关于高职院校档案管理信息化的可行性分析

李 辉

(湖北工业职业技术学院 党委工作部，湖北 十堰442000）

1 高职院校档案管理信息化的重要性

高职院校档案管理是十分重要的一项工作。随着高职院校在专业及内涵建设方面的建设，高职院校的办学质量及办学效果有了很大的提升。 高职院校的档案管理记录着职业院校发展的每一个历程，如何顺应教育信息化的发展。实现档案的信息化管理是高职院校档案管理工作人员所要思考的重要问题。 对于高职院校的档案管理而言，应当结合学院教育信息化的发展形势，充分发挥数字校园数据分析、校情决策的作用，完成档案管理的信息化建设。 为高职院校开展技能型教学服务提供便捷的档案信息服务，确保高职院校档案管理更好的服务于学校人才培养，促进地方经济产业升级。总之，高职院校档案管理信息化不仅仅是高职院校所面临的现实性问题。同时也是我国现代档案管理事业需要全面革新的发展趋势。

2 高校档案管理存在的问题

2.1 管理思想陈旧

教育信息化特别是数字校园的管理工作是对校园资源信息的整合管理，对于高职院校的办学能力有很大的主导作用。因此，如何顺应教育信息化时代的发展，寻求更加便捷有效的档案管理模式，是至关重要的。 以往的档案管理方式过于落后，无法将校园信息进行全面的整合，也无法实现档案信息的及时快捷分配。 档案管理工作在高职院校的学校管理功能中并未充分发挥应有的功效。所以高职院校档案管理工作需要改革创新，需要更改为现代化的信息化管理模式。 不过在高职院校档案管理工作的实际开展中，有些学校并未对此投注足够的重视。 没有意识到档案管理工作对于高校发展的重要，还有一些相关的档案管理工作者，管理思想陈旧，依然被过去传统的工作模式所限制，无法看清现在工作的实际需求，对于工作创新缺乏意识，没有向传统挑战的创新精神。总的来说，高职院校的档案管理人员，没有深刻认识到工作的重要性，对于档案信息化管理的意识更是欠缺，所以在工作中固守传统，制约了高职院校档案管理信息化建设。

2.2 信息化系统需要进一步完善

而且现在很多高职院校因为教育信息化建设经费有限，便尽量减少用于档案管理信息化建设的资金开支， 导致档案管理工作依然停留在原有的状态， 没有明显的进展， 而档案信息化建设也就处于纸上谈兵的阶段，缺少实际性的实施操作。现在大部分档案管理工作中仍然采取人工操控的情况，信息化建设在高职院校中没有得到相关的政策支持，人员的信息化素养也无法满足教育信息化建设的需求， 所以档案管理信息化建设的开展受到极大制约。 就算是部分高校在档案管理中配备了信息化的管理系统， 不过由于学校普遍缺乏信息素养习惯， 工作的实质没有得到改变，依然是人工管理，信息化系统并没有真正得到充分的利用。

2.3 档案管理工作人员信息素养有待

有些高职院校结合数字校园建设建成了档案信息管理系统，不过并没有尽其所用，主要原因在于专业软件工作人员对于档案管理工作的知识欠缺，导致软件在实用性上存在缺陷。 而专业档案管理工作人员研发软件又在技术上有所欠缺，就算勉强开发出以后，在功能上也远远达不到实际所需，无法在日常档案管理工作中得以推广使用。 现在，很多高职院校都已经部署了符合校情的档案管理信息系统，不过却因为专业人员不足导致在信息化管理过程中无法顺利实施。这极大的制约了高职院校档案管理信息化工作的开展。组建专业的信息化档案管理队伍，是高职院校面对的重要问题。 信息化的工作模式对于档案信息化管理的工作人员提出了更高的要求，他们在拥有操作现代化设备操作技能的同时还需要具备档案管理的专业知识。

3 高职院校档案管理信息化建设的必要性和迫切性

教育信息化时代对档案信息化管理有了更多的需求，因为传统观念的束缚，高职院校对于档案管理工作并未给予足够的重视，对于档案管理信息化工作的开展也没有投注足够的力度。因此传统模式下的管理自然无法提供满足现代人才培养管理需求的信息资源，同时由于缺乏完善体系以及信息技术的支撑。在高校其他工作对档案信息有所需求时无法及时提供高质量的相关信息。高校工作的开展也因此受到限制。 所以加强高职院校档案信息化建设是人才培养的时代需求。 确保高校管理工作顺利开展的重要环节。

4 高职院校档案建设信息化建设的应对措施

4.1 重视高职院校档案信息化管理的重要性

随着我国对职业教育事业的大力推动， 以及更大的发展投入力度。 我国高职人才培养受到了社会更多的关注，教学规模也在逐渐的扩大，各项事业的全面开展以及办公自动化的实施，使高职院校内部的档案数量直线上升。同时档案类别的繁多也为档案管理工作带来了全新的挑战， 传统的手工管理模式显然已经无法满足现状的需求，加上互联网技术的普及让高职院校打开了与外界社会交流的平台，档案管理工作的限制势必会对教学人才的培养质量带来很大的制约。 所以，高职院校档案管理工作信息化建设迫在眉睫，高职院校应该对这一事项给予高度的重视，应当正确认识档案信息化管理对于学校发展的深远意义，建立完善的档案信息化人才培养体制，促进高职院校档案管理信息化建设工作全面开展。

4.2 加大高职院校档案管理信息化的建设力度

对高职院校档案信息化管理而言， 资金投注是最基本的保障，只有在足够资金的前提下才能确保信息系统的部署， 为档案信息化管理提供必要的软硬件基础。推动档案管理的信息化发展。同时建立完善的相关管理制度，也是确保档案管理信息化建设顺利开展的重要因素。

4.3 做好高校档案信息化的数据安全管理工作

现在，随着教育信息化的普及，高校档案信息有了更大的用武之地，但是同时也让档案信息的安全面临更多挑战。 高校档案信息的数据安全将成为信息化建设过程中十分关键的问题。因为高校档案涉及到校园的内部管理信息，一旦泄露，有可能对于整个学校会造成极大的影响，甚至会使学校蒙受利益损失，直接影响到高职院校的发展。所以，要针对档案信息化管理中所存在安全问题的性质，深入分析，设计并完善档案信息管理系统，同时结合数据备份软件的使用，遵循相关的信息安全规定，在确保档案数据信息的安全问题。

5 结语

总的来说。 随着科学技术的快速发展，高职院校档案管理的信息化建设已经受到了越来越多重视， 同时也将是未来档案管理工作发展的方向。所以，我们不仅要意识到高校档案信息化管理的必要性，也要深入思考做好相关的安全管理工作。对高校而言。档案管理信息化建设的开展是影响高职院校发展生存的重要因素， 一定要认识到教育信息化的发展趋势，寻求有效的应对措施来确保档案管理信息化建设的顺利开展。

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