高职院校图书馆图书编目业务外包的质量监管与评价分析

2014-02-28孟昭瑛

三门峡职业技术学院学报 2014年3期

关键词：书商本馆编目

孟昭瑛

（商丘医学高等专科学校图书馆，河南商丘 476100）

高职院校图书馆图书编目业务外包的质量监管与评价分析

孟昭瑛

（商丘医学高等专科学校图书馆，河南商丘 476100）

高职院校图书馆编目业务外包工作实施以来，图书编目业务外包质量的监管一直是图书馆编目工作的重点。结合本馆编目业务外包的工作实践经验，提出加强编目业务外包的监督管理，构建有效的核心评价体系，以保证图书编目业务外包的质量。

高职院校图书馆；图书编目；业务外包；质量管理；评价体系

高职院校图书馆是学校文献信息的集聚地，是教学、科研服务机构，随着图书馆现代化管理理念的转变，图书馆编目业务外包形式已成为普遍存在现象[1]。高职院校图书馆相继实行了图书编目业务外包的形式。编目业务外包的主要原因是高职院校图书馆因为评估或者是馆舍扩建增加等多种因素导致对于购书量的不断增加，工作人员不能够在规定的时间内及时完成大量超负荷的工作，在这种状况下各高职院校图书馆将图书的全部或部分的编目业务承包给采购中标的书商或图书数据加工公司，这样图书馆的工作人员就可以把工作重心转到读者服务方面。业务外包的存在和发展促进了图书馆文献建设的发展，整合了图书编目加工资源，缩短了图书馆图书采编的时间周期，并由此提高了图书分编的效率[2]。但是编目外包也存在一定的弊端。图书编目作为图书馆藏书和流通的基础性重要工作，在整个采购过程中无论是文献资源进馆过程，还是在此后的图书流通、阅览，每一个环节都必须与编目有关，整个过程关系到整个图书馆馆藏的完整性和系统性，对读者的检索效果有直接的影响。

商丘医学高等专科学校图书馆（以下简称本馆）自 2008 年以来就试行了图书编目业务外包工作，随着编目业务外包的开展，身为编目员的笔者，在进行编目外包开始的时候就担忧外包质量是不是能够有保证，是否对图书馆知识服务能力的发挥以及核心业务的开展有直接影响。对于编目外包质量的忧虑迫在眉睫，在试行编目外包工作中就发现诸多弊端的存在，如书标粘贴位置错误，磁条外漏错误，图书分类准确度较低，部分数据错误等等。对于编目业务外包的编目质量如何有效进行控制呢？笔者通过本馆的编目业务外包的实践经验，提出编目业务外包的监督管理措施及编目外包评价体系，以确保编目业务外包的质量。

一、本馆编目业务外包的监督与管理

本馆图书编目业务外包采用的是异地编目加工。这种异地编目加工模式是目前高职院校图书馆所采纳的一种行之有效、可控制、操作方便的编目模式[3]。本馆外包编目程序是，书商编目好数据发到本馆，由采编部负责数据验收人员进行检查和审验，修改好后再发给书商，书商依据数据要求进行加工图书。在整个编目业务外包工作中，经过实践发现图书加工的质量难于控制，编目业务关键是图书编目数据和图书实物加工，这些都决定着编目外包的成功与否。

（一）依据图书馆实际情况对编目外包做好设计

在对编目外包设计过程中，本馆根据自己的实际情况、医学院校的特色设定合理的图书编目外包的总体要求，即制定图书的实物加工和编目数据加工两部分的细则及标准。图书实物加工是对采购的图书要求贴磁条、条形码和加盖馆藏章等相关内容达标；编目数据要依据本馆的文献管理系统标准准确编目形成数据，本馆使用 CALIS 文献管理系统（中国高等教育文献保障系统），根据本馆所制定的编目外包细则和数据库标准进行与书商签订契约，保证外包书商的编目数据和加工质量完全符合本馆要求。这同时也起到对外包书商的制约作用，书商外包加工图书时由于惧怕违约受罚而必然会提高加工图书的质量[4]。

（二）宏观上建立和完善本馆编目工作的业务规范

编目工作业务规范是关系到编目工作质量的重点，编目业务规章制度的制定是对编目员在工作过程中的思想行为和规范业务准则的要求。由于各图书馆都有其独特的自身发展历史和各具特色的馆藏特点，对于编目、加工的要求也不相同，图书馆相关编目规范的制定、细化显得尤为重要[5]。本馆依据《中国文献编目规则（第二版）》和《CALIS 联机合作编目手册（上）》制定符合我馆实际的编目工作细则和业务规范。编目工作的业务规范要对实物加工和编目数据两部分进行。实物加工主要包括对采购图书进行加盖馆藏章，磁条和条形码等粘贴的位置要求，编目外包的图书既符合本馆要求，又美观实效。在编目外包过程中图书馆要把制定的图书、数据的加工标准交给书商，这样书商在加工图书过程中才能有标准作依据，尽量避免编目中的差错。

（三）本馆采编部人员严格进行验收检查，严把典藏关

编目业务外包后的验收工作是严把质量的关键环节。采编工作人员要认真细致地严把编目的外包质量关，在验收的过程中必须加强对编目数据的审校和图书实物的验收工作。在进行数据接收时编目员需保存好收到的数据文件电子文档，对各个批次的数据严格审核，导入采编数据库；通过数据库依据 ISBN 号码进行查重，对于已经存在的数据进行删除或者合并相关数据。在接收到数据以后还要进行数据的再度审校，减少错误的发生；然后要进行数据库质量审核，避免数据库中重复数据的出现。外包编目图书要经过图书实物拆包核对图书书目是否准确，质量是否合格，其他附件是否有缺损，图书的册数与条码段号是否相符等，然后进行备案。在对图书进行验收的过程中，我馆编目员要对图书加工质量进行认真细致地验收和核查，既要检查磁条和条形码的质量问题，还要在流通系统进行审核，检查馆藏章有否缺漏，书标索书号与数据是否一致。在对图书进行典藏后，继续与验收单对比，确保质量。

二、本馆对编目业务外包质量的评价

在整个编目业务外包中，大量的工作是由书商进行，因此必须进行严格的质量管理，减小误差的产生，最大程度减轻图书馆工作人员负担。编目外包质量的评价也就是对中标书商的总体评价，整个评价体系的作用就是通过监督书商，不断提高外包服务质量。对于我们医学院校图书馆来说，编目业务外包质量的评价体系是一项非常重要的工作，必须制定有效可行的评价体系。

（一）本馆对编目外包质量评价的主体认识

对于编目外包质量的评价体系应该由图书馆的编目部门来组织进行，图书馆是整个编目外包质量的主体，制定的标准是为了图书馆服务，我们是医学图书馆，在评价系统中必须建立合理的评价指标，这些评价指标是指外包方能否达到图书编目要求，有没有资格来做编目工作，能否保质保量地完成图书编目任务。依据评价指标要对每个书商的编目工作人员进行客观评价和综合分析，对评价的结果进行备案，以此作为今后本馆图书采购招标和选择书商的一项重要条件。

（二）本馆对编目业务外包的评价体系分析

我们是医学高职院校图书馆，应根据本馆的医学图书特色制定出图书编目外包业务的评价指标体系，根据本馆的实际情况对承包商进行评价指标分析。对外包商编目员的学历背景、专业资历和工作经历等条件严格把关，外包商编目员在编目过程中，尽可能实现图书数据质量和加工质量的准确性，以及外包商到书周期的实效性。本馆采编部工作人员要对编目外包好的图书数据和实物加工质量进行跟踪调查，在编目数据和实物验收过程中，对各个书商加工图书过程中出现的问题要做详细记录，进行及时总结，并对出现问题的原因进行调查分析。图书馆还要指定专人负责管理整个外包业务的全过程，与书商及其编目员建立良好的沟通渠道，只有这样才能让外包编目员及时了解本馆要求，并针对出现的问题立即提出解决的方案[6]。

（三）本馆对编目外包评价体系的构建

本馆在编目外包业务评价体系中指标设定满分 100 分，依据各指标在整个评价体系中的重要性制定出各个分值，通过此评价指标体系对书商进行综合评估，推出每个书商编目质量的分数层次（见下表）。本馆依据评价指标体系设定本馆的最低要求进行设置，达不到最低分值不能入选招标，以利于对书商进行选择。

本馆图书编目业务外包评价体系表

三、结束语

综上所述，本馆通过近几年的编目业务外包的实践，笔者认为，编目业务外包是有很多优势的：一是能节约图书馆人力资源；二是能克服图书馆部分编目员的技术不足；三是弥补了图书馆的部分资源短缺。由于本馆编目业务外包工作的发展和完善，图书馆编目工作重点由编目实际操作转向编目外包形式，即实施了图书编目业务外包的质量监管和评价[7]。因此，新时代背景下图书馆编目人员要切实认清自己职责角色的转换，继续担任图书馆编目工作者，必须加强编目业务知识的学习，提高自己的编目水平，监督管理编目业务外包质量，督促书商编目员水平的不断提高，从而不断推动编目业务外包的可持续发展，更好地发挥图书馆职能，为学校发展、教学及科研服务。

[1]李清林 .高校图书馆编目业务外包探讨 [J].医学信息学，2012（10）：81-84.

[2]陈亦伟.高校图书馆采编工作业务外包[J].中华医学图书情报杂志，2011（06）：44-45+60.

[3]余兰．编目业务外包的质量监管和评价[J]．湖北科技学院学报，2013（5）：133-135．

[4]陈晓韬．李四克 .编目外包的模式选择及其 MARC 数据管理[J]．农业图书情报学刊，2010（02）：229-231.

[5]翁中羽.论图书馆编目外包模式及有效控制[J].农业图书情报学刊，2013（04）：88-90.

[6]王维秋.高校图书馆编目业务外包的实践与思考[J].医学信息学杂志，2010（10）：79-81+85.

[7]王江.图书馆编目外包中书目数据质量的控制[J]．图书馆论坛，2009（3）：108-110．

（责任编辑卞建宁）

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