浅谈现代企业档案管理模式与创新思维

杨南雁

（新疆克拉玛依油田勘察设计研究院〈有限公司〉，新疆 克拉玛依 834000）

1 现代企业档案管理模式分析

1.1 集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。

1.1.1 集中管理模式的优势

这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。

1.1.2 集中管理模式的不足

集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。

1.2 分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。

1.2.1 分散管理模式的优势

在分散管理模式下，企业能够对档案的归属方和责任方进行清晰划分。其优势表现在：一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。

1.2.2 分散管理模式的不足

企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。

1.3 分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中—分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。

1.3.1 分布管理模式的优势

分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等方面，具体体现在：一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。

1.3.2 分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。

2 现代企业档案管理模式的创新转变

2.1 从注重档案保管数量转向关注档案信息价值

企业以往只注重档案数量的增加，保存了不少无利用价值或重复文件，给科学管理和主动、快速提供利用带来了障碍。为了解决这个矛盾，很多公司聘请档案专业人员，对往年形成的文书档案进行了信息价值鉴定和知识评价，剔除了大量的无利用价值文件，经审查批准后予以销毁；同时，对公司多年形成的会计档案、基建档案、声像档案及相关业务资料，都采用关注内容为重点来决定是否归档，全面推进企业各种信息、知识价值的整合，建立了公司综合档案室，对各种门类档案信息资源实行集中统一管理。

2.2 引入档案管理新技术与手段搞好档案管理创新

要提高企业档案管理水平，除了解放思想，更新档案管理理念外，还要借用多种先进技术的支持与保障。公司在档案管理上除了要利用以计算机技术为核心的信息技术外，使档案知识门户、电子文件管理无数据等技术在档案管理中得到推广应用，并相继健全完善。

2.3 从传统档案管理转向依法档案管理

增强档案管理法制意识，依据国家、省和行业系统相关档案法律、规章，结合本企业档案管理实际情况，建立健全和完善公司各项档案管理的规章制度，使形成、积累文件、文件归档、档案管理、档案信息资源利用成为公司档案管理部门和相关人员的职责，为开发档案知识价值提供了强有力的制度保障。

3 现代企业档案管理的创新思维

3.1 观念创新是创新企业档案工作的基础

创新是时代的要求，档案工作的创新来自于对档案管理的创新想法和欲念，没有创新的认识，档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代，档案工作要适应这种新时代的要求，就应当有创新的意识和思想，档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂，在档案工作网络化方面，渗透创新思想，开展创新实践。

3.2 信息化是创新企业档案工作的重要内容

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。

3.3 管理创新是创新企业档案工作的重要手段

3.3.1 采用“兵团协战”策略

充分利用国内外多方协作的机会，和同行业或跨行业企业精兵强将合作，攻克未来企业档案事业发展过程中的高新科技难关。

3.3.2 采用“优势互补”策略

利用网络的潜能，吸纳国内外企业档案信息和相关知识，建构档案信息库，利用光盘等高新技术“海量”存贮，以满足本企业全方位利用需求，实现信息和知识共享。

3.4 创新学习是创新企业档案工作的关键

信息时代的到来，给我国档案工作既带来难得的发展机遇，又提出严峻的挑战，迫切要求用信息技术开展档案工作，以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络，如何利用计算机处理信息等信息处理技术，使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发，做到档案信息资源共享。

3.5 创新服务机制，改善服务方式

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。

［1］于晓泳.现代企业创新档案管理的思考[J].经济研究导刊，2011，17.

［2］王彦芳，王金财.关于现代企业档案管理创新的思考[J].机电兵船档案，2012，6.

［3］马红.要创新企业档案管理模式[J].浙江档案，2009，6.

［4］叶亚莉.新建企业档案管理模式探讨[J].科技情报开发与经济，2010，14.