管理办法》中的规定执行。

4 国有企业资产与产权变动档案处置中的关键工作

国有企业资产与产权变动档案处置工作是国有企业资产与产权变动工作的一项重要内容，涉及面广，工作量大，需要多方配合，共同完成档案处置工作。档案行政管理部门、企业主管部门要加强对企业资产与产权变动档案处置工作的组织协调，监督和业务指导。资产与产权变动的国有企业，应及时报告企业主管部门和档案行政管理部门，申请档案处置事宜。成立由企业分管档案工作领导人、清算机构有关人员、企业主管部门档案工作负责人和企业档案部门负责人组成档案处置工作小组，负责档案处置具体工作，研究处理有关重大问题，保证破产企业的档案得到妥善处置、防止散失。

5 国有企业资产与产权变动档案处置中档案部门的具体工作

⑴收集、整理、统计、保管企业在各项活动中形成的全部档案，清点库存，做好各类档案目录。

⑵做好档案留存与销毁的鉴定工作。鉴定工作由企业有关领导和企业资产清算机构负责人、主要业务部门负责人和档案部门负责人等组成的鉴定小组负责。对拟销毁的档案造具清册，办理完相关手续后方可销毁。销毁清册永久保存。

⑶按照档案的去向分别编制移交档案目录和进馆档案目录。并在规定时间按要求完成移交档案和进馆档案的交接工作。

⑷做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集、整理、归档和移交工作。

①有关机关或单位的批准文件；

②终止财务决算报告及编制说明；

③财产清理报告书；

④评估立项申请报告及国有资产管理部门的评估立项通知；

⑤评估结果确认申请报告和评估机构出具的评估报告及国有资产管理部门的确认批复；

⑥国有股权管理报告及国有资产管理部门的批复；

⑦资产处置请示及国有资产管理部门的批复；

⑧资产处置结果报告；

⑨协议书；

⑩合同；

⑪企业章程；

⑫其它有关文件。

国有企业资产与产权变动中形成的档案，由形成单位承办部门立卷归档后，向本单位或上级主管单位档案部门移交。

国有企业资产与产权变动档案处置工作是一项庞杂的系统工程，涉及到资产和产权变动前企业的权利和权益，涉及到资产和产权变动后企业的基础工作和后继发展，涉及到国家、集体和个人三方的利益，需要各级档案行政主管部门、企业上级主管部门、资产与产权变更的国有企业积极协调，相互配合，拿出切实可行的工作方案，需要企业档案部门的及时参与和介入，承担大量的具体工作，需要档案人员出色的业务能力和职业道德做保障，以确保国有资产在企业资产和产权变更过程中不流失，少损失，确保企业档案的完整和安全，为后继企业可持续发展奠定坚实的基础。