塑造科技期刊的会议品牌

■寿景依 任红梅 张宏翔

《中国生物工程杂志》编辑部，北京市海淀区中关村北四环西路33号5D 100190，E-mail：shoujy@mail.las.ac.cn

科技期刊是国家科学研究和教育活动不可或缺的平台，是科学技术事业和科学技术创新体系的有机组成部分。因此，科技期刊的发展是衡量一个国家技术发展和创新水平的重要标志，也是传播科技成果的重要载体，具有促进学术创新、推动科技进步、为社会经济发展服务的功能[1]。近年来，《中国生物工程杂志》以品牌化、专业化、市场化为基础，充分调研作者、读者、编委、审稿人以及广告客户的需求，精心策划期刊内容与学术活动。当然，好的品牌会议，需要经受住时间的检验，具有精准的定位和稳定的收入来源，并且在业内享有较高的影响力。好品牌更需要有好的内涵，需要各项组成因素的整合与协调。因此，一个可行性的策划方案将是成功举办会议的基础。

1 以科研需求为导向，策划可持续项目

成功的策划能将编辑的创新性与读者/作者需求结合起来。一方面，科技期刊的评价体系造成国内优秀稿源流失；另一方面，引导学术方向，经营服务单一，编辑坐等投稿的不足，制约了刊物的快速发展。因此，科技期刊编辑需要转变身份，变被动等稿为积极组稿，变单纯编辑者为会议组织者。首先，作为会议组织者的编辑需要围绕精准定位的框架，做出有深度性、先进性、讨论性的议题。其次，从需求细分市场塑造会议品牌，通过先入为主占据优势，形成细分领域的强势品牌。因此，精准定位锁定直接目标格外重要。

1.1 精准定位

科技期刊的学术活动市场定位是建立在对整个领域技术资源、科研走向、读者需求及市场环境影响等一系列信息的正确分析之上[2]。会议的品牌建设重在参会者的感知与价值的体现。因此，会议的主题与目标定位、议题的水平决定了会议品牌是否可以延续。如果议题不出彩，参会者往往会感到百无聊赖，若参会者各抒已见，就能达到会议所要的效果。由此可见，明确的定位有利于参会者提出问题、讨论问题、解决问题，并最终影响参与人群。

《中国生物工程杂志》的主办单位是中国科学院和科技部的生物技术权威机构。依托主办单位组织策划学术会议和培训班是《中国生物工程杂志》（以下简称《杂志》）专业服务的一项重要内容，也是宣传刊物的一个重要窗口。《杂志》开展的学术活动包括全国生物技术学术研讨会、生物医药产业技术研讨会、生物仿制药论坛、蛋白质纯化技术培训班、生物芯片技术培训班、生物信息学专题培训班等，而且还受主办单位委托，多次承办了中国生物工程学会、中国科学技术协会年会分会场的学术活动。

从实践中看，从事生物工程领域的科研院所和企业参会的比例较高，且专业化强，科研人员集中，有利于《杂志》聚焦目标受众。每年举办1-2届的“蛋白质分离纯化技术专题研讨班”（以下简称“研讨班”）聚焦了行业热点需求，不仅提升会议与教育的效率与效果，其周期固定、节奏快的特点还吸引了大量专业人员，且在相应专题上为《杂志》组织了更多的稿件。《杂志》针对生物工程领域的热点与学科前沿问题组织专家开展研讨，“研讨班”内容综合了国内外最新的技术与方法，广泛吸纳历届参会代表的大量问题，解答与反馈意见以及研发与产业中的实际应用需求，经权威专家反复提炼，突出了重点和难点。在实际操作中，专家引导学员讨论案例，突出互动性，很大程度提高了会议效果，使会议内容在业内产生良好的口碑，也收获了经济效益，得到多家生物仪器或生物制品厂商赞助，使会议有了较稳定的收入来源，形成良性循环好态势。

1.2 学科环境

在学术活动策划过程中，编辑部关注学科前沿、贴近读者/作者，承担着学术组织与学术引导的重任。随着生命科学研究及其生物技术产业的不断发展，蛋白质制备和纯化已成为生物技术产品研发中的关键环节，蛋白或抗体药物的工艺开发和优化也更显现出其重要性。为帮助专业人员系统掌握蛋白质分离纯化工具，提高解决蛋白质分离纯化实践中具体问题的能力，《杂志》整合生物领域资深专家和行业精英，策划了专题研讨班的培训项目，成为国内从业人员系统掌握蛋白质分离纯化工具的学习交流平台，被同行视为活跃并有吸引力的“学术沙龙”。

好的品牌会议，是行业发展中思想大碰撞的平台。参会的业界领军人物、专家等都是具有一定的行业说服力、吸引力，以及一定的国际化影响力，能使参与者们因为想听到权威的声音、最新的理念而前来参会。成熟的定位和精彩的会议议题，需要好的参与者来诠释。“研讨班”的师资大多是国内一流科研院所的研究人员、国际大公司的高端技术人员，受众来自于大专院校和生物技术企业，呈现出台上台下教学相长、良性互动的高度专业学术氛围，成为行业内产、学、研的交流与合作平台。“研讨班”的成功策划和举办，不仅让参与者之间产生非常有深度的、智慧的思想碰撞，还激发了办刊编辑的创新活力。

1.3 项目优势

一个成功的策划能将编辑的创新性与读者/作者需求结合起来，一个具有时代感、独创性的鲜明会议主题也是会议成功的重要条件。为加强生物工程及相关领域科研人员及单位间的高效交流，会议项目定位在蛋白纯化技术方面，项目亮点在于邀请并挖掘出中国科学院从事制备与纯化技术的一线专家和国际顶级品牌厂商专家的演讲与授课，会议内容具有很强的生命力。时间是考验“会议”成为“品牌”的首要条件，迄今“研讨班”已成功举办了17届，也显示出杂志作为学术资源的聚焦地的独特优势。

一是利用期刊的学术影响力保证研讨班质量。《杂志》由中国科学院和专业学会联合主办，兼具贴近学科前沿、较强的学术影响、凝聚信息与专家资源、服务政策与行业等优势。编委会和审稿专家由具有学术影响力的著名专家院士组成，大多是这一领域学术水平较高、科研能力较强的学者，他们即是本专业最新发展方向的知晓者，又是代表本专业高学术水平的研究者，大多活跃在本专业的学术前沿，并对自己所研究的学科理论和实践有其独到的见解，他们是编辑部宝贵的资源和财富。加之良好的专业广告经营和丰富的办会经验，使《杂志》在同行期刊的学术交流活动中处于领跑者的位置。二是研讨班与期刊内容的互动。编辑部充分挖掘并培育期刊特色，从“研讨班”讨论的热点与难点出发，专门设立“专家信箱”的特色栏目，每期精选学员的一个问题，由专家解答的文章组成，使栏目权威与可读性并重，深受参会学员的喜爱。每年度的专题研讨，学员来了必有所获，不论是在专业技术交流与学术探讨，还是在合作研究与开发方面，均让参会者者感到不虚此行，使“研讨班”成为科研人员不容错过的年度行业品牌研讨会。

会议的影响力为期刊良性循环奠定了基础，在吸引了大量参会者的基础上，有效沟通了专家、读者与作者，取得了良好的社会效益与经济效益。

2 以服务经验为依托，规范可操作流程

树立强势品牌对于会议组织者而言非常重要。品牌会议的成功举办要经过策划、执行、总结等多个重要环节。整个活动、会议软硬件呈现形式、会场舞台（讲台）效果、文件资料准备、会前会后的宣传推广等等，都离不开会议组织者的细心准备和安排。会议组织团队应该具有很高的工作标准，领导强、团队强；组织会议的每一个环节都必须高标准，每位执行者按照确定的工作标准出色地完成好各项任务。每一个部门和工作人员所完成的都是精品工程。如《杂志》营销编辑准备了多种会议操作预案选择，考察合适的会议型酒店、场地、餐饮场所以及周边环境、交通及所需的设备细节，设计接待、会议服务标准，并最终根据预算确定，落实执行方案。

2.1 宣传策划

会议组织者必须锁定直接客户并建立沟通平台，以会议为载体，对目标客户（拟参会者）进行全方位的信息传输和宣传，紧紧围绕会议背景和主题为客户（拟参会者）讲解，使参会代表形成对会议品牌的固有印象或印记影响。

会议品牌的打造来自于多个方面，如前期宣传、专业网站广告投放、邮件列表等，分阶段展开会议宣传攻势，形成短期累积效应，从而顺利进行期刊品牌向会议品牌的过渡。大型会议通过平面媒体、网络媒体等，充分利用媒体资源，进行多维度、多角度的宣传推广，以达到信息覆盖的效果；小型会议和研讨班，则需要有良好的口碑做为宣传推广基础。《杂志》在行业内已经具有一定的影响力和良好口碑，大多数的参会者都是曾经的参与者或者是朋友、同事、导师的推荐，加之会议主题定位准确，积累了较多的“回头客”。但是，该项目的营销手段还是比较单一，前几年主要依靠传统的宣传方式，如邮局印刷品寄送，在科研院所和大学院系公告栏张贴宣传页，利用专业媒体宣传等。近几年，随着网络的飞速发展，网络广告、电子邮件推送等方式成为会议的主要宣传营销手段，但宣传营销推广或和宣传策略并未达到最佳化，依然存在一定的受众“盲区”。

2.2 会议管理

在制定自身的会议品牌规划、设计、推广方案时，会议组织者时时处处为参会人员着想，在会议组织实施过程中，发现问题及时调整和处理，他们既是策划者、实施者、管理者，更是服务者。会议前，必须明确会议议程，让参会人员了解会议目的、时间、内容，使参会人员能有充分的时间准备会议相关信息和安排好相关的工作。会议服务又是打造会议品牌的重中之重，会议服务越好，办的次数就越多。会议组织团队必须强大，组织会议的每一个环节必须高标准，每一个部门和工作人员所完成的都应该是精品工程。对参会者的吃住行安排要合理，用餐标准以符合大众品味为好，住宿宾馆以交通便利为上，静态的环境，动态的人员，固定的主题形成重复再重复直到参会者头脑中品牌再现。

《杂志》研讨班目前已经连续举办十余届，编辑亲自承担会议现场的具体服务工作，注重细节，与住会酒店友好合作，总结出会议组织管理全程工作流，从会议的前期筹备，接送站、食宿到会议的组织实施，人员分工、各级职责都有具体的工作标准、实施方案。做到秩序井然，运转自如，这是打造会议品牌的最重要的环节。

在会前准备阶段[3]，要考虑周全，包括落实计划，准备资料，制作会议用品，生活安排，布置会场，会议邀请，签署协议等内容。相关会议材料提前发给演讲嘉宾，提醒重要嘉宾提前看材料、思考，做好准备。在会中执行阶段，注重会议组织管理、会前检查落实，其中会议组织的会议接站、会议报到、场地准备等事宜尤为重要。在会议过程中，会议组织负责人要亲临现场，发现问题及时调整和处理，要合理控制会议时间，必要时设置时间提醒，要有完整的会议记录；在会后跟踪阶段，建立会议事后追踪程序，每项任务都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项任务的完成，包括代表离会、结算费用、会议物品清理、会议总结四个方面，特别是会议总结环节，“散会不追踪，开会一场空”，会议结束后，还应趁热打铁，进行会后跟踪以完成确立的各项事宜，例如整合会议相关信息，参会代表和专家的多方资源，挖掘会议中闪光点和亮点等。

2.3 风险控制

根据有关研究结果，在350名被调查的会议策划者中只有16%的人认为风险管理极其重要，55%的策划者承认对于处理紧急事件毫无正规的对策[4]。可见，大多数会议组织者并未重视会议风险管理，但是潜在的会议风险将会直接影响到会议的经济效益和社会效益，影响到会议的品牌与建设。

会议风险从学术风险、经济风险和时空风险三个方面控制。学术风险管理主要包括选题控制、人员控制和现场控制；经济风险主要是控制财务亏损；时空风险，包括时间冲突、空间冲突、气候异常、人员变化等控制。其中，由于服务不周引起参会者不满，设备失灵导致会议进程停止的服务风险和因治安、疫情、人身安全、火灾等因素的安全风险更不容忽视。因此，会议组织者必须安全第一，与专业部门合作，超前准备，多手准备，预留时空，预备方案，制订有效的应急计划和防范措施。比如，应急情况处理：火灾疏散，禁坐电梯；失窃，当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电；溢水；电梯停机；急症救护等。

凡是开会，必须守时，准时开始、准时结束实际上就是尊重参会人员的时间，因此，要对每个议程定大致的时间限制，假如时间变更，事先通知参会人员，使他们有思想准备。另外，会议活动中，有意见不一或者争论，如果处理不好，也会影响会议效果，因此，要适当采用一些艺术和技巧，就会化险为夷。

3 以期刊发展为根本，打造会议品牌

科技期刊品牌是期刊生存和发展的关键环节，品牌代表了期刊的品质和内涵，也反映读者/作者对期刊的认知度和忠诚度。品牌建设的目的是高效益、高关注、可持续。因此，品牌建设对于会议组织者具有生存、发展和示范、领导意义。

3.1 展示期刊魅力

品牌的形成主要依赖于：知名度、社会形象、经营者的能力和个人魅力三个元素，成功的会议品牌也是如此。科技期刊策划学术会议，目的是为了获取学科最新发展动态、挖掘审稿专家和作者，进行约稿和宣传期刊。参加和策划学术会议，是编辑发掘选题、建立广泛作者资源的最佳时机[5]。科技期刊自办或参与主办学术会议能够获得行业的话语权，成为行业的领头羊。《杂志》编辑在会议上介绍自己的期刊和出版流程，散发征稿简则，赠送样刊和宣传品，以提高期刊的显示度。利用茶歇、用餐时间听取专家读者对期刊的建议，邀请专家为期刊审稿，并向作者进行约稿。

通常国际或全国性行业学术研讨会都汇聚了本行业的许多精英。《杂志》编辑借助行业的会议资源和参会人员，锁定比较有价值的资源配置，定期组织作者和参会者开展学术交流活动，定期拜访相关科研人员递送期刊宣传资料或带有期刊宣传信息的小礼品，邀请和组织专家参加科普宣传活动或报告会，在会议现场制作或张贴画、摆放有价值的宣传展板，并借助会议组织旅游回馈参会者，既满足研究人员的学习需求，也聚集了行业人脉。借助会议活动和会议宣传，《杂志》充分展示了期刊形象和编辑实力。

3.2 完善会议营销

追求会议品质，创新会议，做自己的强项，是会议组织者的核心竞争力。为了更好地传播会议学术交流的成果，扩大正刊及会议论文集的影响，杂志以出版期刊专辑或增刊（会议文集）为切入点，把期刊宣传加入到会议营销活动中，将会议文章数据即时网络出版，实行“免费开放阅读”[6]。学术会议的论文集通常比正刊和书籍更快地反映学科的进展情况[8]，受到科研工作者的重视。

为了完善会议营销体系，会后跟进尤为必要，一方面挖掘重要客户的需求，另一方面通过问卷调查、意见征询、约见拜访参会者、会后电话跟进等方式进行会议效果的评定和有效信息收集[7]。为提高老客户（参会者）的参与度，会议组织者应开展多种活动与老客户保持良好关系。《杂志》编辑在进行客户回访的基础上，可组织一些沙龙或小型聚会活动。由于注重市场化运营与管理策略，从而不断增加新的客户。虽然“研讨班”在长期、持续举办过程中，已经享有了一定的“知名度”，但与之匹配的美誉度和忠诚度还有待进一步提高，具体宣传推广工作还需要进一步完善。因此，在会议活动举办时，会议组织者需要加强品质体系、服务体系、圈子体系和标识系统、拓延系统、互动系统的六位一体的更专业、更具体的品牌建设工作。

3.3 让参会者满意

优质的服务是“会议品牌”的基础。服务质量一直是会议组织者心目中最重要的因素，参会者对会议效果的评价也源于他们对各种服务的真切感受。因此，会议要达到预期效果，会前准备工作非常关键。会前可派送宣传印刷资料、传递信息给参会者，让会议信息反复隐形植入每个参会者的记忆中，使目标受众形成印记。避免盲目追求参会规模，一定要注重提高服务质量，让大多数人满意并获得自己需要的专题内容。让赞助商在会议上找到自己的买家，是做好会议品牌的基础。划分新老参会者的分布，分析参会者的获息渠道，是做好会议组织者的必然选择。

当然，做品牌会议的人，不一定是专业的会议组织者。科技期刊编辑们认为，要做就做“不可或缺”的组织活动，要有存在的价值意义。通常，编辑们把会议议题、倡导理念等以各种形式布置到会议场景中，使参会者入场就感觉到行业的发展前景。让参会者在宝贵的会议期间能够得到超出预期的收获。组织参会者参观考察行业内著名的大公司或国家重点实验室，在能力范围内，适度满足参会者的个性化诉求。参会者不仅学到知识、解决了自己关心的问题，而且工作之余可以开阔视野。

近些年来，很多科技期刊举办了专业性较强的学术研讨会，搭建了公共交流平台，促进了学术交流，同时也提高了期刊知名度、扩大了稿源，增加了广告收入。经验告诉我们，参会人数是决定会议经营成功与否的关键因素，规模才能够取得应有的社会和经济效益。虽然科技期刊举办学术会议是热门，但在实际操作中大多并不盈利，能够保持基本持平已经达到了办会交流的目的。因此，在会议结束后，编辑们需要邀请参会者填写会议调查表，了解参会者的收获和建议；并总结会议在组织管理上的经验或不足，例如，统计参会代表人数及区域分布，了解是否高影响力的专家出席情况及大会报告人情况，约稿会议主题与目前本领域国际上的发展现状和趋势，与国际同行相比我国在该领域的发展状况的综述文章等，为下一次会议提供有益数据准备和积累经验，希望形成良好的学术会议品牌。

重视学术质量，报道最新科研成果，打造期刊品牌，是科技期刊努力的目标和方向，同时也是科技期刊编辑们工作的基本思路[8]。当然，品牌发展战略策划和品牌实施计划，是思想力、人力、财力、物力和运营、管理、监督，是行为力。因为，会议活动是会议组织者本身的价值体现，它既传达了组织机构本身的传播理念、举措，又让行业内的人有资源共享、思想交流的机会，甚至是会议组织者经营上的收获。会议既是产业资源的凝聚，又是社会价值的体现。每年都有一群人在等待明年的会议，这就是社会的需要，也是科技期刊的责任，科技期刊编辑应努力打造科技期刊的会议品牌。

1 郑晓南，张静，程启厚.以社会需求为导向的学术期刊经营策略——《中国天然药物》创刊四年的策划与运作实践.中国科技期刊研究，2008，19（5）：835-838

2 曹鸿新，张扬.以科学发展观指导和实践科技期刊编辑的创新思维.科技期刊发展与导向（第五辑）.上海：上海科学技术文献出版社，2005：101

3 聂海涛.浅谈品牌推广——会议营销.饲料博览，2011，11：63-64

4 中国会议产业网[EB/OL].[2013-12-10].http：//www.meetingschina.com/News4649.html

5 郭雨齐，董萌，王桂颖.科技期刊编辑参加学术会议策略.中国科技期刊研究，2011，22（1）：142-144

6 黄龙旺，龚汉忠，陶世弟等.英文版期刊出版会议“增刊”的意义及其发展状况分析——以Chinese Optics Letters为例.中国科技期刊研究，2008，19（5）：817-818

7 林娜，陈新，张澍.国际会议论文摘要的后续发表情况追踪：我国心律失常学科实例分析.中国科技期刊研究，2011，22（3）：396-397

8 陈留院，李红星.网络环境下学术会议信息对科技编辑工作的影响.中国科技期刊研究，2007，18（1）：138-139