浅论档案载体的变化及其保存方法

陈嘉莉

（广东文艺职业学院，广东 广州 511400）

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。传统档案的主要载体是纸质，随着社会的发展出现了胶片和以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体。

传统档案中的纸质档案占有了很大的比重，纸张是用植物纤维组成的，而植物纤维容易在酸、强光、氧化剂、高温和潮湿的环境下产生氧化和水解反应，从而降低纸质档案的耐久性和强度。所以在保存纸质档案时，需要对存放环境做防光、防热和防潮处理。环境中紫外线、可见光均和酸性物质会对纸张引起化学反应，使纸张发黄脆弱，档案库房要做好空气过滤净化措施、过滤紫外线和防光处理，同时使用不透明的无酸性或者碱性档案盒存放纸质档案，从而降低纸张产生化学反应的概率。纸张在高温环境下也会降低强度和耐力。纸张对环境的湿度也有要求：湿度太大，纸张则容易受潮软化；湿度太小，纸质又容易失去弹性。档案库房在建设时都要考虑如何保持库房的温度在20℃～25℃，相对湿度为45%～50%左右。因为害虫和霉菌也会侵蚀纸张，所以会在档案库房做防虫害和霉菌处理，不能在室内放置绿植，对进入人员也需要做相应的控制。

胶片档案老化的主要原因在于胶片基底的老化和感光层的氧化，在过高温度的时候，胶片会变形，而过于潮湿时表面会产生霉菌。所以存放胶片档案时是将其置于低温、通风的环境，通常环境温度在2℃～18℃左右，相对湿度在30%～35%左右为佳，使用惰性耐火材料进行存放。

此外，传统档案的摆放也有要求，纸质档案和胶片档案都应该平放，可以避免纸张的蜷曲；磁带档案则应直立放置，避免重力关系造成磁带偏向。

以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件是依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。磁盘是以金属材料或者玻璃作为盘基，然后用粘接剂将磁性介质附于盘基上，表面再附着保护涂层，通过改写磁性物质的排列顺序和强度来达到存储的目的。而光盘介质是在碳酸盐聚合物的基底层上附上金属反射镀膜层。电子文件的载体对热、潮、尘、磁、光和振动十分敏感，高温和高湿将导致磁盘的粘接剂会失去粘性和发霉，造成磁性介质的脱落等，盘基也可能受热变形；而光盘的金属反射镀膜层则在潮湿和高温的环境下容易氧化，从而造成资料的丢失。而低温和湿度过低会使盘基脆弱，过于干燥会产生静电，吸附空气中的尘埃颗粒，从而导致读取出错，资料缺损。根据国家标准《电子文件归档与管理规范》中规定电子文件存放的环境温度范围：17℃-20℃；相对湿度范围：35%-45%。通常上对温湿度环境变化也有严格的控制，要求24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。

磁盘和光盘都是高密度存储器，金属镀膜层结构精密敏感，受挤压或盘面如果有划伤都会损害资料的完整性，空气中的尘埃也会引起磁盘和光盘表面的涂层受损，造成物理损害；尘粒中还含有霉菌等微生物，这些微生物如果吸附在载体表面，其分泌物中的酸性物质和酶将会使电子载体受损，产生霉斑和菌斑，影响载体的寿命。为了避免载体过多接触空气中的尘粒，使用亚克力，纯聚丙烯等化学性质稳定的材料制作的保护盒存放电子文件，库房也不铺设地毯，避免堆积尘粒。电子文件是依靠载体的磁性介质记录信息的，而当磁性介质受到外界磁场干扰容易改变载体中磁介质的强度和排列方向，破坏记录信息，也会引起退磁或消磁反应从而造成资料丢失。电子文件可使用金属柜子或者金属箱子进行保管贮存，可以对外界磁场进行屏蔽。

磁带档案保存时则需要考虑的是如何防止外界磁场干扰，避免档案消磁，同时湿度、光线和高温也会引起磁带材质的老化、磁带发霉、磁粉脱落和材料变形。通常磁带档案要求保存的环境在18℃～23℃，相对湿度为35%～50%，将磁带档案存放在绝缘盒子中放置于远离磁场的位置。

传统档案形成后，载体和信息紧密的结合在一起，只要按照要求保管好，可以无障碍阅读使用。但是电子文件受技术发展影响很大，因为电子档案记录时所使用的编码规则、压缩算法、记录格式和文件格式都可能随时因为技术发展而被淘汰，而且用来读取这些电子文件的软硬件环境也可能会逐渐消失，如果不采取适当的技术和管理措施，电子文件有可能会因为技术失效而导致寿命终结。所以每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

从纸质档案的诞生到现在已经有上千年的历史，只要保存管理得当，纸质的档案的寿命可以达到上千年。而电子档案的产生到现在也不过只有十几年历史，虽然还无法得知电子档案到底可以保存多少年，但是通过对电子档案的载体的物理性质和老化试验分析，在良好的环境下，电子档案可有近百年的寿命。

［1］GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范[S].

［2］DA/T15-95磁性载体档案管理与保护规范[S].

［3］郭莉珠，主编.档案保护技术学教程[M].2版.北京：中国人民大学出版社.

［4］所桂萍，主编.档案保护技术学[M].河南：河南人民出版社.

［5］李德万.档案保护技术综述：以加拿大国家档案馆为例[J].光盘技术，2007(6)：8－10.

［6］管先海.档案馆数字档案信息保存技术思考[J].档案管理，2010(4)：30－32.