中小型外贸企业内部控制问题与对策研究

李 迟

（音王集团 国际营销中心，浙江 宁波 315104）

1 研究对象概述

根据2011年6月国家工业和信息化部、国家统计局、国家发改委、财政部联合印发的《关于印发中小企业划型标准规定的通知》，结合各行业特点并依据各类型企业从业人员、营业收入、资产总额等指标，中小型外贸企业定义为从业人员200人以下或营业收入4000万元以下的中小微型企业。现在，中小型外贸企业已占据了国民经济的一定比例，而随着入世和全球经济一体化，中小型外贸企业已经成为推动我国经济发展的重要力量。与此同时也应该清醒地看到，中小型外贸企业内部普遍存在着组织结构混乱、管理水平低下、生产经营粗放等诸多的问题。这些问题的存在，制约了中小型外贸企业的发展，也影响了这些企业社会作用的发挥。

内部控制是指在一定的环境内，单位为了达成其既定经营目标，保护资产的安全和完整，保证会计资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施。本文意在分析中小型外贸企业内部控制目前存在的问题，寻找改进内部控制的方法，建立有效的内部控制环境，从而达到增加企业效益，提高科学管理水平，转变经济增长方式的目的。中小型外贸企业内部控制问题是一个很有现实意义的课题。

2 目前中小型外贸企业内部控制存在的普遍问题

2.1 企业内部控制意识淡薄，相关内控制度不够健全

中小型外贸企业内部控制意识淡薄，大多数企业负责人没有认识到内控制度对企业的重要性，甚至认为内控制度增加内耗，因此不想建立内控制度或者不愿意执行内部控制，遇事无章可循或有章不循的现象较为严重。这些现象的存在也影响了其他员工对内控制度的理解，降低了内部控制的执行力，导致企业内部控制的思想意识淡薄。

有部分中小型外贸企业虽然建立了内部控制制度，但制度不够完整，并未覆盖全部业务操作环节和所有相关人员。如决策层面上，企业负责人全权包揽，企业重要决策制定没有经过市场调研、风险评估、法律咨询等环节，未进行可行性分析，缺乏系统的、科学的决策制定机制；单证管理制度不规范，存在职责不明、流程不畅、流通缓慢、处理不当等问题，导致业务控制存在漏洞；国际结算方式控制不严，以信用证为例，许多企业忽视了“审证”环节的控制，审核不严，没有察觉该环节的“软条款”或“陷阱条款”，导致被扣款或遭受信用证欺诈。

还有部分中小型外贸企业虽然建立了内部控制制度，但是在实际业务操作中并未执行，或不按内部控制制度或流程办事，久而久之使得内部控制制度流于形式。

2.2 企业内部组织机构不健全，机构或职位设置没有遵循制衡性原则

大多数中小型外贸企业内部组织机构设置不健全。在组织结构上，中小型外贸企业的管理者往往同时也是企业的实际投资者，因此企业在运营过程中经常会出现计划、执行、控制、监督高度集中的现象，这使得按照内部控制要求设置的专职岗位或职能机构的作用有限甚至形同虚设。业务人员包办采购、生产、销售、单证等业务操作全部流程，形成企业对业务人员的过度依赖，使得企业的客户、订单、流程等环节个人化特征日益突出，这必然导致企业对业务流程缺乏有效的控制和约束；财务人员一人多岗或身兼数职，有的小型企业财务人员既是会计又是出纳，或同时管理账本和现金，未实现不相容职务分离和程序控制，在组织结构控制方面出现缺位现象，一旦相关人员出现问题，会给企业造成重大损失。

2.3 缺乏良好的人力资源内部环境，缺少高素质的专业人才，人才流失严重

中小型外贸企业基础比较薄弱、资金相对短缺、管理水平较低，缺乏良好的人力资源内部环境，很多企业难以招聘到高素质的人才。入世后，各种从事国际贸易的大型公司和跨国企业不断涌现，他们的福利、薪水、工作环境、培训机会等各方面条件都要优于中小型外贸企业，再加上中小型外贸企业内部管理、用人机制、激励制度不健全等问题，使得中小型外贸企业很难招聘到高层次的人才，甚至自身培养出来的骨干人才也经常流失。企业的竞争说到底还是人才的竞争，人才流失不仅会使企业正常运营生产受到影响、业务流失造成经济损失，甚至会影响到企业的核心竞争力。

2.4 外贸企业风险防范和控制能力不强

外贸企业与其他类型企业相比要面对更多的外部风险。根据PEST分析法，外贸企业需要面对的外部风险因素主要有：（1）政治风险因素（P）：外贸企业面对国际市场，加入世贸组织后，开放了更多的贸易领域，但贸易国之间政局、外交关系、贸易壁垒等变动随时会对贸易活动造成影响；（2）经济风险因素（E）：由于全球经济一体化的加剧，近年以来的金融危机、欧债危机对外贸企业进出口产生很大影响，人民币对外汇率的提升造成一定程度的出口贸易下滑；（3）社会文化风险因素（S）：国际贸易活动中，需要面对来自不同国家的贸易人群，存在不同语言的交流，由于受地域、文化、种族、宗教等社会因素的制约会对贸易活动形成不同程度的影响；（4）技术风险因素（T）：科学技术日新月异、竞争激烈，市场需求结构发生改变，传统产品原有优势已逐渐消失甚至被直接淘汰；电子商务等新型外贸营销模式的兴起正在逐步改变传统的营销模式，外贸企业要不断改善经营思路、及时升级换代来适应国际市场发展的需要。

同时，外贸企业还存在着内部风险因素，主要有：（1）经营风险：产品适销不对路、市场份额减少，新竞争者进入的威胁，出口合同以及单证风险，信用风险仍然时时存在；（2）法律风险：对知识产权、品牌缺乏法律意识，大部分中小型外贸企业仍处在贴牌代工的劳动密集型行业位置；外贸合同条款不规范，存在法律漏洞，约束力低，一旦不能履约或发生违约，企业将处于不利位置；（3）管理风险：中小型外贸企业由于管理制度不健全对企业经营造成影响；高层管理者由于受文化层次，自身偏好对企业决策造成风险；外贸业务操作者由于受知识结构、工作经验和能力对实际业务操作构成风险。

另外，中小型外贸企业面对上述多种风险，却很少系统、全面、持续地收集相关信息，并结合实际情况，进行及时的风险评估，使得企业承担着高度风险。一旦风险发生，不能及时规避，企业就会遭到风险损失。如果超出企业能够承担的风险范围，将会带来严重的后果。

2.5 中小型外贸企业内部控制缺乏有效的监督机制，内部审计职能弱化甚至缺失

内部监督是评价并检查内部控制的规范性及有效性、发现内部控制的制度缺陷、减少循私舞弊行为、保障资产资金安全的重要措施。中小型外贸企业由于受到企业规模、管理重视程度等方面的限制，缺乏有效的监督机构和监督机制。内部审计是企业内部监督的重要环节，但是在现实情况中大多数中小型外贸企业都没有建立内部审计机构，虽然有部分企业建立了审计或其它监督机构，其职能履行或监督作用也严重弱化，或由于监督人员良莠不齐的能力水平不能给予各个部门的绩效和财务会计信息以准确评价，审计独立性差、权威性弱。审计结束后，对监督控制中发现的问题简单了事，不作深入分析，导致内部监督流于形式，未达到实质性控制效果。

3 解决内部控制问题的相关对策及建议

3.1 加强企业内部控制意识、完善内部控制制度

首先要树立正确内部控制观念，充分认识内部控制的重要性。内控部门不同于业务部门，业务部门是以实现企业价值最大化为目的，而内控部门是要求企业中的每个员工运用正确的方法来做该做的事，以保证企业运营的合法性，流程的规范性，资金的安全性。所以内控制度具有防御性的特点。内部控制要覆盖企业负责人到每个部门的负责人，再到企业每一名员工，企业内部的每个成员都对内部控制负有各自的责任。内部控制的过程是由企业内部的所有成员共同执行的。因此，应该提高企业负责人和各级管理者内部控制的意识，使得他们充分认识建立内部控制制度的重要性和内部控制的作用，这是中小型外贸企业内部控制能够正常实施的关键点。随后应该提高企业内部每个员工的管理知识水平，建立正确的内控意识，树立明确的工作目标，按流程办事，这样内部控制才能够科学有效地发挥作用。

其次，要建立适合企业实际情况的内部控制制度。可以遵循内部控制七大原则来建立内部控制制度，七大原则即合法性原则：整体性原则，针对性原则，一贯性原则，适应性原则，经济性原则，发展性原则。中小外贸企业在建立内控制度方面要符合国家法律法规，覆盖企业流程的每个步骤，在企业发展的不同阶段，要根据企业该阶段经营目标的要求，建立相配套的内部控制制度，以满足企业的可持续性发展。在完善内控制度方面，由于企业规模有限，在制定内控制度制定的实际操作上，可以吸取大企业或其他类型企业的经验，取其精华并根据实际情况做出调整，建立适合自己企业科学合理的内部控制制度。

3.2 建立完善的企业内部组织结构

中小型外贸企业要根据自身企业的实际情况对企业内部组织结构和职责分工有整体规划，要注意分工的科学性、建立清晰的岗位职责，加强人员素质的控制。在设置内部岗位时，要严格遵守不相容职务分离的制衡性原则。既要考虑实际工作的需要，也要兼顾内部控制的需要，在治理结构、岗位设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率，使机构设置既精炼又合理。这些岗位主要包括：授权批准、会计记录、财产保管、业务经办、稽核检查等职务。

另外具体组织控制步骤上还可增加授权控制和审核批准控制步骤：授权控制要求企业根据岗位职责分工，明确各员工办理经济业务与事项的权限、审批程序和相应责任等内容。企业内部各级员工必须在授权范围内行使职权和承担责任。审核批准控制要求企业各员工按照规定的授权和程序，对相关经济业务和事项的真实性、合规性、合理性以及有关资料的完整性进行复核与审查，通过签署意见并签字或者盖章，做出批准、不予批准或者其他处理的决定。

3.3 建立良好的人力资源内部环境，建立企业核心价值观和企业文化

对中小型外贸企业而言，人才尤其是关键员工对企业稳定地进行生产经营活动起到了重要的作用。伴随着经济的发展，人力资源作为企业的重要资源，将在企业价值的创造中将发挥越来越重要的作用。要留住员工就要创造良好的人力资源内部环境，建立规范的人事管理制度，设计合理的薪酬和福利保障制度，建立科学的激励机制或尝试股份制改造，将员工的利益与企业投资者的利益互相捆绑,激发员工的工作积极性，实现双赢。

有条件的企业还应该建立企业的核心价值观和企业文化，树立企业和员工共同的价值取向和发展目标，有时候成功的企业文化对员工的影响作用会比物质激励更为有效。再如创造良好的工作环境，加强与员工的交流沟通，提供良好的培训机会，重视员工的个体成长和职业发展规划等。

最后应该规范制度、操作流程、备份客户资料、建立新员工培训机制，进行离职审计等将员工流失损失降到最低。

3.4 加强对主要风险的防范和控制,建立风险预警机制和紧急应对措施

第一，增强企业风险防范意识，多关注了解我国和关联贸易国政治、经济政策动向、相关法律法规以及必要的语言文化背景，建立风险评估机制，研究企业或相关产品在国际市场遭受风险的可能性，增设风险预警机制和相关应对措施；培养专门人才或成立专门机构对风险进行管控，规避或减低因为相关风险而造成的损失。

第二，外贸企业采取各种有效措施来防范或应对风险：（1）努力实现产品和市场多元化，生产符合市场需求的产品，增加产品技术含量，提高产品附加值，改变以廉价取胜的做法，创建更多的世界知名品牌，增强企业自身抗风险的能力；努力开拓全球市场，分散因为市场变化带来的风险，当一个贸易国或贸易区域发生风险时，可以将市场转移到其他国家或区域，从而规避或减低风险。（2）充分利用各种防范风险的金融杠杆和保险工具。如银行汇率锁定，可避免因为汇率上涨而引起产品利润下降；出口信用保险，可规避因为买方无力支付货款或破产等引起的商业风险；期货杠杆工具，可规避因为商品价格上涨或下跌引起的损失风险；（3）外贸企业从业人员也要遵守相关法律法规、合同约定，增强法律意识，依法办事，向专门的法律顾问请教相关贸易国的贸易法律，规避风险。

3.5 加强企业内部监督的控制，发挥内部审计的作用

内部监督是内控制度正常运行的重要保障，要坚定不移地贯彻落实。内部审计是内部监督的主要方法，中小型外贸企业要逐步建立内部审计制度，定期检查内控制度的执行情况，记录相应信息，初步评价内控制度的合理性和健全性。进行有效性、可靠性的测试，验证相关内部控制制度设计以及执行的成效，评价内部控制的强弱，评价风险控制的优劣，掌握内部控制执行过程中的绩效情况，对内部控制的薄弱环节加强审计步骤。通过上述方法来分析企业内部控制的缺陷和形成原因，提出改善内部控制的建议。

内部监督还要建立相配套的奖惩措施、考核制度，发现问题及时解决，保障内部审计机构或其他监督机构工作的独立性，确保内部监督工作的有效性并发挥相应的作用。

综上所述，解决当前中小型外贸企业内部控制问题,能确保企业既定目标的达成，提高企业会计信息的可靠性及正确性，保护企业财产的安全完整，保证生产和经营管理活动顺利进行。对提高中小型外贸企业的经济效益,促进外贸经济发展具有一定现实意义。

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