城建档案现代化发展浅议

文/彭江波 绵阳市城建档案馆 四川绵阳 621000

城建档案现代化发展浅议

文/彭江波 绵阳市城建档案馆 四川绵阳 621000

在科学技术发展迅猛的现在，新技术革命日新月异的发展，为传统的档案管理工作带来了全新的理念和变革，各行各业都紧跟时代发展的步伐，推陈出新，利用现有的技术推动自身事业不断发展。城建档案在原有基础上，利用现有先进技术，逐渐实现数字化，网络化，系统化，向着更便利、快捷、个性化服务的方向发展，并将推动整个城建档案的现代化发展。

数字化；网络化；系统化；现代化

随着我国城镇化步伐的加快，大量的农业人口转为城镇居民，对住房的需求迅速增加，造成城市规模越来越大。建筑的增加，也让建设档案大量增长，对档案的收集、保管和利用提出了更高的要求，城建档案的发展也要有新的思考，实现城建档案的现代化以适应社会发展成为一个迫在眉睫的问题。

一、城建档案的内涵

城建档案是城市规划、建设、管理过程中直接形成的有价值的历史记录，城建档案的记录要具体、真实、及时，有效的城市档案是以后进行城市规划、管理和建设重要依据。可以说一切城市建设活动,不论其过程多么复杂,最终只能留下两个成果,一个是建筑实体本身,另一个就是城建档案。

二、城建档案管理工作数字化

随着信息化步伐的加快，计算机的发展给我们的生活工作带来了方便，城建档案的管理和利用也要跟上时代步伐，充分利用现有技术，提高档案管理和利用效率。以往的城建档案都是纸质介质，存储在库房里面，数量巨大，查找检索起来非常费时，存储档案空间也大，维护起来不方便。而且备份档案基本上不可能实现，影响城建档案的安全性。利用现在先进的计算机技术对原有纸质档案进行数字化转换，利用档案管理系统进行检索、查阅，不仅快速、方便，而且不用从库房拿出纸质档案，保护了原有的纸质档案，更提高了工作效率。进行过数字化的档案存储方便，而且安全性更高，可以方便的进行异地备份，提高安全系数。随着城建档案馆档案查阅利用在接待人次、调卷数量、出具证明等方面的工作量逐年增加，城建档案服务社会的效能也不断加强，馆藏实体档案数字化、建立丰富的数字档案资源库及完整的电子档案索引目录，提供准确、快速服务成为城建档案发展趋势，是提高工作效率和信息化建设中的必由之路，我们要解放思想，更新观念，克服数字化过程中遇到的各种困难和挑战，不断探索和研究新方法，加快数字化进程。

三、城建档案管理工作网络化

城建档案的保存，最主要的作用就是查询和利用，在进行数字化档案之后，进行城建档案网络化也是一个重要方面。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，建立起档案数字信息中心，需要者可以使用电脑、手机等终端通过网络进行预约查询，甚至可以直接网上申请，提交个人身份证明和单位证明等，交由城建档案管理机构审核权限，直接通过网络进行城建档案的搜索查询利用工作。人们将更方便从网络中获取城建档案信息,从而使城建档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案网络化、智能化，才能方便用户使用。网络化的发展，可以更加节约生态资源，很多城建档案查询者只是进行参考，这样通过显示终端即可完成，不用再浪费纸张进行复制；城建档案管理机构还可以通过网络和相关业务机构实现资源共享，例如办理产权等方面，不用从档案馆复制资料，直接网上审核，其实更真实、方便、快捷，也更加绿色环保。城建档案网络化要实现三个转变，即在服务范围上，变内向为内外结合；在服务方法上，要由被动向主动转变；在服务方式上，要由封闭、半封闭型向开放型转变。城建档案网络化，才能使城建档案资源实现科学配置，从而为经济的发展提供更高效的服务。

四、城建档案的系统化

传统的城建档案系统化是指一个工程从报建开工到竣工验收所有资料的完整过程，这是狭义上的系统。我们现在所搜集档案其实就是这样一个状态，从头到尾系统完整。我们查看这个建筑档案只是一种冷冰冰的档案，不能让我们联想更多，在这里我想讲的是一个广义的系统，一个大范围系统，是把单个城建档案放在城市生态中，如果城市是一个有机体，那么单个建筑就是一个细胞。单个建筑是孤立的，我们所谓的城市是许多建筑的集合体，城建档案也一样，我们可以建立一个城市的城建档案系统，把单个城建档案放入其中，这样提取出档案中有用的数据，大致就可以得出一个城市的大概雏形。现在提的沸沸扬扬的智慧城市建设，如果有这么一个完善城建档案系统，就可以节省很多人力物力去采集基础性资料，支撑智慧城市的建设。智慧城市可以充分利用城市资源，提高城市管理部门的工作效率和办事透明度，使政府的管理和为社会服务从定性化走向定量化，并将其建立在先进的技术支撑和可靠的数据基础上，为城市管理和发展提供及时和充分的科学依据。城建档案系统化是智慧城市的重要组成部分。城市建设档案馆现阶段接收保存的城建档案是城市规划、建设、管理的结晶，也是提供信息资源为城市建设服务的基地，为适应城市建设的需要，城建档案工作必需拓宽思路，开辟新途径，迎接新挑战。有一种设想，在技术条件的允许下，通过对一个城市城建档案的信息化处理和整合，在结合一定的地理位置数据，就可以3D模拟一个城市，这样建立一个数字城市展览馆，我们就可以足不出户就游玩一个城市，可以随意知道城市中一个建筑的所有信息，让我们“秀才不出门,全知天下事”。

五、城建档案发展现代化所面临的问题

1.认识不足。城建档案部门对新时期城建档案的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，以至于不能主动作为，错失发展机遇，严重制约城建档案现代化的推进。

2.法律法规不健全。城建档案的法律法规不完善，严重滞后，与城建档案的发展不相吻合，现在先进的技术对城建档案发展非常有利，却因为法律的滞后，阻滞城建档案现代化发展。

3.人才匮乏问题。人才是关键,城建档案现代化建设，城建档案队伍中能够了解和掌握信息技术的人才储备较少，在推进档案信息化进程中，信息化人才缺乏已成为档案信息化建设与发展的瓶颈，制约了城建档案发展的步伐。

4.投入不足问题。城建档案现代化发展对软硬件的要求很高，需要一定资金的投入，目前国家与地方财政在城建档案方面的投入有限，影响了城建档案发挥应有的效益和作用。